Les procédures des séances de débriefing/bilan
L’Office des Nations Unies à Genève offre aux fournisseurs de l’Organisation ayant participé à des appels à la concurrence ayant abouti à des attributions supérieures à 200 000 dollars la possibilité d’obtenir des informations supplémentaires sur leurs propositions ou offres non retenues grâce au processus de débriefing décrit ci-dessous. À compter du 1er janvier 2016, ce processus s’applique aux invitations à soumissionner (Request for Proposals, RFPs) et aux appels d’offres (Invitation to Bid, ITBs) émis par l’ONUG.
1. QU’EST-CE QU’UNE SÉANCE DE DEBRIEFING ?
La séance de débriefing n’est pas une procédure de recours ou de contestation. Elle constitue plutôt un cadre d’échange constructif permettant au soumissionnaire non retenu et à l’ONUG de partager des informations complémentaires sur les raisons pour lesquelles l’offre ou la proposition n’a pas été retenue.
2. QUELLES QUESTIONS/DOCUMENTS PEUT-ON DEMANDER ?
La séance de débriefing a pour objectif de discuter de l’offre du soumissionnaire non retenu, ainsi que du processus et de la procédure d’évaluation ayant été appliqués. Elle ne constitue pas un cadre destiné à examiner les soumissions d’autres fournisseurs. De même, elle n’est pas destinée à traiter d’autres questions ou réclamations, lesquelles devraient être adressées au bureau compétent, tel que le Bureau des services de contrôle interne (BSCI) ou le Bureau de la déontologie.
3. QUAND ET À QUI PEUT-ON FAIRE UNE DEMANDE DE DEBRIEFING ?
Un soumissionnaire non retenu doit soumettre sa demande de débriefing par écrit dans un délai de dix (10) jours ouvrables suivant la réception de la lettre de regret émise par l’ONUG. Dès réception de la demande dans le délai prescrit, l’ONUG informe le soumissionnaire de la portée du débriefing ainsi que de la date, de l’heure et du lieu de la séance, laquelle se déroule normalement en présentiel. (Voir également le calendrier figurant au paragraphe 6 ci-dessous.)
4. À QUELLE FRÉQUENCE CETTE OPTION PEUT-ELLE ÊTRE EXERCÉE ?
Les soumissionnaires ne peuvent prétendre qu’à un seul débriefing par demande admissible. La séance dure généralement une (1) heure au maximum et aucun débriefing complémentaire n’est organisé par la suite.
5. COMMENT ET OÙ SE DÉROULE LA SÉANCE DE DEBRIEFING ?
La séance de débriefing se déroule généralement en présentiel, mais peut également être organisée par téléconférence ou par vidéoconférence. Elle se déroule en anglais ou en français. Des services d’interprétation ou d’autres dispositions particulières peuvent être envisagés, si l’ONUG les juge nécessaires, sous réserve que le fournisseur prenne à sa charge les coûts et arrangements associés.
6. QUELLES SONT LES ÉTAPES À SUIVRE ?
| STEP 1: | Les lettres de regret sont envoyées aux soumissionnaires non retenus suivant l’adjudication d’un contrat. |
| STEP 2: | Les soumissionnaires non retenus doivent soumettre une demande formelle de débriefing par écrit dans un délai de dix (10) jours ouvrables à compter de la réception de leur lettre de regret. La demande écrite doit être adressée à : Office des Nations Unies à Genève ou par courriel : procurementunog@un.org |
| STEP 3: | Le responsable des achats adressera une invitation au soumissionnaire non retenu et lui communiquera les modalités administratives relatives à la séance de débriefing. |
| Follow up: | Les soumissionnaires ayant participé à une séance de débriefing officielle et qui demeurent insatisfaits peuvent déposer une réclamation dans les dix (10) jours ouvrables suivant la séance de débriefing. |
Aucune disposition du présent avis, ni aucune procédure ou mesure mise en œuvre par l’ONUG dans le cadre d’une séance de débriefing, ne saurait être interprétée comme constituant, de quelque manière que ce soit, une renonciation aux privilèges et immunités des Nations Unies et de ses organes subsidiaires.
Pour plus de détails, veuillez-vous référer au Manuel des achats de l’ONU disponible sur Internet, ou contactez-nous par l’intermédiaire de la Section des achats et du transport, ONUG, adresse électronique : procurementunog@un.org.