- Esta página fue traducida usando traducción automática. Leer más.
Para reservar una sala de reuniones y los servicios de reuniones relacionados, comuníquese con la Sección de Gestión de Reuniones (MMS) con los siguientes detalles:
- Fecha y hora de la reunión
- Número de participantes
- Formato de reunión (presencial, online, híbrido)
- Si la reunión es pública o privada.
- Contexto de la reunión (por ejemplo, si se lleva a cabo en el contexto de una sesión oficial simultánea de la ONU)
- Servicios, recursos y equipos necesarios (p. ej., placas de identificación, interpretación/en qué idiomas/ difusión web en UN Web TV (para eventos organizados o copatrocinados por entidades de las Naciones Unidas únicamente), etc.)
- Nombre y datos de contacto del organizador de reuniones y persona de contacto
Dependiendo de la disponibilidad, se le asignará y reservará una habitación. Una vez que MMS confirma que se ha reservado una sala de reuniones, se debe enviar la solicitud de sala de reuniones oficial a través de gMeets . El organizador de la conferencia ahora puede comenzar a planificar la reunión con más detalle. MMS guiará a los organizadores de conferencias a través del proceso posterior de organización de su reunión, en particular si es necesario contactar a proveedores de servicios adicionales.
Recursos
NB: Debido a las importantes renovaciones en curso en el Palais des Nations, algunas de las salas de reuniones están sujetas a cambios en cuanto a su disponibilidad, capacidad o funcionalidades. La Sección de Gestión de Reuniones puede brindarle información actualizada sobre todas las salas de reuniones.
Contacto general:
Teléfono: +41 22 917 3668
Correo electrónico: mms@un.org
Copie siempre mms@un.org para garantizar el seguimiento en caso de que los colegas estén de licencia.
preguntas frecuentes
Las reuniones normalmente se llevan a cabo entre las 10 am y las 6 pm los días hábiles. No se pueden programar reuniones en días feriados oficiales o después de las 6 p. m.
Las solicitudes se pueden enviar en cualquier momento. Sin embargo, para las solicitudes con servicios de conferencias, se debe verificar la disponibilidad de los servicios y se debe aprobar la estimación de costos respectiva a su debido tiempo; una aceptación tardía de estos últimos puede dar lugar a la no disponibilidad de los servicios consultados.
Las reservas de habitaciones se pueden cancelar hasta el comienzo de la hora de la reunión programada. Dadas las capacidades significativamente reducidas actuales, una cancelación oportuna nos permitiría reasignar el espacio a consultas de otros clientes. Además, la solicitud de una disposición extrapresupuestaria debe cancelarse dos semanas antes del inicio planificado de la reunión, ya que, de lo contrario, es posible que aún se incurra en costos debido a los compromisos asumidos por los proveedores de servicios (por ejemplo, contrataciones).
Le invitamos a indicar su preferencia por una sala de conferencias específica cuando se comunique por primera vez con la Sección de Gestión de Reuniones (MMS) o el punto focal de su organización. La asignación de salas depende de la disponibilidad de salas y es posible que la sala de conferencias consultada no esté disponible. MMS siempre asignará la mejor opción disponible.