Mesures générales

• L'achat de tous les matériaux et équipements non considérés comme essentiels au fonctionnement normal est suspendu.
• Toutes les formations externes sont suspendues, sauf celles jugées essentielles à la continuité des services critiques.

Sûreté et sécurité

Accès au Palais des Nations :

• Les horaires d'ouverture des portes du Palais des Nations restent inchangés. Cependant, en raison d'un effectif réduit en matière de sécurité, les procédures de contrôle d'accès pour les piétons et les véhicules pourraient être plus longues, notamment à la Porte de la Paix (Place des Nations) et à la Porte Pregny (Avenue de la Paix). Le campus restera fermé les week-ends et les jours fériés de l'ONU.
• Tous les visiteurs et participants à la conférence soumis à un contrôle de sécurité seront dirigés vers la porte Pregny.
• Les voies prioritaires ne seront plus disponibles.

Couverture et présence de sécurité :

• Les agents de sécurité ne seront plus systématiquement affectés aux conférences.
• La couverture de sécurité des réunions et événements ne sera assurée qu'après une évaluation de sécurité et, le cas échéant, sous réserve du recouvrement des coûts.
• Les postes de sécurité intérieure seront couverts uniquement pendant les heures normales de travail.

Assistance en matière de sécurité et intervention en cas d'incident :

• Les agents de sécurité continueront d'intervenir en première ligne lors d'incidents. Toute demande d'assistance en matière de sécurité doit être adressée au Centre des opérations de sécurité.
• Les délais de réponse peuvent être plus longs, notamment en dehors des heures ouvrables. Le Centre des opérations de sécurité traitera les incidents par ordre de priorité strict, en accordant la priorité aux situations critiques.

Opérations de construction

• Les bâtiments continueront d'être chauffés à 20,5 °C et, durant les saisons chaudes, refroidis à 26,0 °C.
• L'éclairage extérieur restera limité à ce qui est nécessaire pour la sécurité.

• Les interventions de maintenance non critiques sont reportées. Les opérations absolument nécessaires seront limitées aux heures ouvrables normales et le recours aux services externes sera accru pour les tâches auparavant effectuées en interne. Les délais d'intervention pourront être réduits, en fonction des ressources disponibles.

Services de conférence (dans le cadre du budget du Département de l'Assemblée générale et de la gestion des conférences)

• Dans le domaine de la gestion des conférences, aucun financement externe n'a été autorisé à ce jour, dans l'attente d'une amélioration de la situation financière. Ce manque de financement externe affecte gravement la capacité de la Division de la gestion des conférences à assurer le service des réunions et le traitement de la documentation, car les ressources internes ne suffisent pas à couvrir l'ensemble des activités prévues, même avec la réduction actuelle de 10 % de la charge de travail et le relèvement des normes de productivité récemment imposés par l'Assemblée générale. La Division dépend de ressources externes pour faire appel à des prestataires indépendants et contractuels spécialisés lors des périodes de pointe afin de compléter les équipes internes, ainsi que pour fournir des services pour lesquels elle ne dispose pas de capacités internes, tels que l'interprétation en langue des signes internationale ou le sous-titrage en direct. Par conséquent, le manque de ressources externes nous empêchera de gérer pleinement la charge de travail prévue pour les conférences de 2026. D'autres ajustements de nos services, dus à l'indisponibilité de ces ressources externes, devront être mis en œuvre immédiatement.

Réunions

• Les créneaux horaires standard de trois heures dans les heures de travail officielles (de 10 h à 13 h et de 15 h à 18 h) pour les réunions avec services de conférence seront strictement appliqués (conformément à la résolution 56/242 de l’Assemblée générale, annexe).
• Tous les organes et organismes budgétaires réguliers dont la durée annuelle totale de leurs sessions est de 10 réunions ou plus devraient continuer à réduire le nombre de leurs réunions d'au moins 10 % par rapport aux niveaux de 2024 et adapter leurs programmes de travail en conséquence.
• Les réunions obligatoires sont prioritaires. Cependant, les capacités de service sont fortement limitées et pourraient ne pas suffire à assurer toutes les activités obligatoires pendant les périodes de pointe, comme prévu actuellement.
• Les services de réunion destinés aux organes et organismes budgétaires réguliers dont le taux d'utilisation (droits moins réunions annulées et temps perdu en raison d'un démarrage tardif ou d'une fin anticipée) est de 80 % ou moins en 2024 seront plafonnés au niveau de 2024.
• Toute décision intergouvernementale visant à mettre en œuvre un nouveau mandat dans le cadre des ressources budgétaires existantes sera soumise à la disponibilité de ressources financières adéquates, aux capacités requises et aux limitations énoncées ci-dessus.
• Les délais de confirmation et d'annulation, via MMS/CPCS, pour les réunions avec services d'interprétation restent de trois semaines afin de permettre une planification adéquate et efficace.   gestion   de   limité   ressources.   À   assurer   efficace   utiliser   de   limité   Les ressources étant limitées, les inscriptions de dernière minute pourraient ne pas être acceptées. Les annulations tardives entraîneraient l'immobilisation des capacités et/ou des installations de la conférence.
• Le calendrier approuvé des conférences et réunions de Genève pour 2026 a été finalisé avec soin. Aucune demande de modification des dates des sessions ne sera acceptée. Cette règle s'applique également aux activités intersessions découlant de résolutions, qui devront être programmées définitivement et bien à l'avance.
• L'assistance aux réunions en salle sera considérablement limitée en raison des ressources humaines internes minimales.

Services d'interprétation

• En raison de l'absence de ressources internes, il ne sera pas possible de recourir à des interprètes externes, c'est-à-dire à des interprètes supplémentaires nécessaires pour assurer la couverture des réunions budgétaires régulières dans toutes les langues officielles requises. Ces ressources supplémentaires sont pourtant essentielles pour couvrir l'ensemble des réunions budgétaires inscrites au calendrier de la conférence. Faute de ces ressources, il est possible que nous ne puissions pas assurer l'ensemble des services d'interprétation dans toutes les langues. Par conséquent, certaines réunions pourraient ne bénéficier d'aucune interprétation, tandis que d'autres pourraient ne bénéficier que d'une couverture partielle dans les langues pour lesquelles des ressources internes existent.
• Le recours exclusif aux ressources d'interprétation internes empêchera la mise en œuvre de la langue des signes internationale.
• Les services d'interprétation sont uniquement disponibles pour les réunions inscrites au calendrier qui se tiennent de 10 h à 13 h et de 15 h à 18 h. Un service d'interprétation à l'heure du déjeuner pour les réunions non inscrites au calendrier peut être fourni sur la base du recouvrement des coûts, sous réserve de la disponibilité des places et d'un préavis suffisant.
• Les réunions « à la demande » seront prises en charge en fonction des capacités internes. Elles seront examinées au cas par cas, la priorité restant accordée aux réunions programmées, en étroite collaboration avec le service de gestion des réunions.
• Les services extrabudgétaires ne seront pas affectés par les mesures susmentionnées.

Documentation

• Toute la documentation officielle sera traitée exclusivement par le biais du service de traduction interne de la Division, ce qui peut entraîner des retards.
• Les documents à déposer en cours de session seront traités dans la limite des capacités disponibles. Les documents pré-session soumis dans les délais impartis seront traités en priorité afin d'être finalisés avant le début des sessions respectives. Les autres catégories de documents obligatoires seront traitées selon des délais prolongés, compte tenu des capacités limitées.
• Les publications officielles ne peuvent être acceptées que dans la langue originale de soumission et leur traduction sera suspendue.
• Le délai de traitement des projets de résolution pourrait être prolongé au-delà des 48 heures habituelles, jusqu'à 72 à 96 heures. De même, le délai de 24 heures pour les soumissions l'avant-dernier jour pourrait être réexaminé.
• Toutes les entités budgétaires régulières devront limiter la longueur de leurs rapports internes de 10 % par rapport au nombre de mots maximum établi.
• Un maximum de 90 % du volume de soumissions de 2024 par entité budgétaire ordinaire pourra être accepté pour traitement en 2026. Les entités sont invitées à déterminer leurs priorités respectives et les méthodes appropriées pour rester dans la limite ci-dessus.
• Le traitement des comptes rendus intégraux de la Conférence du désarmement se poursuivra, mais entraînera des délais plus longs.
• Les comptes rendus sommaires seront traités uniquement pour les réunions obligatoires, dans la limite des capacités actuelles. Des délais de délivrance sont à prévoir. Les organismes sont invités à prioriser leurs demandes de comptes rendus sommaires, en tenant compte des contraintes de capacité et des délais potentiellement longs.
• La publication simultanée et dans les délais impartis des documents parlementaires dans les langues requises, conformément au délai de six semaines (ou de quatre semaines pour certains organes), sera compromise. Toutefois, tout sera mis en œuvre pour que les documents soient publiés avant la séance concernée.
• Le nombre de mots convenu continuera d'être strictement appliqué.

Accessibilité

• La Division de la gestion des conférences ne dispose pas des ressources internes nécessaires pour assurer les services d'accessibilité, tels que l'interprétation en langue des signes internationale et le sous-titrage, en attendant la réception des ressources externes. Par conséquent, les services d'accessibilité obligatoires pour le Comité des droits des personnes handicapées et le Conseil des droits de l'homme ne pourront être fournis jusqu'à nouvel ordre.
  

Événements parallèles et événements spéciaux

• Les événements parallèles et les événements spéciaux ne peuvent avoir lieu que pendant les heures normales de travail, sauf si les organisateurs prennent en charge les frais supplémentaires occasionnés par les événements se déroulant en dehors des heures de travail.
• Les événements organisés à l'heure du déjeuner dans les salles de conférence se dérouleront uniquement en libre-service et avec le son automatique. Le personnel de l'ONUG ne sera pas disponible pour fournir d'assistance technique ou autre. Aucune modification de l'agencement ou des équipements techniques des salles de conférence n'est autorisée.
• Les événements qui ne font pas partie du processus intergouvernemental, tels que les activités culturelles, les commémorations de journées internationales, etc., seront évalués au cas par cas et nécessiteront un remboursement intégral des coûts.