En tant qu’organisateur(trice) d’une réunion, vous devrez créer une page consacrée à l’événement sur Indico.UN pour gérer les inscriptions des participants et permettre à ces derniers d’accéder à la réunion. Vous aurez besoin pour ce faire du statut de gestionnaire de catégorie (avec autorisations au niveau d’une organisation, d’une unité, d’un dossier ou d’une sous-catégorie) ou de gestionnaire de conférence (avec autorisations pour une conférence donnée).
L’équipe d’analyse opérationnelle organise une séance de présentation et l’équipe d’aide Indico.UN une séance de formation pour les organisations ou entités qui commencent à utiliser Indico.UN. Au cours de ces séances, les droits de gestionnaire de catégorie sont accordés aux utilisateurs qui créeront et géreront des événements. Les gestionnaires de catégorie peuvent attribuer à des collègues le même rôle ou un rôle auxiliaire, comme celui de gestionnaire de conférence, de coordonnateur(trice) ou, sous certaines conditions, de responsable de la sécurité.
Schéma des opérations dans Indico.UN
FAQ
Les étapes pour ouvrir un compte sont expliquées sur la page d'aide dédiée d'Indico.UN. Une fois votre compte créé, veuillez contacter l'équipe d'Indico.UN qui vous attribuera un rôle (gestionnaire de catégorie ou de conférence).
La page d'aide d'Indico.UN « Créer un événement » donne des instructions étape par étape sur la manière dont les organisateurs de réunions peuvent enregistrer leur événement dans Indico.UN.
Oui, il existe plusieurs rôles dans Indico.UN, et votre rôle détermine les actions que vous êtes autorisé à effectuer. Un aperçu des différents rôles est disponible sur la page d'aide d'Indico.UN, « Aperçu des rôles managériaux » .
L'équipe Indico.UN propose un guide en ligne étape par étape pour l'inscription des participants . Veuillez partager le lien vers ce guide avec vos participants.
Oui, nous proposons une présentation expliquant le fonctionnement du système et ses fonctionnalités. Nous pouvons également proposer une démonstration aux entités intéressées. N'hésitez pas à nous contacter .
Sur la base de leur inscription Indico.UN, les participants à la conférence pourront accéder au Palais des Nations par la porte de Pregny où ils recevront un badge. Les portes 40 et celles du bâtiment Tempus sont toujours ouvertes et ne nécessitent pas de badge codé (contrairement à d'autres portes d'autres bâtiments).
Oui, Indico.UN travaille avec les organisations du Secrétariat de l’ONU, les organisations spécialisées de l’ONU, les organisations non onusiennes et les entités privées du monde entier.
Les organisateurs de réunions devront choisir le lieu, consulter le responsable de la sécurité et organiser tout autre service connexe en dehors d'Indico.UN. Ils pourront également exploiter les fonctionnalités de gestion des conférences et des participants d'Indico.UN pour créer la page de l'événement, configurer et personnaliser les inscriptions et le calendrier, configurer les notifications par e-mail aux participants, définir les rôles de sécurité, gérer les inscriptions et l'envoi de notifications par e-mail, gérer la sécurité, imprimer les badges et procéder à l'enregistrement.
Indico.UN est intégré aux autres systèmes de gestion de conférence du Secrétariat de l'ONU, gérant les réservations de salles, les transcriptions et les services de sécurité. Les fonctionnalités correspondantes ne sont disponibles que pour certains lieux de conférence de l'ONU. Veuillez contacter l' équipe d'assistance d'Indico.UN pour plus d'informations.
Le module analytique Indico.UN fournit aux utilisateurs des statistiques sur un événement donné, sur des sous-catégories spécifiques (par exemple, un emplacement sélectionné ou une série d'événements) ou sur leur entité, en fonction des autorisations de l'utilisateur dans le système.
Les indicateurs clés sont le nombre d'événements, le nombre de participants approuvés, le nombre de badges imprimés et le nombre de participants enregistrés par client, sous-client, par événement et par série d'événements. Des filtres et des vues par période et par lieu sont également disponibles.
Les utilisateurs d'Indico.UN peuvent se voir attribuer un rôle de rapporteur pour accéder au module d'analyse. L'accès au module se fait via le lien disponible dans l'interface d'Indico.UN. Veuillez consulter les fichiers d'aide du module d'analyse ou contacter l'équipe d'assistance pour plus d'informations sur l'accès à l'espace de travail du module et l'attribution d'un rôle de rapporteur dans Indico.UN.