La iniciativa de múltiples vías de la ONU en Ginebra , Conferencias hoy y mañana , fue lanzada por la División de Gestión de Conferencias (DCM) en noviembre de 2018 como parte de los esfuerzos continuos para desarrollar nuestra relación y compromiso con las organizaciones de clientes, para identificar cómo las principales tendencias externas (económicas, tecnológico, social, ambiental, etc.), así como las tendencias internas dentro de la ONU pueden conducir a cambios en los requisitos de soporte de conferencias de los clientes.

La primera fase de la iniciativa tuvo como objetivo visualizar e identificar cómo DCM puede adaptarse, planificar e innovar para responder a estas necesidades cambiantes.

Desde la crisis del COVID-19, trabajar de forma remota y asistir a reuniones en línea se ha convertido en una rutina. ¿Qué aprendimos durante este tiempo y cómo podríamos aprovechar esta experiencia? La fase dos del proyecto, Conferencing Today and Tomorrow - 2 (CTT-2) sirvió para recopilar comentarios de los clientes para comprender cómo COVID-19 cambió sus actividades en términos de organización de conferencias y cómo previeron futuras experiencias de reuniones después de COVID-19. .

La investigación de CTT-2 incluyó una encuesta, entrevistas individuales, grupos focales y una serie de eventos, cubriendo a más de 400 partes interesadas en la organización de conferencias. Los resultados se han publicado en un informe del proyecto (archivo PDF) .

Estudiantes de UNIGE en el asiento del conductor para hacer que la innovación y la previsión del futuro sean parte de la organización de la conferencia en la ONU en Ginebra

marzo - mayo 2023

¿Qué se necesita para que la organización de conferencias de la ONU esté lista para el futuro? Para generar nuevas ideas, el equipo de Conferencing Today & Tomorrow - 2 (CTT-2) planteó este desafío a los estudiantes del Máster en Gestión Responsable de la Universidad de Ginebra (UNIGE).

En un primer paso, el estudiante tuvo que familiarizarse con la organización de reuniones en la ONU. Luego asumieron los roles de las partes interesadas clave de las conferencias. Para idear sus futuras necesidades y aspiraciones, los grupos tomaron la perspectiva de los Estados miembros, las secretarías de conferencias, las ONG y el sector privado, o analizaron las operaciones de conferencias ecológicas y la mejora de la accesibilidad. Los estudiantes continuaron con su propia investigación y entrevistas y regresaron para presentar su análisis y recomendaciones a colegas de la ONU que quedaron muy impresionados con su trabajo.

Pensamos que algunas de sus ideas valían la pena señalarlas:

• En un escenario de Physicalia donde las reuniones se llevan a cabo solo en persona, se sugirieron nuevos mecanismos de financiación para facilitar la participación de delegados de los Pequeños Estados Insulares en Desarrollo (PEID) y las ONG. En general, los estudiantes abogaron por una discusión más inclusiva mediante el fomento de la participación de las ONG y el sector privado. Varios grupos también sugirieron una extensión de la plataforma Indico.UN para albergar más servicios .
• Para administrar un escenario de hibridopia en el que las reuniones se llevan a cabo de manera rutinaria con la opción de participación tanto en persona como en línea, los estudiantes sugirieron usar más IA y otras tecnologías para automatizar el complejo proceso de planificación interna. Para apoyar a las personas con dificultades auditivas, el grupo de accesibilidad presentó ideas sobre el uso de intérpretes de signos sintéticos fotorrealistas impulsados por IA y tecnologías de procesamiento de lenguaje natural para transformar la información firmada en texto o voz.
• Para estar preparado para un escenario de Metaland donde las reuniones se llevan a cabo predominantemente en el metaverso, los estudiantes recomendaron crear el propio metaverso de UNOG, un Palais des Nations virtual. Se podrían prestar kits de realidad virtual con gafas a las ONG, lo que les permitiría unirse a las reuniones desde donde se encuentren.

Independientemente del escenario, varios grupos aconsejaron a la ONU establecer una División de Innovación permanente y un fondo de tecnologías emergentes para aumentar los recursos relacionados.

Algunas de las ideas de los estudiantes pueden parecer demasiado lejanas en el futuro. Pero como hemos visto con COVID, el futuro a veces puede estar más cerca de lo que pensamos.

¿Qué piensa acerca de preparar la organización de conferencias para el futuro? Escríbanos a ctt@un.org .

Viviane Brunne, Conferencias hoy y mañana – 2