Medidas generales

• Se suspende la compra de todos los materiales y equipos que no se consideren esenciales para el funcionamiento normal.
• Se suspende toda la formación externa, salvo que se considere esencial para la continuidad de los servicios críticos.

Seguridad y protección

Acceso al Palacio de las Naciones :

• El horario de apertura de las puertas del Palacio de las Naciones se mantendrá sin cambios. Sin embargo, debido a la reducción del personal de seguridad, los controles de acceso para peatones y vehículos podrían demorar más, especialmente en la Puerta de la Paz (Place des Nations) y la Puerta de Pregny (Avenue de la Paix). El recinto permanecerá cerrado los fines de semana y los días festivos de la ONU.
• Todos los visitantes y participantes de la conferencia que pasen por el control de seguridad serán dirigidos a la Puerta Pregny.
• Los carriles prioritarios ya no estarán disponibles.

Cobertura y presencia de seguridad:

• Ya no se asignarán agentes de seguridad de forma sistemática a las conferencias.
• La cobertura de seguridad para reuniones y eventos se proporcionará únicamente tras una evaluación de seguridad y, en su caso, estará sujeta a la recuperación de costes.
• Los puestos de seguridad interiores estarán cubiertos únicamente durante el horario laboral habitual.

Asistencia en materia de seguridad y respuesta ante incidentes:

• Los agentes de seguridad seguirán actuando como primeros intervinientes en caso de incidentes. Las solicitudes de asistencia relacionadas con la seguridad deben dirigirse al Centro de Operaciones de Seguridad.
• Los tiempos de respuesta pueden ser más largos, especialmente fuera del horario laboral habitual. El Centro de Operaciones de Seguridad priorizará estrictamente los incidentes, dando prioridad a las situaciones críticas.

Operaciones de construcción

• Los edificios seguirán manteniéndose a una temperatura de 20,5 °C y, en las estaciones más cálidas, a 26,0 °C.
• La iluminación exterior seguirá limitándose a la necesaria para la seguridad.

• Se posponen los procedimientos de mantenimiento no críticos. Las operaciones absolutamente necesarias se limitarán al horario laboral habitual y se recurrirá más a servicios externos para realizar tareas que antes se llevaban a cabo internamente. Los tiempos de respuesta podrían reducirse, según la disponibilidad de recursos.

Servicios para conferencias (con cargo al presupuesto del Departamento de Asamblea General y Gestión de Conferencias)

• En el ámbito de la gestión de congresos, no se ha autorizado financiación externa hasta que mejore la situación financiera. Esta falta de financiación externa está afectando gravemente la capacidad de la División de Gestión de Congresos para prestar servicios a las reuniones y procesar la documentación, ya que la capacidad interna por sí sola no es suficiente para cubrir la totalidad de las actividades obligatorias, incluso con la actual reducción del 10 % de la carga de trabajo y el aumento de los estándares de productividad recientemente exigidos por la Asamblea General. La División depende de recursos externos para contratar servicios especializados, tanto autónomos como por contrato, durante los periodos de mayor actividad, con el fin de complementar a los equipos internos, así como para prestar servicios para los que no existe capacidad interna, como la interpretación en lengua de signos internacional o el subtitulado en directo. Por lo tanto, la falta de recursos externos nos impedirá atender plenamente la carga de trabajo prevista para los congresos de 2026. Será necesario implementar ajustes adicionales en nuestros servicios con efecto inmediato debido a la falta de disponibilidad de recursos externos.

Reuniones

• Se aplicarán estrictamente los horarios estándar de tres horas de duración dentro del horario laboral oficial (de 10:00 a 13:00 y de 15:00 a 18:00) para las reuniones con servicios de conferencias (de conformidad con la resolución 56/242 de la Asamblea General, anexo).
• Todos los órganos y entidades presupuestarias ordinarias cuyas sesiones tengan una duración anual total de 10 reuniones o más deberán seguir reduciendo el número de reuniones al menos un 10 % por debajo de los niveles de 2024 y ajustar sus programas de trabajo en consecuencia.
• Las reuniones obligatorias tienen prioridad absoluta. Sin embargo, la capacidad de servicio está considerablemente limitada y podría no ser suficiente para dar soporte a todas las actividades obligatorias durante los períodos de mayor demanda, tal como está previsto.
• Los servicios de reuniones destinados a órganos y entidades con presupuesto ordinario que tengan una tasa de utilización (derechos menos reuniones canceladas y tiempo perdido debido a inicios tardíos o finalizaciones anticipadas) del 80 % o inferior en 2024 estarán limitados al nivel de 2024.
• Cualquier decisión intergubernamental para implementar un nuevo mandato dentro de los recursos presupuestarios existentes estará sujeta a la disponibilidad de recursos monetarios adecuados, capacidad y las limitaciones establecidas anteriormente.
• Los avisos de confirmación y cancelación, a través de MMS/CPCS, para reuniones con servicios de interpretación siguen siendo de tres semanas para permitir una planificación adecuada y eficiente.   gestión   de   limitado   recursos.   A   asegurar   eficiente   usar   de   limitado   Los recursos disponibles y las solicitudes de última hora podrían no ser aceptados. Las cancelaciones tardías provocarían la inactividad de la capacidad de servicio y/o las instalaciones para la conferencia.
• El calendario de conferencias y reuniones de Ginebra para 2026, ya aprobado, ha sido meticulosamente revisado. No se aceptarán solicitudes de modificación de las fechas de las sesiones. Esto también se aplicará a las actividades entre períodos de sesiones derivadas de resoluciones, las cuales deberán programarse con suficiente antelación.
• El apoyo para reuniones en sala se verá significativamente limitado debido a la escasez de personal interno.

Servicios de interpretación

• Debido a la falta de recursos externos, no será posible contratar intérpretes adicionales para cubrir las reuniones presupuestarias habituales en todos los idiomas oficiales obligatorios. Esta capacidad adicional es esencial para cubrir todas las reuniones presupuestarias obligatorias del calendario de conferencias. La falta de estos recursos podría impedir la prestación de la gama completa de servicios de interpretación en todos los idiomas. En consecuencia, algunas reuniones podrían no contar con interpretación, mientras que otras solo se beneficiarían de una cobertura parcial en los idiomas para los que existe capacidad interna.
• Depender únicamente de los recursos de interpretación internos impedirá la prestación de servicios de lengua de signos internacional.
• Los servicios de interpretación solo están disponibles para las reuniones programadas que se celebren de 10:00 a 13:00 y de 15:00 a 18:00. El servicio de almuerzo para reuniones no programadas puede proporcionarse a precio de coste, sujeto a la disponibilidad de capacidad y a un aviso previo suficiente.
• Las reuniones que se consideren "según se requiera" se atenderán si hay capacidad interna disponible. Se evaluarán caso por caso, priorizando las reuniones programadas en el calendario, en estrecha colaboración con la Sección de Gestión de Reuniones.
• Los servicios extrapresupuestarios no se verán afectados por las medidas mencionadas anteriormente.

Documentación

• Toda la documentación oficial se tramitará exclusivamente a través del servicio de traducción interno de la División, lo que puede ocasionar retrasos.
• Los documentos presentados durante las sesiones se procesarán según la disponibilidad de recursos. Se dará prioridad a los documentos previos a la sesión que se presenten a tiempo, con el objetivo de completarlos antes del inicio de las sesiones correspondientes. El procesamiento de otras categorías de documentos obligatorios se realizará con plazos ampliados, en función de la capacidad limitada disponible.
• Las publicaciones oficiales solo se aceptarán para su publicación en el idioma original de presentación y su traducción quedará en suspenso.
• El plazo para tramitar los proyectos de resolución podría extenderse más allá de las 48 horas habituales, hasta un máximo de 72 a 96 horas. Asimismo, podría ser necesario reconsiderar el plazo de 24 horas para la presentación de documentos el penúltimo día.
• Todas las entidades presupuestarias habituales deberán limitar la extensión de sus informes internos en un 10 % con respecto al número máximo de palabras establecido.
• Se podrá aceptar un máximo del 90 por ciento del volumen de solicitudes presentadas en 2024 por cada entidad con presupuesto ordinario para su procesamiento en 2026. Se invita a las entidades a determinar sus prioridades respectivas y los métodos apropiados para mantenerse dentro del límite mencionado.
• Las transcripciones literales de la Conferencia de Desarme seguirán tramitándose, pero sufrirán retrasos mayores.
• Los resúmenes de actas se procesarán exclusivamente para las reuniones obligatorias, dentro de los límites de la capacidad existente. Se prevén demoras en su emisión. Se recomienda a las entidades que prioricen las solicitudes de resúmenes de actas, teniendo en cuenta las limitaciones de capacidad y las posibles demoras prolongadas.
• La emisión oportuna y simultánea de la documentación parlamentaria en los idiomas obligatorios, en cumplimiento del plazo de seis semanas (o de cuatro semanas para ciertos órganos), se verá afectada negativamente. No obstante, se hará todo lo posible para que los documentos se emitan antes de la reunión correspondiente.
• El número de palabras acordado seguirá aplicándose estrictamente.

Accesibilidad

• La División de Gestión de Conferencias no dispone de capacidad interna para prestar servicios de accesibilidad, como interpretación en lengua de señas internacional y subtítulos, a la espera de recibir los recursos necesarios. Por consiguiente, los servicios de accesibilidad obligatorios para el Comité de los Derechos de las Personas con Discapacidad y el Consejo de Derechos Humanos no podrán prestarse hasta nuevo aviso.
  

Eventos paralelos y eventos especiales

• Los eventos paralelos y especiales solo podrán celebrarse durante el horario laboral habitual, a menos que los organizadores cubran los costes adicionales derivados de los eventos que tengan lugar fuera de dicho horario.
• Los eventos durante la hora del almuerzo en las salas de conferencias solo podrán realizarse bajo un sistema de autoservicio completo y con sonido automático. El personal de la ONUG no estará disponible para brindar asistencia técnica ni de otro tipo. No se permiten cambios en la distribución ni en los aspectos técnicos de las salas de conferencias.
• Los eventos que no formen parte del proceso intergubernamental, como las actividades culturales, la conmemoración de días internacionales, etc., se evaluarán caso por caso y requerirán la recuperación total de los costos.