تجاوز إلى المحتوى الرئيسي
Palais des Nations_Spring

تعليمات بشأن تخطيط وتقديم ومعالجة الوثائق

شعبة إدارة المؤتمرات (DCM) في مكتب الأمم المتحدة في جنيف مسؤولة ، من خلال قسم إدارة الوثائق (DMS) التابع لدائرة التخطيط المركزي والتنسيق (CPCS) ، عن جدولة الوثائق وتقديمها وإصدارها في الوقت المناسب. الأجهزة الرئيسية للأمم المتحدة وهيئاتها الفرعية ، ولا سيما مجلس حقوق الإنسان والهيئات العشر المنشأة بموجب معاهدات حقوق الإنسان ، والهيئات الحكومية الدولية الأخرى ، بما في ذلك الرسائل والتقارير المقدمة من الدول الأعضاء والمنظمات غير الحكومية وتقارير ومنشورات اللجنة الاقتصادية لأوروبا والوكالات المتخصصة التابعة للمنظمة ، ولا سيما مؤتمر الأمم المتحدة للتجارة والتنمية ، من خلال استخدام وحدات التنبؤ والفترات الزمنية الواردة في النظام العالمي لإدارة الوثائق ( gDoc ).

في عملية التوثيق ، من المفهوم أن: (أ) التنبؤ هو إسقاط للتقديم المتوقع للوثائق ، يتم تنفيذه بالتشاور بين الإدارات / الكيانات المقدمة و DMS ؛ وذلك (ب)   الشق الزمني هو اتفاق متبادل من جانب مقدم الطلب ، لتسليم الوثائق للمعالجة بحلول تاريخ محدد ، ومن جانب DCM ، لإصدار هذه الوثائق في تاريخ محدد.

في هذه العملية ، في كل عام ، في نوفمبر ومايو ، تجري إدارة الخدمات الطبية تمرينًا للتنبؤ ، حيث يُطلب من المؤلفين والإدارات المقدمة لتقديم قائمة بجميع الوثائق والمنشورات البرلمانية المتوقعة للاجتماعات خلال الأشهر الستة التالية. باستخدام هذه البيانات ، يحدد نظام إدارة الوثائق (DMS) المواعيد النهائية للتقديم (مواعيد الفترات الزمنية) ، وبالتالي ضمان تقديم وإصدار الوثائق في الوقت المناسب. بالإضافة إلى ذلك ، يقوم قسم إدارة الوثائق (DMS) بتجميع تقارير عن الامتثال على أساس ربع سنوي وهو مسؤول عن ضمان مراقبة الوثائق والحد منها والتوزيع المتزامن لجميع وثائق الهيئات التداولية [انظر قرار الجمعية العامة 68/251 ، الفقرة. 56 ].   يجب تحديد النص المأخوذ من مصدر آخر أو نسخة منقحة من مستند تم إصداره مسبقًا أو النسخة النهائية لتقرير مقدم في شكل مسودة عند تقديم الطلبات للتنبؤ.

يعد النظام العالمي لإدارة الوثائق ( gDoc ) ، الذي تم تطويره في مكتب الأمم المتحدة في جنيف ، وتم إدخاله في جنيف ومقر الأمم المتحدة في نيويورك في عام 2014 ، منبرًا متقدمًا لتقديم وإدارة وتخزين جميع الوثائق والمنشورات المطلوبة. التداول والتوزيع وخطوة أخرى في دفع الهدف المتمثل في تزويد موظفي المنظمة بوصول شامل إلى الموارد في الوقت الحقيقي عبر الإنترنت.

للاستخدام في جميع مراكز العمل ، يعد gDoc أداة لإدارة السجلات تتيح الإدارة الكلية المتكاملة ، بما في ذلك تبادل العمل بين مراكز العمل ، وبالتالي تعظيم قدرة منظومة الأمم المتحدة بأكملها.

باستخدام gDoc والمؤلفين والإدارات المقدمة وموظفي DCM ، من بين أمور أخرى:
• إنشاء المستندات وتسجيلها ، وربط طلبات التقديم بالتنبؤات المتفق عليها وبيانات الفترات الزمنية.
• الوصول واختيار الجلسات وبنود جدول الأعمال للجهاز أو الهيئة ذات الصلة التي تستهدفها الوثائق ، بما في ذلك   الوصول إلى أنماط الرموز .
• حدد طول المستندات والميزات الخاصة والتاريخ المطلوب للإصدار.
• تحديد مواقع التوزيع وعدد النسخ المراد توزيعها.
• عرض التقارير النهائية والمنشورات.
• إنشاء التقارير وإنشاء الإحصائيات.

بالتنسيق والتشاور مع موظفي DMS ، الذين يراقبون سلسلة معالجة المستندات بأكملها ، يمكن للمؤلفين والإدارات المقدمة أيضًا تخصيص طلباتهم وتتبع تقاريرهم ومنشوراتهم.

تصدر جميع وثائق الهيئات التداولية وجميع منشورات الأمم المتحدة استجابة للقرارات التي تتخذها هيئة تشريعية للمنظمة ، وهي في الغالب مجلس الأمن أو الجمعية العامة أو المجلس الاقتصادي والاجتماعي أو مجلس حقوق الإنسان ، بما في ذلك هيئاتها الفرعية وكذلك الهيئات الحكومية الدولية والوكالات المتخصصة التابعة للمنظمة. لا يمكن المبالغة في أهمية تحديد التفويض في كل طلب لإنتاج الوثائق.   إن المنظمة والدول الأعضاء فيها ، التي تدرك الآثار المترتبة في الميزانية على إنتاج الوثائق ، تتطلب تمحيصًا صارمًا لهذه الطلبات عند تقديمها للتنبؤ.

يجب أن يكون القرار الإلزامي أو القرار أو أي مصدر سردي آخر * يحكم إصدار كل وثيقة:
• أن يتم تحديده في الوقت الذي يتم فيه تقديم المستند إلى DMS للتنبؤ والفترات الزمنية ، أي قبل تقديمها إلى gDoc.
• أن تكون محددة في تقديم gDoc .
• أن تكون مذكورة بوضوح في الملخص و / أو المقدمة.

___________________________________________________

* تخضع بعض التقارير السنوية أو نصف السنوية التي طال أمدها إلى التفويضات الدائمة ، والتي يمكن العثور عليها في النظام الداخلي أو الأوراق التأسيسية أو الميزانية البرنامجية للكيانات التشريعية المعنية.

تصدر وثائق ومنشورات الأمم المتحدة بالأسلوب والشكل القياسي الذي تعتمده المنظمة ، على النحو المبين في دليل الأمم المتحدة التحريري على الإنترنت .

عند إعداد التقارير والمنشورات ، ينبغي للمكاتب المقدمة وممثلي الدول الأعضاء:
• استخدم النماذج المبينة في دليل التحرير على الإنترنت للأمم المتحدة .
• التقيد بشكل وثيق ، عند تقديم المنشورات ، بالمبادئ التوجيهية الواردة في دليل سياسة الأمم المتحدة للمنشورات.
• اتبع أسلوب وشكل التقارير ذات الصلة الصادرة عن الأمم المتحدة والمتاحة في نظام الوثائق الرسمية (ODS) .
• اتصل بقسم التحرير في خدمة اللغات ، DCM ، للمساعدة في الصياغة والتنسيق.

قبل تقديم الوثيقة ، نشجع المؤلفين بشدة على توجيه الأسئلة أو المخاوف إلى موظفي DMS ، الذين يتمتعون بالخبرة والاستعداد لتقديم المساعدة.

بهدف إصدار تقارير واضحة وفعالة ، يتم تذكير المؤلفين / المقدمين بما يلي:
• يقدم مكتب إدارة الموارد البشرية (OHRM) عددًا من دورات الكتابة المصممة للمؤلفين في الأمم المتحدة ، بما في ذلك دورة حول "مبادئ كتابة التقارير" وورش عمل حول مهارات الكتابة.
• يحتوي دليل التحرير على الإنترنت الصادر عن الأمم المتحدة على دورة موجزة عن كتابة التقارير بعنوان "الكتابة للأمم المتحدة".
• خدمات قسم التحرير في دائرة اللغات ، DCM ، والمشورة والتوجيه من موظفي قسم إدارة الوثائق ، DCM ، متاحة بسهولة للمؤلفين / الإدارات المقدمة.

عند تقديم التقارير للمعالجة ، يتعين على المؤلفين تحديد النص المأخوذ من مصدر آخر . يمكن القيام بذلك من خلال استخدام Microsoft Word لتعقب التغييرات والنص الغامق والخط أو باستخدام أداة التعليقات في Microsoft Word. يجب ألا تحتوي المستندات على تكرار للنصوص المنشورة بالفعل أو تكرار النصوص مع إجراء تغييرات طفيفة فقط.

ما قبل الجلسة *
الوثائق البرلمانية ، التي يتم إعدادها بناءً على طلب هيئات الأمم المتحدة وكياناتها والهيئات الحكومية الدولية استعدادًا للاجتماعات المقررة ، أي وثائق ما قبل الدورة ، والتي تشمل جداول الأعمال المؤقتة وبرامج العمل وتقارير الأمانة العامة والمقررين الخاصين / المكلفين بولايات والأفرقة العاملة والبلاغات الواردة من الدول الأعضاء والمنظمات غير الحكومية ، للتنبؤ بها وتحديد مواعيدها ، وتقدم في gDoc ، قبل 10 أسابيع من تاريخ الاجتماعات المقررة. تصدر وثائق ما قبل الدورة للتوزيع العام (مع الإشارة إلى أنها تحظى باهتمام واسع ومتواصل) في نظام الوثائق الرسمية.

تشكل وثائق ما قبل الدورة أكبر فئة منتجة من الوثائق.

في جلسة*
الوثائق البرلمانية للنظر فيها أثناء اجتماعات هيئات الأمم المتحدة وكياناتها والهيئات الحكومية الدولية ، أي الوثائق أثناء الدورة ، والتي تتضمن مشاريع قرارات ومقررات ، تُقدم لأغراض التنبؤ والمعالجة في gDoc قبل 3 أسابيع من تاريخ الاجتماع. هذه المستندات ، التي يجب أن تكون مختصرة قدر الإمكان (3300 كلمة) حيث يجب معالجتها عند استلامها ، في حالة تحول سريع ، يتم إصدارها للتوزيع المحدود (أي كمسودات ، والتي يمكن تغييرها في الشكل المعتمد / النهائي) على نظام الوثائق الرسمية. لا يمكن استلام المستندات أثناء الجلسة للمعالجة في اليوم الأخير من الاجتماع ، ولكن يمكن معالجة المستندات في حدود عدد الكلمات في غضون 24 ساعة في اليوم السابق لإغلاق الاجتماع.

بعد الجلسة *
يُنصح بأن التقارير النهائية لاجتماعات هيئات الأمم المتحدة وكياناتها والهيئات الحكومية الدولية ، بما في ذلك القرارات والمقررات التي تتخذها هذه الكيانات ، والتي يتم إعدادها بعد اختتام الاجتماع ، أي وثائق ما بعد الدورة ، تُقدم للتجهيز لا. بعد أسبوعين من تاريخ الإغلاق. اعتمادًا على الموارد المتاحة ، وبالتشاور مع إدارة إدارة الوجهات السياحية ، يتم جدولة التقارير النهائية لإصدارها في الوقت المناسب وبتوزيع عام.

* يتطلب التقديم المتأخر للتقرير ما يلي: (أ) التنسيق مع إدارة الخدمات السياحية ؛ و (ب) إدراج شرح يرفق بالتقرير كحاشية في صفحة الغلاف. وتجدر الإشارة إلى أن التقديم المبكر للتقارير ، على الرغم من التشجيع والترحيب به ، لا يعني أنه سيتم إصدارها قبل الموعد المحدد.

• يجب ألا تتجاوز الوثائق المقدمة من قبل الأمانة 8500 كلمة.
• يجب ألا تتجاوز الوثائق المقدمة من الهيئات الحكومية الدولية أو المقررين الخاصين / المكلفين بولايات في مجلس حقوق الإنسان 10700 كلمة.
• يتم تشجيع الدول الأعضاء ، التي قد تقدم وثائق فوق الحدود المذكورة ، على تجميع المعلومات قدر الإمكان ، مع مراعاة الموارد المحدودة للمنظمة.

بالنسبة لاجتماعات الأجهزة الرئيسية للأمم المتحدة وهيئاتها الفرعية والهيئات الحكومية الدولية:
• يجب تقديم جداول الأعمال المؤقتة قبل 10 أسابيع من افتتاح الاجتماع ، لتوزيعها قبل 8 أسابيع من الاجتماع. *
• يجب تقديم جميع المواد الأخرى للترجمة قبل الاجتماع بعشرة أسابيع ، لتوزيعها قبل الاجتماع بستة أسابيع. *
• يجب تقديم المواد التي لا تتطلب ترجمة قبل أسبوعين من الاجتماع.
• المواد التي لا تفي بالمواعيد النهائية المذكورة أعلاه ستخضع للتفاوض في وقت متأخر مع DMS [ UN_Docs_Submission @ un.org].

___________________________________________________

* ما لم يتم اعتماد نمط بديل ، على سبيل المثال ، التقديم قبل 8 أسابيع من افتتاح الاجتماع للتوزيع قبل 4 أسابيع من الاجتماع ، تم اعتماده من قبل الهيئة المعنية.

وفقا للتعليمات الواردة في دليل التحرير للأمم المتحدة على الإنترنت وفي التوجيه التحريري بشأن "معايير إعداد وتقديم وثائق الأمم المتحدة" [ ST / CS / SER.A / 44 / Rev.1 ] ، التي ينبغي يجب اتباعها عن كثب عند تقديم الوثائق ، ويتم توجيه المؤلفين والأقسام المقدمة:
• تقديم تقاريرهم إلكترونياً.
• لإعداد وتقديم تقاريرهم بالكامل في Microsoft Word ، في 10 نقاط Times New Roman ، باستخدام الأحرف الاستهلالية الأولية ، وليس القبعات الكبيرة ، للعناوين والعناوين الفرعية والعناوين والعناوين الفرعية.
• عدم تضمين ملفات PDF أو ملفات Excel أو عروض PowerPoint التقديمية. يجب تحويل الجداول التي تم إنشاؤها في Excel إلى Microsoft Word واستيرادها في النص قبل الإرسال.
• لتضمين ملخص على صفحة الغلاف والاستنتاجات الموحدة و / أو التوصيات في القسم الأخير بخط داكن.
• عدم إدراج جدول محتويات للتقارير ذات الطول القياسي الصادرة عن الأمانة العامة للأمم المتحدة (8500 كلمة) ، ولكن ، إذا طُلب ذلك ، إدراج أرقام الصفحات فقط ، مع حذف أرقام الفقرات. (هذا لا ينطبق على منشورات الأمم المتحدة ، الشكل الموضح في دليل سياسة الأمم المتحدة للمنشورات.)
• لتقديم المواد الرسومية في شكل رقمي بتنسيق يمكن استيراده بواسطة Microsoft Word. * يجب وضع النص المتعلق بالرسم خارج الرسم لسهولة المعالجة.
• لاستخدام وظيفة الرأس / التذييل في Microsoft Word للإشارة إلى أرقام الصفحات. يجب عدم تقديم أي مستندات بدون أرقام الصفحات أو مع إدخال أرقام الصفحات يدويًا.
• للتأكد من أنه إذا كان النص هو نسخة منقحة من مستند تم إصداره مسبقًا أو الإصدار النهائي لتقرير تم إرساله بالفعل في شكل مسودة ، يتم الإشارة إلى جميع التغييرات بوضوح باستخدام تغييرات تتبع Microsoft Word أو أداة التعليقات أو بنص غامق ويتوسطه خط .

___________________________________________________

* قد لا تظهر المواد الرسومية التي لم يتم تحويلها إلى Microsoft Word في النسخة الإلكترونية النهائية من المستند في نظام الوثائق الرسمية.

في المرحلة الأخيرة من سلسلة المعالجة ، تُصدر دائرة الإنتاج والدعم ، DCM ، التقارير والمنشورات في شكل مطبوع. يوفر دليل سياسة الأمم المتحدة للمنشورات معلومات محدثة ومفصلة فيما يتعلق بإعداد ومحتوى وصيغة وحقوق التأليف والنشر وترخيص المنشورات للمؤلفين والإدارات المقدمة [ print@unog.ch ].

عند تقديم طلبات لتجهيز الوثائق المزمع إصدارها كمنشورات مبيعات للأمم المتحدة ، يتم تذكير المؤلفين والمكاتب المقدمة في جنيف بضرورة التواصل مباشرة مع DMS فيما يتعلق بتعيين أرقام منشورات مبيعات الأمم المتحدة ، التي توفرها دائرة المبيعات ووحدة التسويق التابعة لإدارة الاتصالات العالمية في مقر الأمم المتحدة بنيويورك. يجب تقديم جميع طلبات الحصول على أرقام المبيعات من خلال DMS في مكتب الأمم المتحدة في جنيف .

بالإضافة إلى تخصيص رقم مبيعات للأمم المتحدة ، يجب أن يحصل الكيان مقدم الطلب على رقم قياسي دولي للكتاب (ISBN) ، وهو معرف كتاب رقمي فريد مكون من 13 رقمًا يستخدم في منشورات المبيعات داخل وخارج الأمم المتحدة. يتم تخصيص الرقم التسلسلي المعياري الدولي (ISSN) ، وهو رقم فريد مكون من 8 أرقام يستخدم لتحديد المنشورات الدورية مثل المجلات ، للمنشورات التي تندرج في هذه الفئة. يتم تحديد هذا الرقم من قبل الأمم المتحدة.

في حالة نشر دورية بنفس المحتوى في وسيطتين مختلفتين أو أكثر ، على سبيل المثال الوسائط المطبوعة والإلكترونية ، يتم استخدام ISSN مختلف لكل منشور (على سبيل المثال ، ISSN المطبوع (p-ISSN) و ISSN الإلكتروني (e- ISSN)).

تنبؤ المطبوعات هو مسؤولية المكتب المقدم. يجب إدخال التنبؤات في gDoc باستخدام وحدة التنبؤ gDoc بحلول المواعيد النهائية المحددة بواسطة DMS ويجب أن تأخذ في الاعتبار جميع المنشورات المتوقعة المتوقعة لدورة الميزانية المعنية. أساس توقعاتك هو قائمة المنشورات المسجلة في برنامج مجلس منشورات الأمم المتحدة.

يجب أن تتضمن التوقعات العناصر التالية:
نوع التوثيق : المنشور
SYMBOL : أدخل الرمز مع عدم وجود مسافات فارغة بينهما. يجب الحفاظ على رموز المتسلسلة. يجب أن تنعكس تعديلات المنشورات التي تم إصدارها مسبقًا من خلال لاحقة (Rev. ، Amend. ، Corr. ، إلخ) إلى الرمز الأصلي.
العنوان : يجب أن يتوافق العنوان مع ما تم تسجيله في برنامج مجلس المنشورات أو يعكس بشكل وثيق. لا يمكن تنفيذ التغييرات على العناصر المعتمدة أو إدراج عناوين جديدة إلا من خلال ممثل إدارتك في لوحة المنشورات. يجب أن تنعكس التعديلات على النص مثل المسودة أو النسخة المسبقة أو التنقيح أو التعديل في العنوان (في كل من نسخ الويب وعلى الغلاف وصفحات العنوان والملاحظات الخاصة بالنسخة المطبوعة من المنشورات).
الولاية : يجب أن ينبثق التفويض التشريعي من قرار الجمعية العامة للأمم المتحدة أو المجلس الاقتصادي والاجتماعي أو طلب هيئة حكومية دولية. يرجى هنا تضمين رمز الوثيقة مع برنامج العمل أو التقرير الذي يحمل القرار بشأن النشر مع رابط ويب للمستند في مربع عنوان URL الخاص بالولاية.
إرسال المعلومات : أدخل معلومات الاتصال الخاصة بالشخص المسؤول عن نص المنشور. مثال: المؤلف أو الضابط الاستشاري.
معلومات المنظمة : اختر رمز جهاز الأمم المتحدة المطابق والاسم المختصر والعنوان من القائمة المنسدلة في gDoc.
معلومات النشر: أدخل الرقم المرجعي للبرنامج والسنة في مجلس المطبوعات. لمزيد من المعلومات ، راجع برنامج مجلس المنشورات على https://conferences.unite.un.org/gdoc2/App/Planning/publications
أرقام ISSN و EISSN: 1 (إذا كانت ذات صلة): صادرة عن موقع ويب المركز الدولي ISSN (IC) على https://portal.issn.org/ . ISSN هو لغة محددة. لإنشاء طلب جديد سجل على http://www.issn.org/services/requesting-an-issn/
• أرقام ISBN و EISBN: صادرة عن قسم المبيعات والتسويق بالأمم المتحدة في نيويورك. انظر https://shop.un.org/user/login؟destination=content/author-questionnaire . قم بتسجيل الدخول باستخدام اسم المستخدم وكلمة المرور الخاصين بمعرف Unite.
صفحات المخطوطات / مواصفات الإنتاج : أدرج العدد الإجمالي للصفحات القياسية والجداول والصور وما إلى ذلك ، إذا كان معروفًا ، لاحظ التنسيق والحجم ونوع الورق المفضل وألوان الطباعة ومواصفات الغلاف.
حدد "PRINT ONLY *" في حالة طلب الاستنساخ فقط.
اللغات : إذا كان للطباعة فقط ، استخدم العمود "الأصلي" وحدد كل اللغات التي تريد إرسالها. إذا كانت للترجمة ، يجب أن تتوافق اللغات المحددة مع موافقة قسم إدارة البرنامج والقواعد الإجرائية. يمكن دعم اللغات غير المصرح بها على أساس استرداد التكاليف بعد التشاور مع DMS.
تاريخ التقديم : يجب أن يكون التاريخ (الأقرب) للتقديم المتوقع.
التاريخ المطلوب: في حالة "الطباعة فقط" ، يجب أن ينعكس التاريخ المطلوب للغة الأصلية. في حالة المنشورات "للترجمة" يرجى تنسيق التواريخ مع DMS.
ملاحظات : إذا كان المنشور متعلقًا بالاجتماع ، فعليك أن تعكس تواريخ الافتتاح أو الشحن للنقل إلى المكان. في حالة طلب خدمة PAO ، حدد العمل المتوقع تنفيذه. في حالة طلب ملف PDF تفاعلي ، حدد ذلك في مربع الملاحظات. يجب تقديم معلومات عن النص (النصوص) المترجمة مسبقًا بما في ذلك الإشارات إلى رموز المستندات المترجمة مسبقًا هنا. إذا كان تاريخ الإصدار مرنًا ، فيرجى ذكره هنا أيضًا.

___________________________________________________

1 تكاليف إحالة ISSN 25-50 يورو. كل لغة في المنشور لها رقم ISSN الخاص بها. يمكن العثور على معلومات مفصلة عن ISSNs وأرقام ISBN في ST / AI / 189 / Add.24 على http://www.un.org/ga/search/view_doc.asp؟symbol=ST/AI/189/Add.24&referer= / english / & Lang = E وعلى موقع ISSN IC الإلكتروني على http://www.issn.org/understanding-the-issn/what-is-an-issn/

تجهيز

  1. راجع دليل سياسة الأمم المتحدة للمنشورات التي تنطبق على جميع مكاتب الأمانة العامة للأمم المتحدة على موقع iSeek على الرابط https://iseek.un.org/system/files/policy_manual_rev1nov2019.pdf الذي يغطي معلومات مفصلة عن الإعداد والمحتوى والشكل وحقوق التأليف والنشر والترخيص من منشورات الأمم المتحدة.
  2. تحقق من أن منشورك مسجل / وارد في برنامج منشورات الأمم المتحدة على https://conferences.unite.un.org/gdoc2/App/Planning/publications . لاحظ الرقم المرجعي لبرنامج المنشورات المقابل لمنشورك.
  3. في حالة النشر المشترك و / أو التأليف المشترك للنشر ، ابدأ في إعداد العقد مع أمانة مجلس منشورات الأمم المتحدة ، نيويورك. جهة الاتصال ، السيدة إيرينا لوملسكي: [ lumelsky@un.org ].
  4. قبل شهر واحد على الأقل من التقديم المقصود ، املأ الاستبيان الخاص بقسم المبيعات والتسويق بالأمم المتحدة في نيويورك على البوابة الإلكترونية https://shop.un.org/user/login؟destination=content/author-questionnaire . لتسجيل الدخول ، استخدم اسم المستخدم وكلمة المرور الخاصين بمعرف Unite.
  5. أكمل نموذج Demande d'impression (DI) (متاح من خلال مكتبك أو DMS / DCM) وقم بمسحها.
  6. احصل على ISSN (إذا كانت سلسلة النشر) وأرقام eISSN (إذا كان ذلك مناسبًا): أرقام ISSN خاصة بلغة معينة ويصدرها المركز الدولي ISSN على https://portal.issn.org/ .
  7. لإنشاء طلب جديد سجل على http://www.issn.org/services/requesting-an-issn/ .
  8. قبل أسبوعين من التقديم ، أرسل رسالة إلكترونية إلى DI الذي تمت الموافقة عليه والرد من قسم المبيعات والتسويق بالأمم المتحدة إلى الوحدة الفرعية لتنسيق DMS: [ format-sub-unit-dmu-dms-cpcs@un.org ].
  9. ملحوظة : نفس الإجراء ينطبق أيضًا على المنشورات الإلكترونية فقط.

تقديم

  1. إذا تم توقع المنشور الخاص بك في gDoc ، فاستخدم معرف التنبؤ للإرسال في gDoc. إذا لم تكن هناك توقعات ، فأنشئ تقديمًا في gDoc يشير إلى معرف برنامج مجلس المنشورات (انظر أعلاه) وقم بملء جميع المعلمات المطلوبة.
  2. تحميل إلى FileDesk: (i) مسح DI (ii) صفحة الغلاف (iii) ملف WORD جاهز للطباعة للنص النهائي (في ملف واحد قابل للتحرير) (4) الرموز الشريطية لـ ISBN و eISBN (v) تفاصيل الطباعة مثل الألوان ( 6) الصور والرسومات وملفات دعم Excel المسمى بالكامل (يجب أن تتوافق مع النص النهائي) ، وما إلى ذلك و (7) النشر المشترك والتأليف المشترك ، والاتفاق / والموافقة من مجلس المنشورات إذا كان ذلك مناسبًا.

سوف تتحقق DMS من العناصر التالية في التقديم الخاص بك قبل جدولة المعالجة:
الرمز: لا توجد فجوات / مسافات في الترقيم. يجب أن توجد رموز السلسلة ؛ يجب أن تشير التعديلات على المطبوعات الصادرة سابقًا إلى لاحقة - Rev. ، Amend. ، Corr. ، إلخ.
عنوان النشر: يجب أن يكون (يتوافق بشكل وثيق مع) العنوان في برنامج لوحة المطبوعات. يجب أن تنعكس التعديلات على النص مثل المسودة أو النسخة الأولية أو التنقيح أو التعديل.
إجمالي الصفحات الأصلية: قم بتضمين صفحات الغلاف والعنوان في العد.
تاريخ الانتهاء المطلوب: يجب أن يتوافق مع إصدار اللغة الأخيرة (راجع المرحلة 2).
التفويض: التفويض التشريعي الذي يحمل قرار النشر.
تقديم المعلومات: التشاور والترخيص والتصديق على معلومات المسؤول.
الميزانية: إذا كانت من خارج الميزانية ، فيجب تضمين تقدير التكلفة الصادر من DCM والذي يحمل كتلة ترميز UMOJA.
معلومات الجهاز: اختر من القائمة المنسدلة في gDoc (إن وجدت).
• معلومات النشر: سنة برنامج مجلس المطبوعات ورقم الهوية.
• أرقام ISSN و eISSN: إذا كانت صادرة عن مركز iSSN الدولي
• أرقام ISBN و eISBN: (إن أمكن)
• صفحات المخطوطات: مواصفات الإنتاج التي كان يجب الاتفاق عليها بالفعل مع قسم الطباعة.
• التعليمات الموجودة في gDoc: أي تعليمات خاصة مثل مواعيد الاجتماع / الأحداث ذات الصلة. بالنسبة للمنشورات المراد ترجمتها ، رسائل البريد الإلكتروني للأشخاص لتلقي النص (النصوص) المترجم للتخليص. إذا كان تنسيق PDF التفاعلي مطلوبًا ، فيرجى الإشارة هنا.
• اللغات: للطباعة فقط ، ضع علامة على كل اللغات المطلوب تقديمها في العمود "الأصل". ملاحظة: سيتم اعتبار لغات الترجمة خارج الاستحقاق من خارج الميزانية (في هذه الحالة ، يرجى الاتصال بـ DMS).

معالجة

تتم معالجة المنشورات على مرحلتين:
(ط) يتم إرسال إصدار اللغة الأصلية للمعالجة / الطباعة و ،
(2) يبدأ العمل في ترجمة النسخ اللغوية. إذا كنت ترغب في تنفيذ المراحل بالتوازي ، يرجى الاتصال بـ DMS.

المرحلة 1:

لمعالجة جميع إصدارات اللغة الأصلية:

  1. سوف تتلقى "Bon à tirer" (BAT) مع نسخة PDF جاهزة للطباعة من منشورك من قسم الطباعة (PS). اعتمادًا على حجم التقديم والعمل المطلوب ، قد يختلف هذا الإطار الزمني لمدة تصل إلى 4 أسابيع.
  2. عندما تتلقى BAT ، تحقق من عناصر التنسيق في PDF. قم بإجراء تصحيحات صحيحة للتخطيط وأعد أفضل التقنيات المتاحة الموقعة إلى PS في غضون أسبوع واحد من الاستلام. BAT صالحة لتصحيح التخطيط فقط. لا ينبغي إجراء أي تصحيحات على النص في هذه المرحلة ولن يتم إجراء أي تصحيحات على النص في هذه المرحلة وبعدها.
  3. عندما يتم تأكيد تغييرات التخطيط (إن وجدت) ، ستتلقى BAT آخر مع ملف PDF نهائي. بمجرد إرجاع BAT الموقع إلى PS ، يتم إرسال المنشور الخاص بك للطباعة.
  4. يتم تسليم المنشور المطبوع إلى العنوان المحدد. في حال تجاوزت الكميات المطبوعة من المطبوعات 3 صناديق ، قم بإنشاء حساب مع إدارة المباني ( Service des déménageurs ) للتسليم.

المرحلة 2:

إذا كان المنشور أيضًا للترجمة إلى لغات أخرى:

  1. عندما تتلقى إصدار PDF النهائي بعد موافقتك على BAT في المرحلة 1 الموضحة أعلاه ، قم بتحويل ملف PDF إلى ملف MS WORD.
  2. تحقق من الملفات المحولة من أجل الاتساق: قد يكون هذا مفقودًا في فصل (فصول) أو أجزاء من النص والعنوان وأرقام الفقرات وجميع أرقام ونصوص الحواشي السفلية والكلمات التي تم استبدالها بمربعات أو علامات استفهام والنص الكامل في الجداول والرسوم البيانية وما إلى ذلك.
  3. بمجرد الانتهاء ، قم بإرسال ملف WORD النهائي من خلال gDoc ؛ أطلق عليه اسم "النص النهائي". قم بتحميل نسخة PDF في gDoc مع أي مراجع محتملة ونسخة مميزة (إذا كانت مترجمة مسبقًا).
  4. سيتحقق نظام إدارة الوثائق (DMS) من الملفات ويرسلها إلى جميع أقسام الترجمة لمعالجتها.
  5. عند اكتمال النسخ المترجمة وإتاحتها بتنسيق Word ، ستتلقى عبر البريد الإلكتروني الملفات الإلكترونية للمنشورات للتحقق منها. لديك 5 أيام عمل للتحقق من توافق الترجمة. في هذه المرحلة ، يمكنك الاتصال بأقسام الترجمة ذات الصلة مباشرةً لمناقشة مشكلات المصطلحات أو عناصر أخرى من النص. لا يمكن إجراء تغييرات كبيرة على النص في هذه المرحلة. بعد هذا الوقت ، سيتم "تسجيل" خروج النص النهائي.
  6. سوف تتلقى أفضل التقنيات المتاحة آخر مع نسخة PDF جاهزة للطباعة من اللغات من PS. تحقق من عناصر التخطيط في PDF. قم بإجراء تصحيحات صحيحة للتخطيط وأعد أفضل التقنيات المتاحة الموقعة إلى PS في غضون أسبوع واحد من الاستلام. لا ينبغي إجراء أي تصحيحات على النص في هذه المرحلة ولن يتم إجراء أي تصحيحات على النص في / بعد هذه المرحلة. بمجرد إرجاع BAT الموقع إلى PS ، يتم إرسال المنشور الخاص بك للطباعة.
  7. يتم تسليم المنشور المطبوع إلى العنوان المحدد. في حال تجاوزت الكميات المطبوعة من المطبوعات 3 صناديق ، قم بإنشاء حساب مع إدارة المباني ( Service des déménageurs ) للتسليم.

للأسئلة والاستفسارات:
سكرتارية مجلس المطبوعات - إيرينا لوملسكي: lumelsky@un.org
DMS: dms-dcm@un.org
الوحدة الفرعية لتنسيق DMS: format-sub-unit-dmu-dms-cpcs@un.org
الطباعة: Genevapublishing@un.org

ينتج قسم الطباعة في مكتب الأمم المتحدة في جنيف [ genevapublishing@un.org ] منشورات ومواد ، بما في ذلك المجلات والنشرات والملصقات باللغات الرسمية ، حسب الطلب ، باستخدام InDesign و Adobe Illustrator و Photoshop ، ويوفر خدمات تصميم الرسوم. للمؤلفين والكيانات المقدمة. يجب الإشارة إلى طلبات الحصول على هذه الخدمات في وقت تقديم المستندات / المنشورات في gDoc .

طلب طباعة
لبدء طلب للطباعة ، قم بتنزيل وتعبئة نموذج "Request for Printing" وإرساله إلى [ genevapublishing@un.org ].

توزيع
في وقت تقديم طلب معالجة المستندات ، يجب تقديم معلومات واضحة في gDoc ، مع الإشارة لقسم التوزيع إلى عدد النسخ التي سيتم توزيعها والهيئات و / أو الأفراد. في حالة وثائق الميزانية العادية ، إذا كان التوزيع الإضافي مطلوبًا في أي مرحلة لاحقة ، فيجب تقديم طلب منفصل للمعالجة من خلال gDoc.

بمجرد تقديمها من خلال gDoc ، تتم معالجة التقارير والمنشورات وفقًا لسير العمل أدناه:
• تقوم DMS بمراجعة التفويضات والتحقق منها وطولها وعرضها وتاريخ إصدارها المطلوب للوثائق / المنشورات المقدمة من خلال gDoc ، بما يتماشى ، إذا كان ذلك مناسبًا ، مع التوقعات المتفاوض عليها وجدول المواعيد (لما قبل الدورة و   وثائق الدورة ).
• يتم تقديم الوثائق / المنشورات إلى دائرة اللغات ، DCM ، من أجل تحديد النص المترجم سابقًا (إعادة النسخ) وتوفير المعلومات لمساعدة المترجمين والمحررين ومساعدي النشر المكتبي في تنفيذ عملهم.
• يقوم قسم التقييم والتحليل والمراقبة (EAMS) في DCM بمراجعة البيانات الواردة من خدمة اللغة وتجميع البيانات لغرض رفع التقارير إلى الإدارة والدول الأعضاء.
• تنتج أقسام الترجمة العربية والصينية والإنجليزية والفرنسية والروسية والإسبانية في DCM الوثائق / المنشورات لإصدارها في وقت واحد.
• بمجرد تحرير الوثائق والمنشورات وترجمتها ، يتم تنسيقها ومراجعتها وإعدادها لنسخها من قبل وحدات النشر المكتبي للغات ، ونشرها على نظام الوثائق الرسمية.
• يقوم قسم الطباعة التابع لدائرة الإنتاج والدعم ، DCM ، بإنتاج الوثائق / المنشورات في شكل مطبوع.
• يضمن قسم التوزيع التابع لدائرة الإنتاج والدعم ، DCM ، توزيع الوثائق / المنشورات وفقًا للطلب المقدم في تقديم gDoc الأولي.

___________________________________________________

* تمشيا مع الممارسة المتبعة ، يتم تحرير تقارير محددة قبل تقديمها ، بالتشاور الوثيق مع المؤلفين والإدارات المقدمة ؛ يتم تحرير بعض التقارير والمنشورات من قبل المؤلفين / الإدارات المقدمة وتسجيلها في gDoc في شكل محرر ؛ المنشورات الأخرى ، بسبب قيود الموارد ، تُمنح "تحريرًا خفيفًا" ، بما في ذلك التحقق من الأخطاء والعرض المناسب (موضوع الصفحة الأولى) بعد التقديم.

موقع شعبة إدارة المؤتمرات (DCM)
https://iseek.un.org/gva/division-conference-management

دليل التحرير للأمم المتحدة على الإنترنت
http://dd.dgacm.org/editorialmanual

قاعدة بيانات مصطلحات الأمم المتحدة
http://untermportal.un.org/portal/welcome

نظام الوثائق الرسمية
http://documents.un.org