Medidas generales

• Se suspende la compra de todos los materiales y equipos que no se consideren críticos para las operaciones normales.
• Se suspende toda formación externa, salvo que se considere esencial para la continuidad de los servicios críticos.

Seguridad y protección

Acceso al Palacio de las Naciones :

• El horario de apertura de las puertas del Palacio de las Naciones se mantendrá sin cambios. Sin embargo, debido a la reducción del personal de seguridad, los procedimientos de control de acceso, tanto para peatones como para vehículos, podrían demorar más, en particular en la Puerta de la Paz (Place des Nations) y la Puerta Pregny (Avenue de la Paix). El campus permanecerá cerrado los fines de semana y los días festivos de la ONU.
• Todos los visitantes y participantes de la conferencia sujetos a controles de seguridad serán dirigidos a Pregny Gate.
• Los carriles prioritarios ya no estarán disponibles.

Cobertura y presencia de seguridad:

• Ya no se asignarán agentes de seguridad sistemáticamente a las conferencias.
• La cobertura de seguridad para reuniones y eventos se proporcionará únicamente después de una evaluación de seguridad y, cuando corresponda, sujeta a la recuperación de costos.
• Los puestos de seguridad interior estarán cubiertos únicamente durante el horario laboral habitual.

Asistencia de seguridad y respuesta a incidentes:

• Los agentes de seguridad seguirán actuando como primeros intervinientes en caso de incidentes. Las solicitudes de asistencia en materia de seguridad deben dirigirse al Centro de Operaciones de Seguridad.
• Los tiempos de respuesta pueden ser mayores, especialmente fuera del horario laboral. El Centro de Operaciones de Seguridad priorizará estrictamente los incidentes, priorizando las situaciones críticas.

Operaciones de construcción

• Los edificios seguirán calentándose a 20,5 °C y en las estaciones más cálidas se enfriarán a 26,0 °C.
• La iluminación exterior seguirá limitada a la necesaria para la seguridad.

• Se posponen los procedimientos de mantenimiento no críticos. Las operaciones absolutamente necesarias se limitarán al horario laboral habitual y se recurrirá en mayor medida a servicios contratados para gestionar trabajos que antes se realizaban internamente. Los tiempos de respuesta podrían reducirse, dependiendo de la disponibilidad de recursos.

Servicios de conferencias (con cargo al presupuesto del Departamento de la Asamblea General y de Gestión de Conferencias)

• En el ámbito de la gestión de conferencias, no se ha autorizado financiación no relacionada con puestos hasta que mejore la situación financiera. Esta falta de financiación no relacionada con puestos está afectando gravemente la capacidad de la División de Gestión de Conferencias para atender reuniones y procesar la documentación, ya que la capacidad interna por sí sola no es suficiente para cubrir todas las actividades encomendadas, incluso con la actual reducción del 10 % de la carga de trabajo y el aumento de los estándares de productividad exigido recientemente por la Asamblea General. La División depende de recursos no relacionados con puestos para contratar servicios especializados, tanto freelance como contractuales, durante las temporadas de mayor afluencia de personal, complementando así a los equipos internos, así como para prestar servicios para los que no existe capacidad interna, como la lengua de señas internacional o el subtitulado en directo. Por lo tanto, la falta de recursos no relacionados con puestos nos impedirá cubrir plenamente la carga de trabajo de la conferencia prevista para 2026. Debido a la falta de recursos no relacionados con puestos, será necesario implementar de inmediato nuevos ajustes en nuestros servicios.

Reuniones

• Se aplicarán estrictamente los horarios estándar de tres horas de duración dentro del horario de trabajo oficial (de 10.00 a 13.00 horas y de 15.00 a 18.00 horas) para las reuniones con servicios de conferencias (de conformidad con la resolución 56/242 de la Asamblea General, anexo).
• Todos los órganos y organismos del presupuesto ordinario cuya duración anual total de sesiones sea de 10 reuniones o más deberían seguir reduciendo el número de reuniones al menos en un 10% por debajo de los niveles de 2024 y ajustar sus programas de trabajo en consecuencia.
• Las reuniones obligatorias tienen prioridad absoluta. Sin embargo, la capacidad de servicio es considerablemente limitada y podría no ser suficiente para cubrir todas las actividades obligatorias durante las horas punta, como está previsto actualmente.
• Los servicios de reuniones para órganos y organismos con presupuesto regular con una tasa de utilización (derechos menos reuniones canceladas y tiempo perdido debido a inicios tardíos y finales anticipados) del 80 % o menos en 2024 se limitarán al nivel de 2024.
• Toda decisión intergubernamental de implementar un nuevo mandato dentro de los recursos presupuestarios existentes estará sujeta a la disponibilidad de recursos de efectivo adecuados, a la capacidad y a las limitaciones establecidas anteriormente.
• Los avisos de confirmación y cancelación, a través de MMS/CPCS, para reuniones con servicios de interpretación continúan siendo de tres semanas para permitir una planificación adecuada y eficiente.   gestión   de   limitado   recursos.   A   asegurar   eficiente   usar   de   limitado   Recursos, es posible que no se puedan atender las adiciones tardías. Las cancelaciones tardías podrían resultar en la inactividad de la capacidad y/o las instalaciones de la conferencia.
• El Calendario de Conferencias y Reuniones de Ginebra aprobado para 2026 se ha ajustado cuidadosamente. No se considerarán solicitudes de cambio de fechas en las sesiones del calendario. Esto también se aplicará a las actividades entre sesiones derivadas de resoluciones. Estas deberán programarse con suficiente antelación.
• El apoyo a las reuniones en la sala será significativamente limitado debido a los recursos mínimos de personal interno.

Servicios de interpretación

• Debido a la falta de recursos no relacionados con puestos, no será posible contratar personal externo, es decir, intérpretes adicionales necesarios para cubrir las reuniones del presupuesto ordinario en todos los idiomas oficiales obligatorios. Esta capacidad adicional es esencial para cubrir todas las reuniones del presupuesto ordinario del calendario de la conferencia. La falta de estos recursos podría impedir la prestación de todos los servicios de interpretación en todos los idiomas. En consecuencia, algunas reuniones podrían no contar con interpretación, mientras que otras podrían beneficiarse solo de una cobertura parcial en los idiomas para los que existe capacidad interna.
• Depender únicamente de recursos de interpretación internos impedirá la prestación del servicio de lenguaje de señas internacional.
• Los servicios de interpretación sólo están disponibles para las reuniones del calendario que se celebren de 10:00 a 13:00 horas y de 15:00 a 18:00 horas. El servicio de almuerzo para reuniones no programadas se puede proporcionar con base en una recuperación de costos, sujeto a la disponibilidad de capacidad y a un aviso con suficiente antelación.
• Las reuniones en la categoría "según sea necesario" se atenderán si hay capacidad interna disponible. Se considerarán caso por caso, priorizando las reuniones programadas en el calendario, en estrecha colaboración con la Sección de Gestión de Reuniones.
• Los servicios extrapresupuestarios no se verán afectados por las medidas mencionadas anteriormente.

Documentación

• Toda la documentación oficial se procesará exclusivamente a través de la capacidad de traducción interna de la División, lo que puede ocasionar demoras.
• Los documentos durante la sesión se procesarán según lo permita la capacidad. Se priorizará la entrega oportuna de los documentos previos a la sesión, con el objetivo de completarlos antes del inicio de las sesiones correspondientes. Otras categorías de documentos obligatorios se gestionarán según plazos ampliados que reflejen la capacidad limitada disponible.
• Las publicaciones oficiales sólo podrán aceptarse para su publicación en el idioma original de presentación y su traducción quedará en suspenso.
• El plazo para procesar los proyectos de resolución podría extenderse más allá de las 48 horas habituales, hasta un máximo de 72 a 96 horas. Asimismo, podría ser necesario reconsiderar el plazo de 24 horas para las presentaciones en el penúltimo día.
• Todas las entidades con presupuesto regular deberán limitar la extensión de sus informes elaborados internamente en un 10% respecto del recuento máximo de palabras establecido.
• Se podrá aceptar para su procesamiento en 2026 un máximo del 90 por ciento del volumen de presentaciones de 2024 por entidad del presupuesto regular. Se invita a las entidades a determinar sus respectivas prioridades y los métodos apropiados para mantenerse dentro del límite mencionado.
• Las actas literales de la Conferencia de Desarme seguirán tramitándose, pero habrá demoras mayores.
• Las actas resumidas se procesarán estrictamente para las reuniones obligatorias, dentro de los límites de la capacidad disponible. Se deben prever retrasos en la emisión. Se recomienda a las entidades que prioricen las solicitudes de actas resumidas, teniendo en cuenta las limitaciones de capacidad y los posibles retrasos prolongados.
• La publicación oportuna y simultánea de la documentación parlamentaria en los idiomas obligatorios, de conformidad con la regla de las seis semanas (o de las cuatro semanas para ciertos organismos), se verá afectada negativamente. No obstante, se hará todo lo posible para que los documentos se publiquen antes de la reunión correspondiente.
• Los recuentos de palabras acordados se seguirán aplicando estrictamente.

Accesibilidad

• La División de Gestión de Conferencias no cuenta con la capacidad interna para prestar servicios de accesibilidad, como la lengua de señas internacional y el subtitulado, a la espera de recibir los recursos no relacionados con puestos. Por consiguiente, los servicios de accesibilidad obligatorios para el Comité sobre los Derechos de las Personas con Discapacidad y el Consejo de Derechos Humanos no podrán prestarse hasta nuevo aviso.
  

Eventos paralelos y eventos especiales

• Los eventos paralelos y especiales solo podrán tener lugar durante el horario laboral habitual, a menos que los Organizadores cubran los costes adicionales derivados de eventos que tengan lugar fuera del horario laboral.
• Los almuerzos en las salas de conferencias solo se podrán realizar con autoservicio y con sonido automático. El personal de la ONUG no estará disponible para brindar asistencia técnica ni de otro tipo. No se permiten cambios en la distribución ni en los aspectos técnicos de las salas de conferencias.
• Los eventos que no forman parte del proceso intergubernamental, como actividades culturales, conmemoraciones de días internacionales, etc., se evaluarán caso por caso y requerirán una recuperación total de los costos.