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Ouvrir l’horizon des conférences : Bilan des modalités élargies d’organisation des réunions

En cette période de changements rapides et de défis mondiaux majeurs, l'Office des Nations unies à Genève (ONUG) joue un rôle essentiel en facilitant les négociations multilatérales et en encourageant la collaboration internationale. Quel cadre serait idéal pour réussir ces négociations? Une étude sur l'utilisation d'une gamme complète de modalités de réunion, allant des réunions en personne aux formats hybrides et virtuels, en passant par la diffusion en ligne, offre un aperçu actualisé des besoins et des attentes des clients de l'Office de Genève. Elle recense les défis rencontrés et les leçons apprises, et compare les atouts, les faiblesses, les opportunités et les menaces des différents scénarios. 

Nous contacter: cct@un.org

Contexte

CTT2 image

L'initiative multi-dimentionnelle Les services de conférence, aujourd’hui et demain (Conferencing Today and Tomorrow, CTT) de l'ONU Genève a été lancée par la Division de la gestion des conférences (DCM) en novembre 2018 dans le cadre des efforts continus visant à renforcer notre relation et notre engagement avec les organisations clientes, afin d'identifier comment les grandes tendances externes (économiques, technologiques, sociales, environnementales, etc.), ainsi que les tendances internes à l'ONU, peuvent entraîner des changements dans les besoins des clients en matière de soutien aux conférences.

La première phase de l'initiative visait à visualiser et identifier comment DCM peut s'adapter, planifier et innover pour répondre à ces besoins changeants.

Depuis la crise de la COVID-19, travailler à distance, assister à des réunions en ligne est devenu une routine. La deuxième phase du projet, Les services de conférence, aujourd’hui et demain - 2 (CTT-2), vise à recueillir le retour d'expérience de nos clients pour comprendre comment la pandémie de COVID-19 a changé leur participation aux conférences, comment elle a modifié leurs activités en termes d'organisation de conférences, et comment ils envisagent les réunions futures dans le monde post-COVID-19.  Qu'avons-nous appris pendant cette période et comment pourrions-nous tirer parti de cette expérience ?

Cette nouvelle initiative comprend une enquête et une série d'événements, d’entretiens individuels, de groupes de discussion, visant à faciliter une compréhension plus approfondie des priorités de nos clients aujourd'hui et dans le monde post-COVID-19. Les résultats sont publiés dans un projet de rapport (fichier PDF)

Série de vidéos sur l'innovation dans le domaine des conférences

 

Comment les dernières technologies peuvent-elles améliorer notre expérience interactive lors des réunions ? Dans quelle mesure est-il utile de reconstituer des centres de conférence dans le monde virtuel (metaverse) ? L'intelligence artificielle est-elle aussi performante que l'homme pour faire les résumés des réunions aux Nations unies ?

L'initiative Les service de conférence, aujourd’hui et demain - 2 (CTT-2) promeut les échanges sur les développements dans le monde des conférences et des événements et sur la manière dont ils pourraient être intégrés pour améliorer le déroulement des réunions à l'ONU. L'objectif : créer les meilleures conditions possibles pour que les États membres de l'ONU et les autres parties prenantes se réunissent, discutent et négocient pour résoudre les problèmes urgents de notre époque.

La série de vidéos CTT-2 explore des sujets qui peuvent inspirer notre réflexion sur la façon dont nous voulons nous réunir à l'ONU à Genève :

  1. L'avenir des réunions
  2. Les plateformes d'événements virtuels
  3. Le document multilingue du futur
  4. Post-édition assistée par la synthèse vocale
  5. HumAInizing Humans - Comment l'IA peut-elle améliorer nos réunions ?

Ces épisodes ont été enregistrés lors de la conférence InnoVent 2 : Innovation in Conferencing (2023).
Les vidéos ne sont disponibles qu'en anglais.
Contact : ctt@un.org

LA TASK FORCE GENÈVE INTERNATIONALE

À l'automne 2021, suite à une initiative de la directrice générale de l'ONU à Genève, la Task Force Genève internationale (IGTF) des entités organisatrices de conférences a été lancée. Coordonnée par l'équipe CTT-2 et avec le soutien de la Mission permanente de la Suisse, l'IGTF a démarré par une série de déjeuners pour discuter des défis contemporains et de la dynamique de l'organisation de conférences et de la manière dont les opportunités de la technologie moderne et du réseau genevois pourraient être exploitées. Pour renforcer les capacités afin d'être prêt pour les développements futurs, une série d'ateliers de prospective stratégique a été organisée en collaboration avec le Comité international de la Croix-Rouge (CICR). À l'avenir, le réseau continuera d'offrir des possibilités d'échange et d'élaboration de stratégies conjointes pour faire en sorte que la Genève internationale soit un centre de conférences modernes.

Genève est le berceau du multilatéralisme. C'est aujourd'hui le lieu où sont testées les nouvelles méthodes de travail du multilatéralisme. Je pense à l'innovation liée à la COVID-19 ainsi qu'à la série de discussions sur "l'avenir des conférences" que nous avons lancée avec l'ONUG. 

Ignacio Cassis, chef du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE), Suisse, dans son discours "Réinventer le multilatéralisme par la Genève internationale" au Forum économique mondial de Davos, 2023.

Événements

Les étudiants de l'UNIGE aux commandes pour que l'innovation et la projection dans l'avenir fassent partie de l'organisation des conférences à l'ONU Genève

Mars - Mai 2023

UNIGE students challenge 2023

Que faut-il pour que les services de conférence de l'ONU soient prêts pour l'avenir ? Afin de générer des idées nouvelles, l'équipe des Services de conférence aujourd’hui & demain – 2 (CCT-2) a lancé ce défi aux étudiants du Master en Management Responsable de l'Université de Genève (UNIGE).

Dans un premier temps, les étudiants ont dû se familiariser rapidement avec l'organisation des réunions à l'ONU. Ils se sont ensuite glissés dans le rôle des principales parties prenantes dans le domaine des conférences. Pour définir leurs besoins et aspirations futurs, les groupes ont adopté le point de vue des États membres, des secrétariats de conférence, des ONG et du secteur privé, ou se sont penchés sur la mise en place d'opérations de conférence plus écologiques et sur l'amélioration de l'accessibilité. Les étudiants ont poursuivi leurs recherches et leurs entretiens et sont revenus pour présenter leur analyse et leurs recommandations à leurs collègues de l'ONU, lesquels ont été très impressionnés par leur travail.

Quelques-unes de leurs idées remarquables :

- Dans un scénario Physicalia dans lequel les réunions se dérouleraient uniquement en personne, de nouveaux mécanismes de financement ont été suggérés pour faciliter la participation des délégués des petits États insulaires en développement (PEID) et des ONG. Dans l'ensemble, les étudiants ont plaidé en faveur d'une discussion plus inclusive en encourageant l'engagement des ONG et du secteur privé. Plusieurs groupes ont également suggéré une extension de la plateforme Indico.UN afin d'accueillir davantage de services.

- Pour gérer un scénario Hybridopia dans lequel les réunions auraient lieu régulièrement avec la possibilité de participer à la fois en personne et en ligne, les étudiants ont suggéré d'utiliser davantage l'IA et d'autres technologies pour automatiser le processus de planification interne complexe. Le groupe responsable de l'accessibilité a avancé l'idée d'interprètes synthétiques photoréalistes alimentés par l'IA afin d'améliorer le déroulement de la conférence pour les personnes malentendantes. Le groupe a suggéré d'utiliser des technologies de traitement du langage naturel pour transformer les informations signées en texte ou en parole.

- Pour se préparer à un scénario Metaland, dans lequel les réunions se dérouleraient principalement dans le métavers, les étudiants ont recommandé de créer le propre métavers de l'ONUG, un Palais des Nations virtuel. Un kit RV avec des lunettes pourrait être mis à disposition des ONG, leur permettant de participer à des réunions où qu’elles se trouvent.

Quel que soit le scénario, plusieurs groupes ont conseillé à l'ONU d'établir une division permanente de l'innovation et un fonds pour les technologies émergentes afin d’accroître les ressources correspondantes.

Certaines des idées des étudiants peuvent sembler trop éloignées dans le futur. Mais comme nous l'avons vu avec COVID, l'avenir est parfois plus proche que nous ne le pensons.

Que pensez-vous de la préparation de l'organisation d'une conférence à l'avenir ? Écrivez-nous à ctt@un.org.

Viviane Brunne, Services de conférence, aujourd’hui et demain – 2

Innovent 2 Logo

Innovent 2 - Innovation in Conferencing

Jeudi 30 Mars 2023

 

InnoVent 2 était une journée pour faire l'expérience de l'innovation dans le domaine des conférences, échanger avec des experts sur les tendances futures concernant l'organisation des réunions et faire partie du réseau international des conférences de Genève.

L'événement visait à promouvoir l'échange d'information sur les dernières tendances post-COVID-19 et les développements dans le domaine de l'organisation des conférences. 

Les rubriques du programme comprenaient :

  • Comment se réunir
  • Comment traduire
  • Comment interpréter
  • Comment publier
  • Comment assurer l'accessibilité

Cet événement s'inspirait d'InnoVent : The future landscape of conferencing, qui s'est tenue en janvier 2020 (les enregistrements numériques et autres documents sont toujours disponibles sur la page de l'événement).

Des enregistrements vidéo, des présentations et d'autres supports sont mis à disposition sur la page de l'événement : https://indico.un.org/e/innovent-2.

Espace Commun Savoirs & Formation et CTT-2 :  Façonner les conférences de demain !

Jeudi 21 octobre 2021

En mars 2020, les conférences au Palais des Nations se sont arrêtées. Dans les mois qui ont suivi, l’ONUG et les organisateurs de conférences ont ouvert la participation à distance au grand public, équipant les salles, formant le personnel, et faisant face à de nouveaux défis. Cette nouvelle manière de tenir des conférences est bien plus qu’une simple continuité d’activité – elle offre de nouvelles opportunités. Qu’est-ce qui fonctionne bien ? Qu’est-ce qui ne fonctionne pas ? Qu’est-ce qui manque ? Rejoignez la discussion et dites-nous comment la participation à distance a changé votre expérience de la conférence, et partagez vos idées sur la manière dont nous pouvons utiliser notre expérience actuelle pour améliorer l’avenir.

Matériel

L'enregistrement de l'événement est disponible ici: https://youtu.be/bT2_6mJGAVU

Des informations supplémentaires peuvent être trouvées sur le site Espace Commun Savoirs & Formation : Shape the conferences of tomorrow! Conferencing Today and Tomorrow 2 | Knowledge and Learning Commons (ungeneva.org)

 

Intervenant.e.s

Kira Kruglikova, Directrice, Division de la gestion des conférences (DGC)

Intervenant.e de la CNUCED

Jonas Pasquier, Chef de Section, Section Affaires globales, Mission Permanente de Suisse aux Nations Unies

Modérateur.ice.s de DGC et de la Bibliothèque  & Archives de l'ONU Genève

Espace Commun Savoirs & Formation et CTT-2 : La COP26 donne le ton pour les conférences de demain !

Mercredi 24 novembre 2021

Matériel

L'enregistrement de l'événement est disponible ici

Présentation PowerPoint : Welcome to the (ungeneva.org)

Des informations supplémentaires peuvent être trouvées sur le site Espace Commun Savoirs & Formation

Intervenantes

Michelle Keating, Cheffe du Service des langues, Division de la gestion des conférences (DGC)
Laura Lopez, directrice des services des affaires de la conférence à la CCNUCC
Helen Wright, directrice adjointe des événements pour la COP26, gouvernement du Royaume-Uni
Victoria Busby, directrice du protocole, FCDO et vice-maréchal du corps diplomatique, gouvernement du Royaume-Uni
Kira Kruglikova,  Directrice, Division de la gestion des conférences (DGC)

Modérateur.ice.s 

Jonathan Morgan, Chef du projet CTT-2 et personnel de la Bibliothèque & Archives de l’ONU Genève