Service de la sécurité et de la sûreté

• Accès au Palais des Nations : Les horaires d'ouverture des points d'accès (portails) au Palais des Nations resteront identiques à ceux mis en place l’année dernière, à savoir de 8 à 19 heures. Cet horaire reste en vigueur tous les jours ouvrables ; le campus restera fermé les week-ends et les jours fériés de l'ONU.
• Tous les achats de matériels et équipements considérés comme non essentiels au maintien des opérations régulières sont suspendus.
• Toutes les formations externes sont suspendues, à moins qu’elles ne soient considérées comme essentielles à la continuité des services critiques.

Exploitation des bâtiments

• Les bâtiments resteront chauffés à 20,5 °C et, pendant les saisons chaudes, climatisés à 26,0 °C.
• L'éclairage extérieur restera limité à celui nécessaire à la sécurité et à la sûreté.
• Tous les achats ou remplacements d'équipement seront interrompus, à l'exception des besoins critiques sur le plan opérationnel.
• Les opérations de maintenance sont limitées aux heures de travail normales, à l'exception de celles indispensables aux opérations.
• Les cours de langues d’été sont suspendus.

Réunions

• Les créneaux horaires d'une durée standard de trois heures pendant les heures officielles de travail (de 10 heures à 13 heures et de 15 heures à 18 heures) pour les réunions avec services de conférence seront strictement appliqués (conformément à la résolution 56/242 de l'Assemblée générale).
• Tous les organes et organismes du budget ordinaire dont la durée annuelle totale des sessions est égale ou supérieure à 10 réunions doivent réduire le nombre de réunions d'au moins 10 % par rapport à la dotation budgétaire et adapter leur programme de travail en conséquence.
• Les réunions obligatoires ont la priorité absolue. Néanmoins, la capacité de service est considérablement limitée et pourrait ne pas suffire à soutenir toutes les activités mandatées pendant les périodes de forte activité, comme cela est actuellement prévu.
• Les services de réunion fournis aux organes et organismes du budget ordinaire dont le taux d'utilisation (droits moins les réunions annulées et le temps perdu en raison d'un début tardif ou d'une fin anticipée) était inférieur ou égal à 80 % en 2024 seront plafonnés au niveau atteint en 2024.
• Toute décision intergouvernementale visant à mettre en œuvre un nouveau mandat dans le cadre des ressources budgétaires existantes sera subordonnée à la disponibilité de ressources financières adéquates, à la capacité et aux limites susmentionnées.
• Les réunions (sans interprétation) doivent être confirmées ou annulées auprès de la Section de gestion des réunions de la Division de la gestion des conférences avant 15 heures le mardi de la semaine précédant la date de début prévue, conformément à la pratique établie. Afin d'assurer une utilisation efficace des ressources limitées, les ajouts tardifs ne pourront pas être pris en compte. Les annulations tardives entraîneraient le ralentissement des services de conférence et/ou des installations.
• Le calendrier approuvé des conférences et réunions de Genève en 2025 a été soigneusement mis au point. Les demandes de modification des dates des sessions du calendrier à ce stade ne seront pas examinées. Il en sera de même pour les activités intersessions qui découlent des résolutions. Celles-ci devront être programmées définitivement bien à l'avance.

Services d’interprétation

• Les services d'interprétation ne sont disponibles que pour les réunions du calendrier qui se tiennent de 10 à 13 heures et de 15 à 18 heures. Les services à l'heure du déjeuner pour les réunions hors calendrier peuvent être fournis sur la base du recouvrement des coûts, sous réserve de la disponibilité de la capacité et d'un préavis suffisant.
• Le délai de confirmation des réunions avec services d'interprétation passera à trois semaines (au lieu d'une semaine), afin de permettre une planification adéquate et une gestion efficace des ressources limitées.
• Les réunions de la catégorie « si nécessaire » ne peuvent être desservies que si la Division de la gestion des conférences est prévenue suffisamment à l'avance. Les services d'interprétation et autres seront fournis strictement sur la base de « si disponible ».
• Les services d'interprétation et autres services pour les réunions « si disponible », y compris les réunions des groupes régionaux ou d'autres groupes importants d'États membres, ne seront prises en considération que si la Division de la gestion des conférences, Section de la gestion des réunions, en est informée suffisamment à l'avance, idéalement avant 15 heures le mardi de la semaine précédant la date de la réunion.

Evénements parallèles et spéciaux

• Les événements parallèles et spéciaux ne peuvent avoir lieu que pendant les heures de travail normales, à moins que les organisateurs ne prennent en charge les frais supplémentaires encourus pour les événements se déroulant en dehors des heures de travail.
• Les événements organisés à l'heure du déjeuner dans les salles de conférence ne peuvent être organisés qu'en libre-service et en mode son automatique. Le personnel de l'ONUG ne fournira aucune assistance technique ou autre. Aucune modification technique ou d'agencement des salles de conférence n'est autorisée.
• Les événements ne faisant pas partie du processus intergouvernemental, tels que les expositions d'art et les inaugurations d'événements spéciaux, continueront d'être évalués au cas par cas et pourront nécessiter le recouvrement intégral des coûts, ou être limités en nombre et en durée.

Documentation

• Le délai de présentation des projets de résolution pourrait être prolongé au-delà des 48 heures habituelles, jusqu'à 72-96 heures. De même, le délai de 24 heures pour les soumissions de l'avant-dernier jour pourrait devoir être reconsidéré.
• Toutes les entités du budget ordinaire devront limiter la longueur de leurs rapports rédigés en interne de 10 % par rapport au nombre de mots maximum établi.
• Un maximum de 90 % du volume de soumissions de 2024 par entité du budget ordinaire peut être accepté pour traitement en 2025. Les entités sont invitées à déterminer leurs priorités respectives et les méthodes appropriées pour rester dans la limite susmentionnée.
• Les comptes rendus in extenso de la Conférence du désarmement continueront d'être traités, mais les délais seront plus longs.
• Les comptes rendus sommaires seront uniquement traités pour les réunions obligatoires, dans les limites de la capacité existante. Il faut s'attendre à des retards dans les délais. Les entités sont encouragées à donner la priorité aux demandes liées à des comptes rendus analytiques, en gardant à l’esprit les contraintes de capacités et les retards potentiels.
• La publication simultanée et en temps voulu de la documentation parlementaire dans les langues prescrites, conformément à la règle des six semaines (ou des quatre semaines pour certains organes), en sera affectée. Néanmoins, tout sera mis en œuvre pour que les documents soient publiés avant la réunion concernée.
• Le nombre de mots convenu continuera d'être strictement appliqué.
• Les publications seront traitées si des fonds sont disponibles. Si ce n’est pas le cas, les soumissions de publications seront suspendues.

Couverture des réunions, services de presse, de diffusion et de webdiffusion (sous le budget du Département de la communication globale)

• La couverture écrite de certaines réunions, en particulier les sessions principales du Conseil des droits de l'homme et les réunions intersessions, sera limitée, voire inexistante. La couverture complète par la presse, en anglais et en français, des 23 sessions des 9 comités des organes de traités relatifs aux droits de l'homme organisées tout au long de l'année sera également limitée. Avec seulement quatre attachés de presse gérant des sessions qui se chevauchent souvent, et l'impossibilité de recruter une assistance temporaire, la capacité du service de l’information des Nations Unies à couvrir ces réunions est sérieusement mise à l'épreuve.
• Tous les achats ou remplacements d’équipements sont suspendus, à l'exception des besoins critiques sur le plan opérationnel.
• Les opérations de diffusion de UN Web TV fonctionneront avec une capacité de base réduite. La couverture audiovisuelle des réunions du Conseil des droits de l'homme sera extrêmement limitée.
• La couverture audiovisuelle des conférences de presse au Palais des Nations pourrait être limitée.
• La retransmission en direct sur UN Web TV des réunions publiques des organes de suivi des traités relatifs aux droits de l'homme se poursuivra avec les ressources humaines existantes.
• La diffusion en direct sur UN Web TV des sessions ordinaires du Conseil des droits de l'homme se poursuivra également, avec des ressources limitées (il n'y aura pas de points de repère ou de « chapitres » dans les vidéos des réunions de trois heures).
• UN Web TV ne sera pas en mesure d'assurer le nouveau mandat élargi de diffusion sur le web découlant de la décision 56/115 du Conseil des droits de l'homme si elle ne reçoit pas les ressources approuvées par l'Assemblée générale en décembre 2024 (postes, équipement, frais de plateforme). Cela signifie que la diffusion sur le web des réunions du Conseil en dehors des sessions ordinaires devra être financée par des ressources extrabudgétaires (y compris les deux sessions restantes de l'Examen périodique universel).
• Le mandat de diffusion sur le web pour le groupe de travail à composition non limitée sur la prévention d'une course aux armements dans l'espace pourrait ne pas être pleinement mis en œuvre.
• Si le Service de l’information des Nations Unies n'est pas en mesure d'embaucher pour les postes vacants à la suite d'un départ à la retraite ou d'une mobilité du personnel, le niveau actuel des services (impression, diffusion sur le web et radiodiffusion) devra être encore réduit.
• La couverture d'autres événements au Palais des Nations par la radiodiffusion et la diffusion sur le web sera assurée exclusivement sur la base d'un recouvrement intégral des coûts.
• Les services aux États membres et aux médias concernant la fourniture de matériel multimédia et le soutien seront réduits. En particulier, aucun service photo ne sera fourni, y compris pour le Conseil des droits de l'homme, sauf sur la base d'un recouvrement intégral des coûts.

Bibliothèque et archives de l’ONU Genève 

• L'assistance à la recherche en bibliothèque en personne est suspendue. L'assistance à la recherche en ligne via le bureau de service virtuel peut connaître des retards.
• Les demandes d'acquisition des États membres continuent d'être acceptées mais ne peuvent être traitées que si des fonds sont disponibles.
• Les recherches dans les archives et la gestion des documents peuvent subir des retards.