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Instructions sur la planification, la soumission et le traitement de la documentation

La Division de la gestion des conférences (DCM) de l'Office des Nations Unies à Genève est responsable, par l'intermédiaire de la Section de la gestion des documents (DMS) du Service central de la planification et de la coordination (CPCS), de la planification, de la soumission et de la publication en temps voulu de la documentation du organes principaux de l'ONU et de leurs organes subsidiaires, en particulier le Conseil des droits de l'homme et les 10 organes créés en vertu d'instruments internationaux relatifs aux droits de l'homme, et d'autres organes intergouvernementaux, y compris les communications et les rapports soumis par les États Membres et les organisations non gouvernementales et les rapports et publications du Commission économique pour l'Europe et les institutions spécialisées de l'Organisation, notamment la Conférence des Nations Unies sur le commerce et le développement, grâce à l'utilisation des modules de prévision et de créneaux contenus dans le Système mondial de gestion de la documentation ( gDoc ) .

Dans le processus de documentation, il est entendu que : (a) La prévision est une projection de la soumission prévue de la documentation, effectuée en consultation entre les départements/entités soumissionnaires et le DMS ; et que (b)   Le créneau est un accord mutuel de la part de l'émetteur, de livrer la documentation pour traitement à une date précise et, de la part de DCM, de délivrer cette documentation à une date précise.

Dans ce processus, chaque année, en novembre et en mai, la DMS procède à un exercice de prévision, pour lequel les auteurs et les services émetteurs sont tenus de soumettre une liste de toute la documentation et des publications parlementaires prévues pour les réunions au cours des six mois suivants. À l'aide de ces données, DMS attribue des délais de soumission (dates de créneaux), garantissant ainsi la soumission et la délivrance en temps voulu de la documentation. En outre, le DMS établit des rapports trimestriels sur la conformité et est chargé d'assurer le contrôle et la limitation de la documentation et la distribution simultanée de tous les documents parlementaires [voir résolution 68/251 de l'Assemblée générale, par. 56 ].   Le texte provenant d'une autre source ou qui est une version révisée d'un document déjà émis ou la version finale d'un rapport soumis sous forme d'ébauche doit être identifié lors des demandes de prévision.

Le Système mondial de gestion de la documentation ( gDoc ), développé à l'Office des Nations Unies à Genève et introduit à Genève et au Siège des Nations Unies à New York en 2014, est une plateforme avancée pour la soumission, la gestion et le stockage de tous les documents et publications demandés pour circulation et distribution et une autre étape dans la réalisation de l'objectif consistant à fournir au personnel de l'Organisation un accès universel aux ressources en temps réel via Internet.

Pour une utilisation dans tous les lieux d'affectation, gDoc est un outil de gestion des dossiers qui permet une gestion globale intégrée, y compris l'échange de travail entre les lieux d'affectation, maximisant ainsi la capacité de l'ensemble du système des Nations Unies.

À l'aide de gDoc, les auteurs, les services émetteurs et le personnel de DCM peuvent, entre autres :
• Créer et enregistrer des documents, en liant les demandes de soumission aux prévisions convenues et aux données de créneaux.
• Accéder et sélectionner les sessions et les points de l'ordre du jour de l' organe ou de l'organisme concerné auquel la documentation est destinée, y compris   accès aux modèles de symboles .
• Indiquez la longueur des documents, les caractéristiques spéciales et la date de publication demandée.
• Spécifiez les lieux de distribution et le nombre de copies à distribuer.
• Voir les rapports et publications finalisés.
• Créer des rapports et générer des statistiques.

En coordination et en concertation avec les équipes DMS, qui contrôlent l'ensemble de la chaîne de traitement des documents, les auteurs et les services déposants peuvent également adapter leurs demandes et assurer le suivi de leurs rapports et publications.

Tous les documents parlementaires et toutes les publications de l'Organisation des Nations Unies sont publiés en réponse aux décisions prises par un organe délibérant de l'Organisation, le plus souvent le Conseil de sécurité, l'Assemblée générale, le Conseil économique et social ou le Conseil des droits de l'homme, y compris leurs organes subsidiaires , ainsi que par les organes intergouvernementaux et les institutions spécialisées de l'Organisation. L' importance de préciser le mandat dans chaque demande de production de documentation ne peut être surestimée.   L'Organisation et ses États membres, conscients des implications budgétaires de la production de documents, exigent un examen rigoureux de ces demandes lorsqu'elles sont soumises pour prévision.

La résolution, décision ou autre source narrative * régissant la délivrance de chaque document doit :
• Être identifié au moment où le document est soumis au DMS pour les prévisions et le créneau, c'est-à-dire avant la soumission au gDoc.
• Être défini dans la soumission gDoc .
• Être clairement indiqué dans son résumé et/ou son introduction.

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* Certains rapports annuels ou semestriels établis de longue date sont régis par des mandats permanents, qui peuvent être trouvés dans le règlement intérieur, les documents fondateurs ou le budget programme des entités législatives concernées.

Les documents et publications des Nations Unies sont publiés dans le style et le format standard adoptés par l'Organisation, comme indiqué dans le Manuel éditorial des Nations Unies en ligne .

Lors de la préparation des rapports et des publications, les offices et les représentants des États membres qui soumettent devraient :
• Utilisez les modèles présentés dans le Manuel de rédaction en ligne des Nations Unies .
• Adhérer étroitement, lors de la soumission des publications, aux directives présentées dans le Manuel des politiques des Nations Unies pour les publications.
• Respecter le style et le format des rapports connexes publiés par les Nations Unies, qui sont disponibles sur le système de documentation officielle (ODS) .
• Communiquez avec la Section d'édition du Service des langues, DCM , pour obtenir de l'aide pour la rédaction et la mise en page.

Avant la soumission du document, les auteurs sont fortement encouragés à adresser leurs questions ou préoccupations au personnel de DMS , qui est expérimenté et prêt à fournir une assistance.

En vue de la publication de rapports clairs et efficaces, il est rappelé aux auteurs/déposants que :
• Le Bureau de la gestion des ressources humaines (OHRM) propose un certain nombre de cours d'écriture destinés aux auteurs des Nations Unies, notamment un cours sur les « Principes de rédaction de rapports » et des ateliers sur les techniques d'écriture.
• Le Manuel de rédaction en ligne des Nations Unies contient un cours concis sur la rédaction de rapports intitulé « Écrire pour les Nations Unies ».
• Les services de la Section d'édition du Service linguistique, DCM , ainsi que les conseils et l'orientation du personnel de la Section de gestion des documents, DCM, sont facilement accessibles aux auteurs/départements auteurs.

Lors de la soumission de rapports pour traitement, les auteurs sont tenus d' identifier le texte qui a été tiré d'une autre source . Cela peut être fait en utilisant le suivi des modifications de Microsoft Word, le texte en gras et le barré ou en utilisant l'outil de commentaires dans Microsoft Word. Les documents ne doivent pas contenir de répétitions de textes déjà publiés ni de répétitions de textes avec seulement des modifications mineures.

Pré-session*
Documents parlementaires, préparés à la demande des organes et entités des Nations Unies et des organes intergouvernementaux en préparation des réunions prévues, c'est-à-dire les documents de présession, qui comprennent les ordres du jour provisoires, les programmes de travail, les rapports du Secrétariat, les rapporteurs spéciaux/titulaires de mandat et les groupes de travail et les communications des États membres et des organisations non gouvernementales, sont soumises pour prévisions et créneaux , et sont soumises dans gDoc , 10 semaines avant la date des réunions prévues. Les documents de pré-session sont publiés pour une distribution générale (indiquant qu'ils sont d'un intérêt large et continu) sur ODS.

Les documents de présession constituent la plus grande catégorie de documents produits.

En session*
Les documents parlementaires à examiner lors des réunions des organes et entités des Nations Unies et des organes intergouvernementaux, c'est -à-dire les documents de session , qui comprennent les projets de résolutions et de décisions, sont soumis à des fins de prévision et de traitement sur gDoc 3 semaines avant la date de la réunion. Ces documents, qui doivent être aussi courts que possible (3 300 mots) car ils doivent être traités au fur et à mesure de leur réception, dans des délais rapides, sont émis pour une diffusion limitée (c'est-à-dire sous forme de brouillons, qui peuvent être modifiés sous forme adoptée/finalisée) sur ODS. Les documents de session ne peuvent pas être reçus pour traitement le dernier jour d'une réunion, mais les documents dont le nombre de mots est limité peuvent être traités dans les 24 heures la veille de la clôture de la réunion.

Post-session*
Il est conseillé que les rapports finaux des réunions des organes et entités des Nations Unies et des organes intergouvernementaux, y compris les résolutions et décisions adoptées par ces entités, qui sont préparés après la clôture de la réunion, c'est-à-dire les documents d'après-session, soient soumis pour traitement non au plus tard deux semaines après la date de clôture. En fonction des ressources disponibles, et en consultation avec le DMS, les rapports finaux sont programmés pour être publiés en temps opportun dans la distribution générale.

* La soumission tardive d'un rapport nécessite : (a) une coordination avec le DMS ; et (b) l'inclusion d'une explication, à annexer au rapport sous forme de note de bas de page sur la page de couverture. Il convient de noter que la soumission rapide des rapports, bien qu'encouragée et bien accueillie, ne signifie pas qu'ils seront publiés plus tôt que prévu.

• Les documents soumis par le Secrétariat ne doivent pas dépasser 8 500 mots.
• Les documents soumis par les organes intergouvernementaux ou les rapporteurs spéciaux/titulaires de mandat du Conseil des droits de l'homme ne doivent pas dépasser 10 700 mots.
• Les États membres, qui peuvent soumettre des documents au-delà des limites mentionnées, sont encouragés à synthétiser autant que possible les informations, en tenant compte des ressources limitées de l'Organisation.

Pour les réunions des principaux organes des Nations Unies, de leurs organes subsidiaires et des organes intergouvernementaux :
• Les ordres du jour provisoires doivent être remis 10 semaines avant l'ouverture de la réunion, pour distribution 8 semaines avant la réunion.*
• Tous les autres documents à traduire doivent être soumis 10 semaines avant la réunion, pour distribution 6 semaines avant la réunion.*
• Les documents qui ne nécessitent pas de traduction doivent être soumis 2 semaines avant la réunion.
• Les documents qui ne respectent pas les délais ci-dessus feront l'objet d'un créneau horaire négocié avec DMS [ UN_Docs_Submission @un.org ].

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*Sauf si un modèle alternatif, par exemple, soumission 8 semaines avant l'ouverture de la réunion pour diffusion 4 semaines avant la réunion, a été adopté par l'instance concernée.

Conformément aux instructions énoncées dans le Manuel de rédaction en ligne des Nations Unies et dans la directive éditoriale sur les « Normes de préparation et de soumission des documents des Nations Unies » [ ST/CS/SER.A/44/Rev.1 ], qui doivent être suivies de près lors de la soumission de la documentation, les auteurs et les départements soumissionnaires sont informés :
• Pour soumettre leurs rapports par voie électronique.
• Pour préparer et soumettre leurs rapports entièrement dans Microsoft Word, en Times New Roman 10 points, en utilisant des majuscules initiales, et non des majuscules, pour les titres, sous-titres, titres et sous-titres.
• Ne pas inclure de fichiers PDF, de fichiers Excel ou de présentations PowerPoint. Les tableaux créés dans Excel doivent être convertis en Microsoft Word et importés dans le texte avant la soumission.
• Inclure un résumé sur la page de couverture et des conclusions et/ou recommandations consolidées dans la dernière section en caractères gras.
• Ne pas inclure de table des matières pour les rapports de longueur standard émanant du Secrétariat de l'ONU (8 500 mots), mais, sur demande, indiquer uniquement les numéros de page, en éliminant les numéros de paragraphe. (Cela ne s'applique pas aux publications des Nations Unies, dont le format est expliqué dans le Manuel des politiques des Nations Unies pour les publications.)
• Soumettre du matériel graphique sous forme numérique dans un format pouvant être importé par Microsoft Word.* Le texte pertinent à un graphique doit être placé à l'extérieur du graphique pour en faciliter le traitement.
• Utiliser la fonction d'en-tête/pied de page de Microsoft Word pour indiquer les numéros de page. Aucun document ne doit être soumis sans numéros de page ou avec des numéros de page insérés à la main.
• S'assurer que, si un texte est une version révisée d'un document publié précédemment ou la version finale d'un rapport déjà soumis sous forme de brouillon , tous les changements sont clairement indiqués à l'aide du suivi des modifications de Microsoft Word ou de l'outil de commentaires ou en texte gras et barré .

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*Le matériel graphique qui n'est pas converti en Microsoft Word peut ne pas être visible dans la version électronique finale du document sur ODS.

A l'étape finale de la chaîne de traitement, le Service Production et Support, DCM, délivre des rapports et des publications sous forme imprimée. Le Manuel des politiques des Nations Unies pour les publications fournit des informations actualisées et détaillées concernant la préparation, le contenu, le format, les droits d'auteur et les licences des publications pour les auteurs et les départements auteurs [ print@unog.ch ].

Lors de la soumission de demandes de traitement de documents destinés à être publiés en tant que publication des Nations Unies destinée à la vente, il est rappelé aux auteurs et aux bureaux de soumission à Genève la nécessité de communiquer directement avec le DMS concernant l'attribution des numéros de publication des Nations Unies destinés à la vente, qui sont fournis par le Service des ventes et marketing du Département des communications mondiales au Siège de l'ONU à New York. Toutes les demandes de numéros de vente doivent être faites via DMS à l'Office des Nations Unies à Genève .

En plus de se voir attribuer un numéro de vente des Nations Unies, un numéro international normalisé du livre (ISBN), un identifiant de livre numérique unique à 13 chiffres utilisé pour les publications de vente à l'intérieur et à l'extérieur des Nations Unies, doit être obtenu par l'entité soumettant. Un numéro de série international normalisé (ISSN), un numéro unique à 8 chiffres utilisé pour identifier les publications périodiques telles que les magazines, est attribué aux publications entrant dans cette catégorie. Ce numéro est attribué par les Nations Unies.

Dans le cas où un périodique est publié avec le même contenu dans deux médias différents ou plus, par exemple des médias imprimés et électroniques, un ISSN différent est utilisé pour chaque publication (par exemple, un ISSN imprimé (p-ISSN) et un ISSN électronique (e- ISSN)).

La prévision des publications relève de la responsabilité du bureau déposant. Les prévisions doivent être saisies dans gDoc à l'aide du module gDoc Forecasting dans les délais indiqués par DMS et doivent tenir compte de toutes les publications prévisionnelles prévues pour le cycle budgétaire concerné. La base de vos prévisions est la liste des publications inscrites au programme du Conseil des publications de l'ONU.

Les prévisions doivent inclure les éléments suivants :
TYPE DE DOCUMENTATION : Publication
SYMBOLE : Entrez le symbole sans espace entre les deux. Les symboles de série doivent être conservés. Les modifications de publications antérieures doivent être reflétées par un suffixe (Rev., Amend., Corr., etc.) au symbole parent.
TITRE : Le titre doit correspondre ou refléter fidèlement ce qui a été enregistré dans le programme du Comité des publications. Les changements apportés aux éléments approuvés ou l'inclusion de nouveaux titres ne peuvent être mis en œuvre que par l'intermédiaire de votre représentant du Département au sein du Comité des publications. Les modifications apportées au texte telles que le brouillon, la version préliminaire, la révision ou l'amendement doivent être reflétées dans le titre (à la fois sur les versions Web et sur les pages de couverture, de titre et de note de la copie papier des publications).
MANDAT : Le mandat législatif doit émaner d'une résolution de l'Assemblée générale des Nations Unies ou de l'ECOSOC ou d'une demande d'un organe intergouvernemental. Veuillez inclure ici le symbole du document avec le programme de travail ou le rapport qui porte la décision sur la publication avec un lien Web vers le document dans la zone URL MANDAT.
INFORMATIONS DE SOUMISSION : Entrez les coordonnées de la personne responsable du texte de la publication. Exemple : l'auteur ou le consultant.
INFORMATIONS SUR L'ORGANE : Choisissez le code, l'acronyme et le titre de l'organe de l'ONU correspondant dans le menu déroulant de gDoc.
INFORMATIONS SUR LA PUBLICATION : Inscrire au Bureau des publications le numéro de référence du programme et l'année. Pour plus d'informations, consultez le programme du Conseil des publications sur https://conferences.unite.un.org/gdoc2/App/Planning/publications
NUMÉROS ISSN ET EISSN : 1 (le cas échéant) : émis par le site Web du Centre international de l'ISSN (IC) à l' adresse https://portal.issn.org/ . L'ISSN est spécifique à la langue. Pour créer une nouvelle demande, inscrivez-vous sur http://www.issn.org/services/requesting-an-issn/
• NUMÉROS ISBN ET EISBN : émis par la section des ventes et du marketing des Nations Unies à New York. Voir https://shop.un.org/user/login?destination=content/author-questionnaire . Connectez-vous en utilisant votre nom d'utilisateur et votre mot de passe Unite ID.
PAGES DE MANUSCRIT/SPÉCIFICATIONS DE PRODUCTION : Énumérez le nombre total de pages standard, de tableaux, de photos, etc. Si vous le connaissez, notez le format préféré, la taille, le type de papier, les couleurs d'impression et les spécifications de couverture.
Sélectionnez « PRINT ONLY* » en cas de demande de reproduction uniquement.
LANGUES : Si pour impression seulement, utilisez la colonne « Original » et sélectionnez toutes les langues à soumettre. S'il s'agit de traduction, les langues sélectionnées doivent être conformes à l'approbation de votre service de gestion de programme et aux règles de procédure. Les langues non obligatoires peuvent être prises en charge sur une base remboursable après consultation avec DMS.
DATE DE SOUMISSION : Doit être la date (la plus proche) de la soumission prévue.
DATE DEMANDÉE : Si pour « impression uniquement », la date demandée pour la langue d'origine doit être indiquée. En cas de publications « à traduire », veuillez coordonner les dates avec DMS.
REMARQUES : si la publication est liée à la réunion, indiquez les dates d'ouverture ou d'expédition pour le transport vers le lieu. Si le service PAO est demandé, indiquez quels travaux devraient être mis en œuvre. Si un PDF interactif est requis, indiquez-le dans la case Remarques. Les informations sur le(s) texte(s) précédemment traduit(s), y compris les références aux symboles des documents précédemment traduits, doivent être fournies ici. Si la date d'émission est flexible, veuillez également l'indiquer ici.

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1 Les attributions ISSN coûtent entre 25 et 50 euros. Chaque langue d'une publication a son propre numéro ISSN. Des informations détaillées sur les ISSN et les ISBN peuvent être trouvées dans ST/AI/189/Add.24 à http://www.un.org/ga/search/view_doc.asp?symbol=ST/AI/189/Add.24&referer= /english/&Lang=E et sur le site Web ISSN IC à http://www.issn.org/understanding-the-issn/what-is-an-issn/

PRÉPARATION

  1. Reportez-vous au Manuel des politiques des Nations Unies pour les publications qui s'appliquent à tous les bureaux du Secrétariat des Nations Unies sur iSeek à https://iseek.un.org/system/files/policy_manual_rev1nov2019.pdf contenant des informations détaillées sur la préparation, le contenu, le format, le droit d'auteur et les licences des publications de l'ONU.
  2. Vérifiez que votre publication est enregistrée/contenue dans le Programme des publications des Nations Unies sur https://conferences.unite.un.org/gdoc2/App/Planning/publications . Notez le numéro de référence du programme de publications correspondant à votre publication.
  3. En cas de coédition et/ou de co-rédaction d'une publication, initier la préparation du contrat avec le Secrétariat du Conseil des publications des Nations Unies, New York. Contact, Mme Irina Lumelsky : [ lumelsky@un.org ].
  4. Au moins un mois avant la soumission prévue, remplissez le questionnaire pour la section des ventes et du marketing des Nations Unies à New York sur le portail en ligne https://shop.un.org/user/login?destination=content/author-questionnaire . Pour vous connecter, utilisez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe Unite ID.
  5. Remplissez le formulaire Demande d'impression (DI) (disponible auprès de votre bureau ou DMS/DCM) et validez-le.
  6. Obtenez les numéros ISSN (si série de publications) et eISSN (le cas échéant) : les numéros ISSN sont spécifiques à la langue et émis par le Centre international de l'ISSN à l' adresse https://portal.issn.org/ .
  7. Pour créer une nouvelle demande, inscrivez-vous sur http://www.issn.org/services/requesting-an-issn/ .
  8. Deux semaines avant la soumission, envoyez par e-mail le DI autorisé et la réponse de la Section des ventes et du marketing des Nations Unies à la sous-unité de coordination du DMS : [ coordination-sub-unit-dmu-dms-cpcs@un.org ].
  9. Remarque : la même procédure s'applique également aux publications uniquement électroniques.

SOUMISSION

  1. Si votre publication a été prévue dans gDoc, utilisez l'ID de prévision pour la soumission dans gDoc. S'il n'y a pas de prévision, créez une soumission dans gDoc indiquant l'ID du programme du Conseil des publications (voir ci-dessus) et remplissez tous les paramètres demandés.
  2. Télécharger sur le FileDesk : (i) DI effacé (ii) Page de couverture (iii) Fichier WORD avec texte FINAL prêt à imprimer (dans un fichier modifiable) (iv) Codes à barres pour ISBN et eISBN (v) Spécifications d'impression telles que les couleurs ( vi) photos entièrement étiquetées, graphiques, fichiers de support Excel (devant correspondre au texte final), etc. et (vii) coédition et co-rédaction, accord/et approbation du Comité des publications si pertinent.

DMS VÉRIFIERA LES ÉLÉMENTS SUIVANTS DANS VOTRE SOUMISSION AVANT DE PROGRAMMER SON TRAITEMENT :
Symbole : pas de blancs/espaces dans la numérotation ; les symboles de série doivent exister ; les modifications de publications antérieures doivent indiquer un suffixe - Rev., Amend., Corr., etc.
Titre de la publication : doit être (correspondre étroitement au) titre dans le programme du Comité des publications. Les modifications du texte telles que brouillon, version préliminaire, révision ou amendement doivent être reflétées.
Nombre total de pages originales : inclure les pages de couverture et de titre dans le décompte.
Date d'achèvement demandée : doit correspondre à la délivrance de la dernière version linguistique (voir étape 2).
Mandat : le mandat législatif qui porte la décision de publication.
Soumettre des informations : consulter, autoriser et certifier les informations de l'agent.
Budget : s'il s'agit d'un budget extrabudgétaire, une estimation des coûts émise par le DCM portant le bloc de codage UMOJA doit être incluse.
Informations sur l'organe : choisissez dans le menu déroulant de gDoc (si disponible).
• Informations sur la publication : année du programme de la Commission des publications et numéro d'identification.
• Numéros ISSN et eISSN : s'ils sont émis par le centre international iSSN
• Numéros ISBN et eISBN : (le cas échéant)
• Pages manuscrites : spécifications de production qui doivent déjà avoir été convenues avec la Section d'impression.
• Instructions dans gDoc : toutes les instructions spéciales telles que les dates de réunions/événements connexes. Pour les publications à traduire, e-mails des personnes devant recevoir le(s) texte(s) traduit(s) pour autorisation. Si un PDF interactif est requis, veuillez l'indiquer ici.
• Langues : pour l'impression uniquement, cochez toutes les langues à soumettre dans la colonne "Original". Remarque : les langues de traduction non autorisées seront considérées comme extrabudgétaires (auquel cas, veuillez contacter DMS).

EN TRAITEMENT

Le traitement des publications se fait en deux temps :
(i) la version en langue originale est envoyée pour traitement/impression et,
(ii) les travaux de traduction des versions linguistiques commencent. Si vous souhaitez que les étapes soient réalisées en parallèle, merci de contacter DMS.

ÉTAPE 1:

POUR LE TRAITEMENT DE TOUTES LES VERSIONS LINGUISTIQUES D'ORIGINE :

  1. Vous recevrez le "Bon à tirer" (BAT) avec une version PDF prête à imprimer de votre publication de la Section de l'impression (PS). Selon le volume de soumission et le travail requis, ce délai peut varier jusqu'à 4 semaines.
  2. Lorsque vous recevez le BAT, vérifiez les éléments de mise en forme dans le PDF. Apportez des corrections valables à la mise en page et renvoyez le BAT signé à PS dans la semaine suivant sa réception. Le BAT est valable uniquement pour la correction de la mise en page. Aucune correction au texte ne doit être apportée à ce stade et aucune correction au texte ne sera apportée à ce stade et au-delà.
  3. Lorsque les changements de mise en page (le cas échéant) ont été confirmés, vous recevrez un autre BAT avec un fichier PDF final. Dès que le BAT signé est retourné à PS, votre publication est envoyée pour impression.
  4. Votre publication imprimée est livrée à l'adresse indiquée. Dans le cas où les quantités imprimées de publications dépassent 3 cartons, établir un compte avec le Service des déménageurs pour la livraison.

ÉTAPE 2 :

SI LA PUBLICATION EST ÉGALEMENT À TRADUIRE DANS D'AUTRES LANGUES :

  1. Lorsque vous recevez la version PDF finale suite à votre approbation de BAT à l'étape 1 décrite ci-dessus, convertissez le fichier PDF en fichier MS WORD.
  2. Vérifiez la cohérence des fichiers convertis : il peut s'agir de chapitres ou de parties de texte manquants, de numéros de titre et de paragraphe, de tous les numéros et textes des notes de bas de page, de mots remplacés par des carrés ou des points d'interrogation, du texte intégral dans les tableaux, les graphiques, etc.
  3. Une fois terminé, soumettez le fichier WORD final via gDoc ; étiquetez-le comme "Texte final". Téléchargez la version PDF dans gDoc avec toutes les références possibles et une copie annotée (si elle a déjà été traduite).
  4. DMS vérifiera et enverra les fichiers à toutes les sections de traduction pour traitement.
  5. Lorsque les versions traduites seront complètes et disponibles en format Word, vous recevrez par courriel les fichiers électroniques des publications pour vérification. Vous disposez de 5 jours ouvrés pour vérifier la cohérence de la traduction. À ce stade, vous pouvez contacter directement les sections de traduction concernées pour discuter de problèmes de terminologie ou d'autres éléments du texte. Aucune modification majeure du texte ne peut être apportée à ce stade. Passé ce délai, le texte final sera « déconnecté ».
  6. Vous recevrez un autre BAT avec une version PDF prête à imprimer des langues de PS. Vérifiez les éléments de mise en page dans le PDF. Apportez des corrections valables à la mise en page et renvoyez le BAT signé à PS dans la semaine suivant sa réception. Aucune correction au texte ne doit être apportée à ce stade et aucune correction au texte ne sera apportée à/au-delà de ce stade. Dès que le BAT signé est retourné à PS, votre publication est envoyée pour impression.
  7. Votre publication imprimée est livrée à l'adresse indiquée. Dans le cas où les quantités imprimées de publications dépassent 3 cartons, établir un compte avec le Service des déménageurs pour la livraison.

POUR LES QUESTIONS ET RENSEIGNEMENTS :
Secrétariat du Conseil des publications - Irina Lumelsky : lumelsky@un.org
DMS : dms-dcm@un.org
Sous-unité de coordination DMS : coordination-sub-unit-dmu-dms-cpcs@un.org
Impression : Genevapublishing@un.org

La Section de l'impression de l'Office des Nations Unies à Genève [ genevapublishing@un.org ] produit des publications et du matériel, y compris des magazines, des brochures et des affiches, dans les langues officielles, sur demande, en utilisant InDesign, Adobe Illustrator et Photoshop, et fournit des services de conception graphique aux auteurs et entités soumissionnaires. Les demandes de tels services doivent être indiquées au moment de la soumission des documents/publications dans gDoc .

Demande d'impression
Pour initier une demande d'impression, téléchargez et remplissez le formulaire « Demande d'impression » et envoyez-le à [ genevapublishing@un.org ].

Distribution
Lors de la soumission d'une demande de traitement de documents, des informations claires doivent être fournies dans gDoc , indiquant à la Section de distribution combien de copies doivent être distribuées et à quels organismes et/ou personnes. Dans le cas de la documentation du budget ordinaire, si, à un stade ultérieur, une distribution supplémentaire est nécessaire, une demande distincte doit être faite pour le traitement via gDoc.

Une fois soumis via gDoc , les rapports et les publications sont traités selon le flux de travail ci-dessous :
• DMS examine et vérifie les mandats, la durée, la présentation et la date de publication demandée pour les documents/publications soumis via gDoc, conformément, le cas échéant, aux prévisions négociées et au calendrier de créneaux (pour la pré-session et   documents de session ).
• Les documents/publications sont soumis au Service des langues, DCM, afin d'identifier les textes précédemment traduits (reprise) et de fournir des informations pour aider les traducteurs, éditeurs et assistants d'éditique dans l'exécution de leur travail.
• La section d'évaluation, d'analyse et de suivi (EAMS) de DCM examine les données reçues du service linguistique et compile les données aux fins de rapport à la direction et aux États membres.
• Les sections de traduction arabe, chinois, anglais, français, russe et espagnol de DCM produisent les documents/publications pour publication simultanée.
• Une fois édités et traduits, les documents et publications sont formatés, révisés et préparés pour être reproduits par les unités linguistiques de publication assistée par ordinateur, et affichés sur ODS.
• La Section Impression du Service Production et Support, DCM, produit les documents/publications sous forme imprimée.
• La Section Distribution du Service Production et Support, DCM, assure la distribution des documents/publications selon la demande formulée dans la soumission initiale du gDoc.

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* Conformément à la pratique établie, des rapports spécifiques sont édités avant soumission, en étroite concertation avec les auteurs et les services soumissionnaires ; certains rapports et publications sont édités par les auteurs/services émetteurs et enregistrés dans gDoc sous forme éditée ; d'autres publications, en raison de contraintes de ressources, font l'objet d'une « édition légère », y compris une vérification croisée des erreurs et une présentation correcte (articles en première page) après la soumission.

Site Web de la Division de la gestion des conférences (DCM)
https://iseek.un.org/gva/division-conference-management

Manuel éditorial des Nations Unies en ligne
http://dd.dgacm.org/editorialmanual

Base de données terminologique des Nations Unies
http://untermportal.un.org/portal/welcome

Système de documents officiels
http://documents.un.org