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文件计划、提交和处理说明

联合国日内瓦办事处会议管理司 (DCM) 通过中央规划和协调处 (CPCS) 的文件管理科 (DMS) 负责安排、及时提交和印发会议文件联合国主要机构及其附属机构,特别是人权理事会和 10 个人权条约机构,以及其他政府间机构,包括会员国和非政府组织提交的来文和报告以及联合国的报告和出版物欧洲经济委员会和本组织的专门机构,特别是联合国贸易和发展会议,通过使用全球文件管理系统 ( gDoc ) 中包含的预测和时段模块。

在文件编制过程中,据了解: (a)预测是对预期提交文件的预测,由提交部门/实体与 DMS 协商进行;那个(b)  进场是提交者双方的一项协议,即在特定日期之前交付文件以供处理,对于 DCM 而言,则在特定日期之前发布此类文件。

在此过程中,每年的 11 月和 5 月,DMS 都会进行一次预测活动,为此作者和提交部门需要提交一份清单,列出预计在接下来的六个月内举行会议的所有会议文件和出版物。 DMS 使用此数据指定提交截止日期(投放日期),从而确保及时提交和发布文件。此外,DMS 每季度编制一次合规报告,并负责确保文件的控制和限制以及所有会议文件的同步分发[见大会第 68/251 号决议,第 6 段]。 56 ]。  在提交预测请求时,必须确定从其他来源获取的文本或先前发布的文件的修订版本或以草稿形式提交的报告的最终版本。

全球文件管理系统 ( gDoc ) 由联合国日内瓦办事处开发,并于 2014 年在日内瓦和纽约联合国总部推出,是一个先进的平台,用于提交、管理和存储要求的所有文件和出版物流通和分发,以及推进为本组织工作人员提供通过互联网实时普遍访问资源这一目标的又一步。

gDoc 是一种记录管理工具,供所有工作地点使用,可实现全球综合管理,包括工作地点之间的工作交流,从而最大限度地提高整个联合国系统的能力。

使用 gDoc,作者、提交部门和 DCM 工作人员可以:
• 创建和注册文件,将提交请求链接到商定的预测和时段数据。
• 访问和选择文档所针对的相关机关或机构的会议和议程项目,包括 访问符号模式
• 说明文件的长度、特点和要求的发布日期。
• 指定分发地点和要分发的份数。
• 查看最终报告和出版物。
• 创建报告并生成统计数据。

通过与监控整个文件处理链的 DMS 工作人员协调和协商,作者和提交部门还可以定制他们的请求并跟踪他们的报告和出版物。

联合国的所有会议文件和所有出版物都是根据本组织立法机构的决定发行的,最常见的是安全理事会、大会、经济及社会理事会或人权理事会,包括其附属机构,以及政府间机构和本组织的专门机构。在制作文件的每个请求中指定授权的重要性怎么强调都不为过。  本组织及其成员国意识到制作文件的预算影响,要求在提交预测时对此类请求进行严格审查。

管理每份文件发布的强制性决议、决定或其他叙述来源*必须:
• 在文档提交给DMS 进行预测和排档时确定,即在提交给gDoc 之前。
• 在提交的gDoc中列出。
• 在摘要和/或介绍中明确说明。

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*某些长期存在的年度或半年度报告受长期授权的约束,这些授权可在有关立法实体的议事规则、创始文件或方案预算中找到。

联合国文件和出版物按照联合国在线编辑手册中规定的本组织采用的风格和标准格式印发。

在准备报告和出版物时,提交办公室和成员国代表应该:
• 使用联合国在线编辑手册中列出的模型。
• 在提交出版物时,严格遵守联合国出版物政策手册中的指导方针。
• 遵循联合国发布的相关报告的风格和格式,这些报告可在官方文件系统(ODS)上找到。
• 联系DCM 语言服务部的编辑部,以获得起草和格式方面的帮助。

在提交文件之前,强烈建议作者向DMS 的工作人员提出问题或疑虑,他们有经验并准备提供帮助。

为了发布清晰有效的报告,提醒作者/提交者:
• 人力资源管理厅(OHRM)提供了一系列专为联合国作者设计的写作课程,包括“报告写作原则”课程和写作技巧讲习班。
联合国在线编辑手册包含一个简明的报告写作课程,题为“为联合国写作”。
DCM 语言服务部编辑部的服务以及DCM文件管理部工作人员的建议和指导随时可供作者/提交部门使用。

提交报告进行处理时,作者需要标识从其他来源获取的文本。这可以通过使用 Microsoft Word 跟踪更改、粗体文本和删除线或使用 Microsoft Word 中的评论工具来完成。文件不应重复已发表的文本或重复仅作微小改动的文本。

会前*
会议文件,应联合国机构和实体以及政府间机构的要求,为预定的会议做准备,即会前文件,其中包括临时议程、工作方案、秘书处、特别报告员/任务负责人和工作组的报告以及来自成员国和非政府组织的通讯,提交预测和时间安排,并在预定会议日期前 10 周以gDoc形式提交。会前文件在 ODS 上发布以供一般分发(表明它们具有广泛和持续的兴趣)。

会前文件是所制作文件中最大的一类。

会议期间*
在联合国机构和实体以及政府间机构会议期间审议的会议文件,即包括决议和决定草案在内的会议文件,在会议日期前 3 周在 gDoc 上提交以供预测和处理。这些文件应尽可能简短(3,300 字),因为它们必须在收到时进行处理,以快速周转,以有限分发的形式发布(即作为草稿,可能会以已采用/最终确定的形式进行更改)在消耗臭氧层物质上。会议最后一天不能接收会期文件进行处理,但字数限制的文件可以在会议闭幕前一天的 24 小时内处理。

会后*
建议提交联合国机构和实体以及政府间机构会议的最终报告,包括这些实体通过的决议和决定,这些报告是在会议结束后编写的,即会后文件,以供处理 否迟于截止日期后两周。根据可用资源,并在与 DMS 协商后,最终报告将按计划及时发布。

*延迟提交报告需要:(a) 与 DMS 协调; (b) 列入解释,作为封面页的脚注附在报告之后。应当指出,尽早提交报告虽然受到鼓励和欢迎,但并不意味着它们会提前发布。

• 秘书处提交的文件不应超过8,500 字。
• 政府间机构或人权理事会特别报告员/任务负责人提交的文件不应超过10,700 字。
• 考虑到本组织的有限资源,鼓励可能提交超过上述限制的文件的会员国尽可能综合信息。

对于联合国主要机构、其附属机构和政府间机构的会议:
• 临时议程必须在会议开幕前 10 周提交,并在会议前 8 周分发。*
• 所有其他翻译材料必须在会议前 10 周提交,并在会议前 6 周分发。*
• 不需要翻译的材料必须在会议前两周提交。
• 未满足上述截止日期的材料将与 DMS [ UN_Docs_Submission @un.org ]协商延迟安排。

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*除非相关机构采用了替代模式,例如在会议开幕前 8 周提交并在会议前 4 周分发。

根据联合国在线编辑手册和关于“联合国文件的准备和提交标准”[ ST/CS/SER.A/44/Rev.1 ] 的编辑指令,应提交文件时要密切关注,作者和提交部门被指示:
• 以电子方式提交报告。
• 完全在 Microsoft Word 中准备和提交他们的报告,在 10 号 Times New Roman 中,标题、副标题、标题和副标题使用首字母大写,而不是块大写。
• 不包括PDF 文件、Excel 文件或PowerPoint 演示文稿。在 Excel 中创建的表格应在提交前转换为 Microsoft Word 并导入到文本中。
• 在封面上包括总结,并在最后一节以粗体显示综合结论和/或建议。
• 不包括源自联合国秘书处的标准篇幅报告的目录(8,500 字),但如有要求,仅列出页码,删除段落编号。 (这不适用于联合国出版物,其格式在《联合国出版物政策手册》中有解释。)
• 以可由Microsoft Word 导入的格式提交数字形式的图形材料。* 与图形相关的文本应置于图形之外,以便于处理。
• 使用Microsoft Word 的页眉/页脚功能来指示页码。不得提交没有页码或手写页码的文件。
• 为确保,如果文本是先前发布文件的修订版或已以草稿形式提交的报告的最终版本所有更改均使用 Microsoft Word 跟踪更改或评论工具或以粗体文本和删除线清楚地标明.

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*未转换为 Microsoft Word 的图形材料可能无法在 ODS 文档的最终电子版本中看到。

在处理链的最后阶段,生产和支持服务 (DCM) 以印刷形式发布报告和出版物联合国出版物政策手册为作者和提交部门提供有关出版物的准备、内容、格式、版权和许可的最新详细信息 [ print@unog.ch ]。

在提交处理打算作为联合国销售出版物发行的文件的请求时,提醒作者和日内瓦的提交办公室需要直接与 DMS 就分配联合国销售出版物编号进行沟通,该编号由销售部提供纽约联合国总部全球传播部营销处。所有销售编号请求都必须通过联合国日内瓦办事处的DMS提出

除了分配给联合国销售编号外,提交实体还必须获得国际标准书号 (ISBN),这是用于联合国内外销售出版物的唯一 13 位数字图书标识符。国际标准序列号 (ISSN) 是用于识别杂志等期刊出版物的唯一 8 位数字,分配给属于此类的出版物。这个号码是由联合国分配的。

如果期刊在两种或多种不同媒体(例如印刷媒体和电子媒体)上出版内容相同,则每种出版物使用不同的 ISSN(例如印刷 ISSN (p-ISSN) 和电子 ISSN (e-刊号))。

预测出版物是提交办公室的责任。预测应在 DMS 指示的截止日期前使用 gDoc 预测模块输入到 gDoc 中,并且应考虑相关预算周期预期的所有预计出版物。您预测的基础是在联合国出版物委员会计划中注册的出版物清单。

预测应包括以下要素:
文件类型:出版物
符号:输入符号,中间没有空格。应保留系列符号。先前发布的出版物的修改应通过母号的后缀(Rev.、Amend.、Corr. 等)反映出来。
标题:标题应对应于或密切反映在出版委员会计划中注册的内容。对已批准项目的更改或包含新标题只能通过您在出版委员会的部门代表来实施。对文本的修改,如草稿、预发版本、修订或修正,应反映在标题中(网络版本和出版物硬拷贝的封面、标题和注释页)。
授权:立法授权应来自联合国大会或经社理事会决议或政府间机构的请求。请在此处包括带有工作计划或报告的文件的符号,这些文件包含关于发布的决定,并在 MANDATE URL 框中提供指向该文件的 Web 链接。
提交信息:输入出版物正文负责人的联系信息。例如:作者或咨询人员。
机构信息:从gDoc 的下拉菜单中选择相应的联合国机构代码、首字母缩略词和标题。
出版物信息:输入出版委员会的项目编号和年份。有关详细信息,请参阅出版物委员会计划,网址为https://conferences.unite.un.org/gdoc2/App/Planning/publications
ISSN 和 EISSN 编号: 1 (如果相关):由 ISSN 国际中心 (IC) 网站发布,网址为https://portal.issn.org/ 。 ISSN 是特定于语言的。在http://www.issn.org/services/requesting-an-issn/上创建一个新的请求注册
• ISBN 和 EISBN 编号:由纽约联合国销售和营销科发布。见https://shop.un.org/user/login?destination=content/author-questionnaire 。使用您的 Unite ID 用户名和密码登录。
手稿页数/制作规格:列出标准页数、表格、照片等的总数。如果已知,请注明首选格式、尺寸、纸张类型、印刷颜色和封面规格。
如果只请求复制,请选择“PRINT ONLY*”。
语言:如果仅用于印刷,请使用“原始”栏并选择要提交的所有语言。如果是翻译,所选语言必须符合项目管理部门的批准和程序规则。在与 DMS 协商后,可以在有偿的基础上支持非强制性语言。
提交日期:应该是预期提交的(最接近)日期。
REQUESTED DATE :如果是“仅打印”,则应反映原始语言的请求日期。如果是“用于翻译”的出版物,请与 DMS 协调日期。
备注:如果出版物与会议有关,请反映开场或运送到会场的装运日期。如果请求 PAO 服务,请指出预计将实施的工作。如果需要交互式 PDF,请在备注框中注明。应在此处提供有关先前翻译文本的信息,包括对先前翻译文件符号的引用。如果发行日期灵活,也请在此处反映。

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1 ISSN 署名费用为 25-50 欧元。出版物的每种语言都有自己的 ISSN 编号。有关 ISSN 和 ISBN 的详细信息,请参见 ST/AI/189/Add.24,网址为:http://www.un.org/ga/search/view_doc.asp? symbol=ST/AI/189/Add.24&referer= /english/&Lang=E和 ISSN IC 网站http://www.issn.org/understanding-the-issn/what-is-an-issn/

准备

  1. 请参阅适用于 iSeek 上所有联合国秘书处办公室的联合国出版物政策手册,网址为https://iseek.un.org/system/files/policy_manual_rev1nov2019.pdf ,其中包含有关准备、内容、格式、版权和许可的详细信息联合国出版物。
  2. 确认您的出版物已在https://conferences.unite.un.org/gdoc2/App/Planning/publications上的联合国出版物计划中注册/包含。请注意与您的出版物对应的出版物计划参考编号。
  3. 如果共同出版和/或共同创作出版物,请与纽约联合国出版物委员会秘书处开始合同准备工作。联系方式,Irina Lumelsky 女士:[ lumelsky@un.org ]。
  4. 至少在计划提交前一个月,在在线门户网站https://shop.un.org/user/login?destination=content/author-questionnaire上填写纽约联合国销售和营销科的问卷。要登录,请使用您的 Unite ID 用户名和密码。
  5. 完成印象需求(DI) 表格(可通过您的办公室或 DMS/DCM 获得)并清除它。
  6. 获取 ISSN(如果是出版物系列)和 eISSN 编号(如果相关):ISSN 编号是特定语言的,由 ISSN 国际中心在https://portal.issn.org/发布。
  7. 要在http://www.issn.org/services/requesting-an-issn/创建一个新的请求注册。
  8. 提交前两周,将已通过的 DI 和联合国销售和市场营销科的回复通过电子邮件发送至 DMS 协调分部:[ coordination-sub-unit-dmu-dms-cpcs@un.org ]。
  9. 注意:同样的程序也适用于电子出版物。

提交

  1. 如果您的出版物已在 gDoc 中进行预测,请使用预测 ID 在 gDoc 中提交。如果没有预测,请在 gDoc 中创建一个提交,指明 Publications Board Program ID(见上文)并填写所有请求的参数。
  2. 上传到 FileDesk:(i) 清除 DI (ii) 封面 (iii) 准备打印最终文本的 WORD 文件(在一个可编辑文件中) (iv) ISBN 和 eISBN 的条形码 (v) 打印细节,例如颜色 ( vi) 完全标记的照片、图形、excel 支持文件(应与最终文本相对应)等,以及 (vii) 共同出版和共同创作、出版委员会的同意/和批准(如果相关)。

在安排处理之前,DMS 将验证您提交的以下内容:
符号:编号中没有间隙/空格;系列符号应该存在;以前发布的出版物的修改应标明后缀 - Rev.、Amend.、Corr. 等。
出版物名称:应该是(与)出版物委员会计划中的名称。应反映对文本的修改,例如草稿、预发版本、修订或修正。
原版总页数:包括封面页和扉页在内。
要求的完成日期:应对应于最后一个语言版本的发布(参见第 2 阶段)。
授权:承担发布决定的立法授权。
提交信息:查询、授权、认证官方信息。
预算:如果是预算外的,则应包括 DCM 发布的载有 UMOJA 编码块的成本估算。
器官信息:从gDoc 的下拉菜单中选择(如果可用)。
• 出版信息:出版委员会计划年份和编号。
• ISSN 和 eISSN 编号:如果由 iSSN 国际中心颁发
• ISBN 和 eISBN 编号:(如果适用)
• 手稿页:应该已经与印刷部门达成一致的生产规格。
• gDoc 中的说明:任何特殊说明,例如相关的会议/活动日期。对于需要翻译的出版物,接收翻译文本以进行审核的人员的电子邮件。如需交互式PDF,请在此注明。
• 语言:对于印刷版,请在“原始”栏中勾选要提交的所有语言。注意:超出授权的翻译语言将被视为预算外(在这种情况下,请联系 DMS)。

加工

出版物的处理分两个阶段完成:
(i) 发送原始语言版本进行处理/印刷,并且,
(ii) 语言版本的翻译工作开始。如果您希望并行执行这些阶段,请联系 DMS。

阶段1:

对于所有原始语言版本的处理:

  1. 您将从印刷部 (PS) 收到“Bon à tirer”(BAT) 以及您的出版物的可打印 PDF 版本。根据提交的数量和涉及的工作,此时间范围可能长达 4 周不等。
  2. 当您收到 BAT 时,请验证 PDF 中的格式元素。对布局进行有效更正,并在收到后 1 周内将已签名的 BAT 返回给 PS。 BAT 仅对布局更正有效。在此阶段不得对文本进行任何更正,在此阶段及之后将不会对文本进行任何更正。
  3. 当布局更改(如果有)得到确认后,您将收到另一个包含最终 PDF 文件的 BAT。一旦签名的 BAT 返回到 PS,您的出版物就会被送去印刷。
  4. 您的印刷出版物已交付到指定地址。如果出版物的印刷数量超过 3 箱,请在建筑管理处 ( Service des déménageurs ) 建立账户以便交付。

第二阶段:

如果出版物也被翻译成其他语言:

  1. 当您在上述第 1 阶段批准 BAT 后收到最终 PDF 版本时,请将 PDF 文件转换为 MS WORD 文件。
  2. 检查转换文件的一致性:这可能缺少章节或部分文本、标题和段落编号、所有脚注编号和其中的文本、被方块或问号替换的单词、表格、图表中的全文等。
  3. 完成后,通过gDoc提交最终的WORD文件;将其标记为“最终文本”。在 gDoc 中上传 PDF 版本,其中包含任何可能的参考资料和标记副本(如果之前已翻译)。
  4. DMS 将验证并将文件发送到所有翻译部门进行处理。
  5. 当翻译版本完成并提供 Word 格式时,您将通过电子邮件收到出版物的电子文件以供验证。您有 5 个工作日的时间来检查翻译的一致性。在此阶段,您可以直接联系相关翻译部门,讨论术语问题或文本的其他元素。现阶段不能对案文进行重大修改。这段时间之后,最终文本将被“注销”。
  6. 您将收到另一个 BAT,其中包含来自 PS 的可打印 PDF 语言版本。验证 PDF 中的布局元素。对布局进行有效更正,并在收到后 1 周内将已签名的 BAT 返回给 PS。在此阶段不应对文本进行任何更正,在此阶段/之后将不会对文本进行任何更正。一旦签名的 BAT 返回到 PS,您的出版物就会被送去印刷。
  7. 您的印刷出版物已交付到指定地址。如果出版物的印刷数量超过 3 箱,请在建筑管理处 ( Service des déménageurs ) 建立账户以便交付。

对于问题和疑问:
出版委员会秘书处 - Irina Lumelsky: lumelsky@un.org
DMS: dms-dcm@un.org
DMS 协调子单位: coordination-sub-unit-dmu-dms-cpcs@un.org
印刷: Genevapublishing@un.org

联合国日内瓦办事处印刷科 [ genevapublishing@un.org ] 应要求使用 InDesign、Adobe Illustrator 和 Photoshop 以正式语文制作出版物和材料,包括杂志、小册子和海报,并提供图形设计服务给作者和提交实体。此类服务的请求必须在gDoc中提交文件/出版物时指明。

印刷要求
要发起打印请求,请下载并填写“打印请求”表格并将其发送至 [ genevapublishing@un.org ]。

分配
在提交文件处理请求时,必须在gDoc中提供明确的信息,向分发部门指明要分发多少份副本以及分发给哪些机构和/或个人。对于常规预算文件,如果在任何后期需要额外分发,则必须通过 gDoc 单独提出处理请求。

通过gDoc提交后,报告和出版物将按照以下工作流程进行处理:
• DMS 根据商定的预测和时间安排(会前和 会期文件)。
• 文件/出版物被提交给DCM 语言服务处,以识别以前翻译过的文本(重复)并提供信息以协助翻译、编辑和桌面排版助理开展他们的工作。
• DCM 的评估、分析和监测部 (EAMS) 审查从语言服务处收到的数据并汇编数据,以便向管理层和成员国报告。
• DCM 的阿拉伯文、中文、英文、法文、俄文和西班牙文翻译部制作文件/出版物以供同步发布。
• 文件和出版物经过编辑和翻译后,由语言桌面出版单位进行格式化、审查和准备复制,并张贴在 ODS 上。
• DCM 生产和支持服务印刷部以印刷形式制作文件/出版物。
• DCM 生产和支持服务的分发部分确保根据初始 gDoc 提交中的请求分发文件/出版物。

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* 根据惯例,特定报告在提交前经过编辑,并与作者和提交部门密切协商;某些报告和出版物由作者/提交部门编辑并以编辑形式在 gDoc 中注册;其他出版物由于资源限制,进行了“轻度编辑”,包括在提交后交叉检查错误和适当的介绍(头版问题)。