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Meeting participants sitting around a table equipped with microphones.
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Asistencia en la sala de reuniones

Durante la reunión, un asistente de servicios de reuniones es el principal punto de contacto para el organizador de la conferencia, para ayudar con los servicios en la sala y coordinar cualquier cambio en el horario o los servicios requeridos. El nombre y los datos de contacto del asistente de servicios de reuniones se comunican al organizador de la reunión con antelación. Si no sabe quién es su asistente de servicios de reuniones, llame a la Unidad de Servicios de Reuniones: +41 22 917 22 01 .

Qué hacen los asistentes de servicios de reuniones

  • Prepare la sala, instalando el podio y la disposición de los asientos según el protocolo aprobado y los planos de la sala, coloque las placas de identificación y verifique que el equipo necesario esté disponible y en funcionamiento.
  • Obtenga listas de oradores del secretario de la reunión y reciba y clasifique borradores anticipados de declaraciones para distribuirlos a los intérpretes y otros servicios, según sea necesario.
  • Distribuir textos informales y documentos de sala de conferencias a las delegaciones de conformidad con los reglamentos y procedimientos pertinentes.
  • Registrar los nombres completos de los oradores y los países/entidades que representan durante el transcurso del debate (previa solicitud)
  • En caso de una reunión híbrida, siga los procedimientos de la reunión a través de la plataforma como espectador, solucione problemas y garantice la intervención de los servicios técnicos o de TI pertinentes, si es necesario.
  • Ayudar en los procedimientos de votación.

Lo que no hacen los asistentes de servicios de reuniones

  • Manejar solicitudes personales (por ejemplo, hacer llamadas telefónicas o fotocopias) para los delegados
  • Distribuir invitaciones a recepciones, que deben ser distribuidas por las propias delegaciones.
  • Modificar la lista de oradores a petición de una delegación
  • Distribuir documentos oficiales con números de símbolo que están disponibles en el mostrador de distribución o en estantes especiales en la sala de reuniones.
  • Permanecer en la sala o frente a ella durante toda la duración de las reuniones sin interpretación. Por lo general, permanecerán de 30 a 45 minutos.

Contacto general:

Teléfono: +41 22 917 3668
Correo electrónico: mms@un.org

Copie siempre mms@un.org para garantizar el seguimiento en caso de que los colegas estén de licencia.

Reuniones híbridas

El día de su reunión, los departamentos de audiovisuales e informática realizan la configuración y otras pruebas al menos dos horas antes del inicio de dichas reuniones y certifican que todos los parámetros han sido configurados y probados.

Moderación Técnica

Una hora antes del inicio de cada reunión programada durante su sesión, los moderadores técnicos de la UNOG estarán en la sala de conferencias a disposición de la Secretaría para arreglar los detalles finales. Los moderadores técnicos también procederán con las pruebas de los participantes remotos para verificar su conexión y calidad de audio, y asistirlos con cualquier duda relacionada con el uso de la plataforma.

Los moderadores técnicos son responsables de lo siguiente:

  1. La sesión de Zoom se inicia con la siguiente configuración estándar (a menos que se hayan realizado y aceptado solicitudes especiales de antemano):
    • Habilitar sala de espera.
    • Habilitar compartir pantalla.
    • Habilitar el chat.
    • Habilite la función 'cambiar nombre'.
    • Habilite la función 'iniciar video'.
    • Deshabilite la posibilidad de que los participantes dejen de silenciarse. Esto es particularmente crucial en reuniones con interpretación, donde nunca debe haber más de un micrófono encendido a la vez.
  2. Durante la reunión, ningún participante remoto podrá tomar la palabra directamente, es decir, no podrán simplemente encender sus micrófonos y comenzar a hablar. Más bien, para tomar la palabra necesitan:
    • Haga clic en la función 'Levantar la mano'.
    • Espere la aprobación del presidente.
    • El moderador técnico desenmudecerá el micrófono del orador.
    • A continuación, el orador puede tomar la palabra.
    • El moderador técnico silenciará el micrófono si el Presidente así lo solicita, o si el Presidente interrumpe al delegado.
    • El moderador técnico silenciará el micrófono del ponente al finalizar su intervención.
    • Cuando el presidente llama a un participante remoto, debe hacer clic en la función 'Levantar la mano'.
    • Los participantes en persona deben seguir el procedimiento estándar para solicitar la palabra.
  3. Tenga en cuenta que para las sesiones híbridas con interpretación, donde algunos participantes están en la sala, es obligatoria la presencia de dos moderadores técnicos, para operar la plataforma Zoom, más un operador de sonido en la cabina técnica.
  4. Para obtener información sobre cómo compartir documentos, reproducir videos y grabar la sesión de Zoom, consulte los capítulos correspondientes anteriores.
  5. La función de 'sala de espera' está siempre activada, incluso para reuniones públicas. Los participantes serán aceptados y se les permitirá ingresar a la reunión desde la sala de espera no antes de una hora antes de que comience la reunión. Si no se identifican correctamente (usando el formato: Nombre del País u Organización / Nombre / Apellido) el moderador técnico enviará un mensaje en la sala de espera para invitar al participante a cambiarse el nombre correctamente.
  6. Para evitar cualquier confusión con respecto a las funciones y responsabilidades, y para evitar interrupciones o problemas técnicos, solo los dos moderadores técnicos tienen derechos de coanfitrión.
  7. Cuando esté listo para comenzar la reunión, y justo antes de que el presidente abra la reunión, se proyectará un breve video de anuncio sobre los requisitos para la participación remota.
  8. La pantalla de la sala, así como las pantallas de las consolas de los delegados (si la sala está equipada para ello) están configuradas con la vista de orador activa, es decir, la persona que habla en ese momento aparece en la ventana principal), independientemente de si habla desde el habitación o de forma remota.
  9. Siempre que se comparta un documento, tendrá la vista prioritaria y aparecerá en la ventana principal con una vista del orador en una ventana más pequeña.

 

An interpreter speaking into the microphone while following a meeting on a small screen in her cabin.

Mensaje del intérprete

Este mensaje debe ser leído por el Presidente al comienzo de la sesión.

Se llama su atención sobre el hecho de que el audio de mala calidad está teniendo un impacto cada vez mayor y grave en la salud de los intérpretes. Para garantizar una calidad de sonido adecuada en beneficio de todos, se debe utilizar el equipo y la conexión adecuados. Los detalles están disponibles en la Secretaría, pero los requisitos mínimos para los participantes remotos son un micrófono de escritorio unidireccional conectado por USB, un par de auriculares separados, una conexión a Internet fuerte y estable y una ubicación tranquila.

Se solicita a los participantes remotos que sientan que pueden tener dificultades para cumplir con estos requisitos que se comuniquen con los moderadores de la reunión y la Secretaría. Tenga en cuenta que cuando la calidad del sonido represente un riesgo para la salud y la audición de los intérpretes, es posible que suspendan el servicio. Se recuerda además a los participantes que, para permitir una interpretación completa y precisa de sus declaraciones, deben hablar a un ritmo razonable.

preguntas frecuentes

Las salas de conferencias suelen estar abiertas al menos una hora antes del comienzo de la reunión. Si los organizadores de la conferencia necesitan más tiempo para preparar la sala, deben ponerse en contacto con la Sección de Gestión de Reuniones . El acceso dependerá de otras reuniones que puedan programarse antes de la reunión en cuestión.

De conformidad con la Resolución de la Asamblea General 56/242 del 18 de enero de 2002, las reuniones en la Secretaría deben tener lugar durante el horario normal de oficina en días hábiles, definido como de 10.00 a 13.00 horas y de 15.00 a 18.00 horas. La extensión de una reunión más allá de las tres horas solo se puede otorgar en circunstancias excepcionales y está sujeta a costos adicionales. Los organizadores de reuniones que necesiten solicitar dicha prórroga deben comunicarse con la Sección de gestión de reuniones (MMS) de la División de gestión de conferencias o a través del asistente de servicios de reuniones en la sala a más tardar 30 minutos antes de la finalización programada de la reunión. Las solicitudes dirigidas a los servicios audiovisuales, el equipo de difusión por Internet u otros proveedores de servicios se remitirán a MMS. MMS coordinará entre las diferentes partes del ecosistema de conferencias de la ONU en Ginebra para determinar si se puede otorgar la extensión. Se informará al organizador de la reunión si la reunión puede continuar en la misma sala y si todos los servicios necesarios están disponibles, por ejemplo, la plataforma de reunión híbrida, la transmisión por Internet, etc. Debido a las disposiciones del acuerdo del sistema común de las Naciones Unidas con la Asociación Internacional de Intérpretes de Conferencias. (AIIC), no es posible extender los servicios de interpretación más allá de los 15 minutos de la hora habitual a menos que se hayan establecido medidas excepcionales específicas antes de la reunión de acuerdo con el Jefe del Servicio de Interpretación (pueden aplicarse excepciones a los Derechos Humanos). Concejo). Las extensiones de reuniones de más de 15 minutos generan costos adicionales que posteriormente serán cargados al organizador de la reunión a través de la factura final.

La red wifi “UNOG_Public_Wifi” está abierta a todos los participantes de la conferencia y no requiere contraseña. El acceso al mismo está garantizado en las zonas comunes.

El uso de equipos de TI dentro de las salas de conferencias está restringido al personal técnico, al personal de apoyo y al personal de conferencias. A veces, los cibercafés de acceso público se ponen a disposición de los participantes de la conferencia donde pueden acceder tanto a computadoras como a impresoras.

En caso de una emergencia médica de un participante de la conferencia, se puede contactar al Centro de Control de Seguridad al +41 22 917 21 12 o se puede informar a un Oficial de Seguridad de la ONU en Ginebra. El número de emergencias 112 también se puede llamar desde un teléfono fijo.

Los participantes también pueden contactar con el Servicio Médico para recibir asesoramiento en el +41 22 917 28 07 (enfermeras) o +41 22 917 25 20 (recepción). Estos números no son para emergencias, ya que puede haber momentos en los que no se pueda contestar el teléfono. También puede comunicarse con las enfermeras por correo electrónico: unognurses@un.org .

Los participantes de la conferencia tienen acceso a un espacio en el E-Building, planta baja (al mismo nivel que la cafetería, cerca de las oficinas de la UNTV) para realizar prácticas religiosas.

En el edificio E, tercer piso, habitación E.3054-2 , hay disponible una sala especial para madres lactantes. También contiene un cambiador para bebés. Los participantes de la conferencia que necesiten acceder a la sala deben comunicarse con Seguridad al +41 22 917 29 00 y pedirles que abran la puerta de forma remota.