La División de Gestión de Conferencias (DCM) de la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra es responsable, a través de la Sección de Gestión de Documentos (DMS) del Servicio Central de Planificación y Coordinación (CPCS), de la programación, presentación oportuna y publicación de la documentación de la principales órganos de las Naciones Unidas y sus órganos subsidiarios, en particular el Consejo de Derechos Humanos y los 10 órganos creados en virtud de tratados de derechos humanos, y de otros órganos intergubernamentales, incluidas las comunicaciones y los informes presentados por los Estados Miembros y las organizaciones no gubernamentales y los informes y publicaciones de la Comisión Económica para Europa y los organismos especializados de la Organización, en particular la Conferencia de las Naciones Unidas sobre Comercio y Desarrollo, mediante el uso de los módulos de previsión y asignación de fechas contenidos en el Sistema mundial de gestión de la documentación ( gDoc ).

En el proceso de documentación, se entiende que: (a) La previsión es una proyección de la presentación anticipada de documentación, realizada en consulta entre los departamentos/entidades que la presentan y el DMS; y que (b)   La asignación de fechas es un acuerdo mutuo por parte del remitente, para entregar la documentación para su procesamiento en una fecha específica y, por parte de DCM, para emitir dicha documentación en una fecha específica.

En este proceso, cada año, en noviembre y mayo, DMS lleva a cabo un ejercicio de previsión, para lo cual los autores y los departamentos remitentes deben presentar una lista de toda la documentación parlamentaria y las publicaciones previstas para las reuniones durante los siguientes seis meses. A partir de estos datos, DMS asigna plazos de presentación (slotting dates), asegurando así la presentación y emisión oportuna de la documentación. Además, el DMS recopila informes trimestrales sobre el cumplimiento y es responsable de garantizar el control y la limitación de la documentación y la distribución simultánea de todos los documentos para reuniones [véase la resolución 68/251 de la Asamblea General, párr. 56 ].   El texto que ha sido tomado de otra fuente o que es una versión revisada de un documento emitido anteriormente o la versión final de un informe presentado en forma de borrador debe identificarse cuando se envían solicitudes de pronóstico.

Pre-sesión*
Documentos para reuniones, preparados a petición de órganos y entidades de las Naciones Unidas y órganos intergubernamentales en preparación de reuniones programadas, es decir, documentos previos al período de sesiones, que incluyen órdenes del día provisionales, programas de trabajo, informes de la Secretaría, relatores especiales/titulares de mandatos y grupos de trabajo y las comunicaciones de los Estados miembros y las organizaciones no gubernamentales, se presentan para la previsión y asignación de fechas , y se presentan en gDoc , 10 semanas antes de la fecha de las reuniones programadas. Los documentos previos a la sesión se publican para su distribución general (indicando que son de interés amplio y continuo) en ODS.

Los documentos previos al período de sesiones constituyen la categoría más grande de documentos producidos.

En sesión*
Los documentos parlamentarios para su consideración durante las reuniones de los órganos y entidades de las Naciones Unidas y los órganos intergubernamentales, es decir, los documentos del período de sesiones , que incluyen proyectos de resolución y decisión, se presentan con fines de previsión y procesamiento en gDoc 3 semanas antes de la fecha de la reunión. Estos documentos, que deben ser lo más breves posible (3300 palabras), ya que deben procesarse a medida que se reciben, en un plazo de entrega rápido, se emiten para distribución limitada (es decir, como borradores, que pueden modificarse en forma adoptada/finalizada) en SAO. Los documentos de la sesión no se pueden recibir para su procesamiento el último día de una reunión, pero los documentos dentro de los límites de palabras se pueden procesar dentro de las 24 horas del día anterior a la clausura de la reunión.

Post-sesión*
Se recomienda que los informes finales de las reuniones de los órganos y entidades de las Naciones Unidas y los órganos intergubernamentales, incluidas las resoluciones y decisiones adoptadas por dichas entidades, que se preparen después de la clausura de la reunión, es decir, los documentos posteriores al período de sesiones, se presenten para su procesamiento no a más tardar dos semanas después de la fecha de cierre. Dependiendo de los recursos disponibles, y en consulta con DMS, los informes finales están programados para su emisión oportuna en distribución general.

* La presentación tardía de un informe requiere: (a) coordinación con DMS; y (b) la inclusión de una explicación, que se adjuntará al informe como nota a pie de página en la portada. Cabe señalar que la presentación temprana de informes, aunque se alienta y se agradece, no significa que se publicarán antes de lo previsto.

In the documentation process, it is understood that: (a) Forecasting is a projection of the anticipated submission of documentation, carried out in consultation between submitting departments/entities and the DMS; and that (b) Slotting is a mutual agreement on the part of the submitter, to deliver documentation for processing by a specific date, and, on the part of DCM, to issue such documentation by a specific date.

In this process, each year, in October and April DMS carries out a forecasting exercise, for which authors and submitting departments are required to submit a list of all parliamentary documentation and publications anticipated for meetings during the following six months. Using this data, DMS assigns submission deadlines (slotting dates), thus ensuring the timely submission and issuance of documentation. In addition, DMS compiles reports on compliance on a quarterly basis and is responsible for ensuring the control and limitation of documentation and the simultaneous distribution of all parliamentary documents [see General Assembly resolution 68/251, para. 56]. Text that has been taken from another source or that is a revised version of a previously issued document or the final version of a report submitted in draft form must be identified when requests are submitted for forecasting.

Toda la documentación para reuniones y todas las publicaciones de las Naciones Unidas se publican en respuesta a decisiones adoptadas por un órgano legislativo de la Organización, generalmente el Consejo de Seguridad, la Asamblea General, el Consejo Económico y Social o el Consejo de Derechos Humanos, incluidos sus órganos subsidiarios. , así como por los órganos intergubernamentales y los organismos especializados de la Organización. No se puede exagerar la importancia de especificar el mandato en cada solicitud de producción de documentación.   La Organización y sus Estados Miembros, conscientes de las implicaciones presupuestarias de la producción de documentación, exigen un examen riguroso de dichas solicitudes cuando se presentan para su previsión.

La resolución mandataria, decisión u otra fuente narrativa * que rija la emisión de cada documento deberá:
• Estar identificado en el momento en que se envía el documento a DMS para la previsión y asignación de fechas, es decir, antes de enviarlo a gDoc.
• Establecerse en el envío de gDoc .
• Estar claramente expresado en su resumen y/o introducción.

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* Ciertos informes anuales o semestrales de larga data se rigen por mandatos permanentes, que pueden encontrarse en las reglas de procedimiento, los documentos fundacionales o el presupuesto por programas de las entidades legislativas en cuestión.

De acuerdo con las instrucciones establecidas en el Manual Editorial en Línea de las Naciones Unidas y en la directriz editorial sobre “Normas para la preparación y presentación de documentos de las Naciones Unidas” [ ST/CS/SER.A/44/Rev.1 ], que debe seguirse de cerca cuando se presente la documentación, se instruya a los autores y departamentos que la presenten:
• Presentar sus informes electrónicamente.
• Elaborar y presentar sus informes íntegramente en Microsoft Word, en letra Times New Roman de 10 puntos, usando mayúsculas iniciales, no mayúsculas, para títulos, subtítulos, encabezados y subtítulos.
• No incluir archivos PDF, archivos de Excel o presentaciones de PowerPoint. Las tablas creadas en Excel deben convertirse a Microsoft Word e importarse al texto antes de enviarlas.
• Incluir un resumen en la portada y conclusiones y/o recomendaciones consolidadas en el apartado final en negrita.
• No incluir un índice para los informes de extensión estándar que se originen en la Secretaría de las Naciones Unidas (8.500 palabras), pero, si se solicita, enumerar solo los números de página, eliminando los números de párrafo. (Esto no se aplica a las publicaciones de las Naciones Unidas, cuyo formato se explica en el Manual de políticas de las Naciones Unidas para las publicaciones).
• Para enviar material gráfico en forma digital en un formato que pueda ser importado por Microsoft Word.* El texto relevante para un gráfico debe colocarse fuera del gráfico para facilitar el procesamiento.
• Para utilizar la función de encabezado/pie de página de Microsoft Word para indicar los números de página. No se deben enviar documentos sin números de página o con números de página insertados a mano.
• Garantizar que, si un texto es una versión revisada de un documento publicado anteriormente o la versión final de un informe ya presentado en forma de borrador , todos los cambios se indiquen claramente mediante el control de cambios de Microsoft Word o la herramienta de comentarios o en negrita y tachados. .

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*El material gráfico que no se convierte a Microsoft Word puede no estar visible en la versión electrónica final del documento en ODS.

• Los documentos presentados por la Secretaría no deben exceder las 8.500 palabras.
• Los documentos presentados por órganos intergubernamentales o relatores especiales/titulares de mandatos del Consejo de Derechos Humanos no deben exceder las 10.700 palabras.
• Se alienta a los Estados Miembros, que pueden presentar documentos por encima de los límites mencionados, a sintetizar la información tanto como sea posible, teniendo en cuenta los recursos limitados de la Organización.

Para las reuniones de los órganos principales de las Naciones Unidas, sus órganos subsidiarios y los órganos intergubernamentales:
• Las agendas provisionales deben presentarse 10 semanas antes de la apertura de la reunión, para su distribución 8 semanas antes de la reunión.*
• Todos los demás materiales para traducción deben enviarse 10 semanas antes de la reunión, para su distribución 6 semanas antes de la reunión.*
• Los materiales que no requieran traducción deben enviarse 2 semanas antes de la reunión.
• Los materiales que no cumplan con los plazos anteriores estarán sujetos a una asignación tardía negociada con DMS [ UN_Docs_Submission @un.org ].

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* A menos que el organismo en cuestión haya adoptado un patrón alternativo, por ejemplo, la presentación 8 semanas antes de la apertura de la reunión para su distribución 4 semanas antes de la reunión.

Los documentos y publicaciones de las Naciones Unidas se publican en el estilo y formato estándar adoptado por la Organización, como se establece en el Manual editorial de las Naciones Unidas en línea .

Al preparar informes y publicaciones, las oficinas que los presenten y los representantes de los Estados miembros deberían:
• Utilizar los modelos establecidos en el Manual Editorial en Línea de las Naciones Unidas .
• Adherirse estrictamente, al enviar publicaciones, a las directrices presentadas en el Manual de Políticas de Publicaciones de las Naciones Unidas.
• Seguir el estilo y formato de los informes relacionados emitidos por las Naciones Unidas, que están disponibles en el Sistema de Documentos Oficiales (ODS) .
• Comuníquese con la Sección de Edición del Servicio de Idiomas, DCM , para obtener ayuda con la redacción y el formato.

Antes de enviar el documento, se recomienda encarecidamente a los autores que dirijan sus preguntas o inquietudes al personal de DMS , que tiene experiencia y está preparado para brindar asistencia.

Con miras a la emisión de informes claros y efectivos, se recuerda a los autores/remitentes que:
• La Oficina de Gestión de Recursos Humanos (OHRM, por sus siglas en inglés) ofrece una serie de cursos de escritura diseñados para autores en las Naciones Unidas, incluido un curso sobre “Principios de redacción de informes” y talleres de habilidades de redacción.
• El Manual editorial en línea de las Naciones Unidas contiene un curso conciso de redacción de informes titulado “Redacción para las Naciones Unidas”.
• Los servicios de la Sección de Edición del Servicio de Idiomas, DCM , y el asesoramiento y la orientación del personal de la Sección de Gestión de Documentos, DCM, están fácilmente disponibles para los autores/departamentos de envío.

Al enviar informes para su procesamiento, los autores deben identificar el texto que se ha tomado de otra fuente . Esto se puede hacer mediante el uso de control de cambios de Microsoft Word, texto en negrita y tachado o mediante la herramienta de comentarios en Microsoft Word. Los documentos no deben contener repeticiones de textos ya publicados o repeticiones de textos con solo cambios menores.

El Sistema de Gestión de Documentación Global ( gDoc ), desarrollado en la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra e introducido en Ginebra y en la Sede de las Naciones Unidas en Nueva York en 2014, es una plataforma avanzada para la presentación, gestión y almacenamiento de todos los documentos y publicaciones solicitados para circulación y distribución y un paso más para avanzar en el objetivo de brindar al personal de la Organización acceso universal a los recursos en tiempo real a través de Internet.

Para uso en todos los lugares de destino, gDoc es una herramienta de gestión de registros que permite una gestión global integrada, incluido el intercambio de trabajo entre lugares de destino, maximizando así la capacidad de todo el sistema de las Naciones Unidas.

Con gDoc, los autores, los departamentos que envían y el personal de DCM pueden, entre otras cosas:
• Cree y registre documentos, vinculando las solicitudes de presentación con los datos de pronóstico y asignación de fechas acordados.
• Acceder y seleccionar las sesiones y los temas de la agenda del órgano u organismo pertinente para el que está destinada la documentación, incluidos   acceso a patrones de símbolos .
• Indique la extensión de los documentos, las características especiales y la fecha solicitada de liberación.
• Especificar los lugares de distribución y el número de copias que se distribuirán.
• Ver informes y publicaciones finalizados.
• Crear informes y generar estadísticas.

En coordinación y consulta con el personal de DMS, que supervisa toda la cadena de procesamiento de documentos, los autores y los departamentos que los envían también pueden adaptar sus solicitudes y realizar un seguimiento de sus informes y publicaciones.

Una vez enviados a través de gDoc , los informes y las publicaciones se procesan según el siguiente flujo de trabajo:
• DMS revisa y verifica los mandatos, la extensión, la presentación y la fecha solicitada de emisión de los documentos/publicaciones enviados a través de gDoc, de acuerdo, si corresponde, con el pronóstico negociado y el cronograma de asignación de fechas (para la sesión anterior y posterior).   documentos de la sesión ).
• Los documentos/publicaciones se envían al Servicio de Idiomas, DCM, para identificar textos previamente traducidos (reprise) y proporcionar información para ayudar a los traductores, editores y asistentes de autoedición en la realización de su trabajo.
• La Sección de Evaluación, Análisis y Supervisión (EAMS) de DCM revisa los datos recibidos del Servicio Lingüístico y recopila los datos con el fin de informar a la dirección ya los Estados Miembros.
• Las Secciones de Traducción al árabe, chino, inglés, francés, ruso y español de DCM producen los documentos/publicaciones para su emisión simultánea.
• Una vez editados y traducidos, los documentos y publicaciones son formateados, revisados y preparados para su reproducción por las Unidades de Autoedición en Idiomas y publicados en ODS.
• La Sección de Imprenta del Servicio de Producción y Apoyo, DCM, produce los documentos/publicaciones en forma impresa.
• La Sección de Distribución del Servicio de Producción y Soporte, DCM, asegura la distribución de los documentos/publicaciones de acuerdo a la solicitud realizada en el envío inicial del gDoc.

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* De acuerdo con la práctica establecida, los informes específicos se editan antes de su envío, en estrecha consulta con los autores y los departamentos que los envían; ciertos informes y publicaciones son editados por autores/departamentos de envío y registrados en gDoc en forma editada; otras publicaciones, debido a limitaciones de recursos, reciben una "edición ligera", incluida la verificación cruzada de errores y la presentación adecuada (tema de primera plana) después de la presentación.

Sitio web de la División de Gestión de Conferencias (DCM)
https://iseek.un.org/gva/division-conference-management

Manual editorial de las Naciones Unidas en línea
http://dd.dgacm.org/manualeditorial

Base de datos terminológica de las Naciones Unidas
http://untermportal.un.org/portal/welcome

Sistema de Documentos Oficiales
http://documents.un.org

En la etapa final de la cadena de procesamiento, el Servicio de Producción y Soporte, DCM, emite informes y publicaciones en forma impresa. El Manual de políticas para publicaciones de las Naciones Unidas proporciona información actualizada y detallada sobre la preparación, el contenido, el formato, los derechos de autor y la concesión de licencias de publicaciones para los autores y los departamentos que las envían [ print@unog.ch ].

Al presentar solicitudes para el procesamiento de documentación destinada a su publicación como publicación de venta de las Naciones Unidas, se recuerda a los autores y a las oficinas de envío en Ginebra la necesidad de comunicarse directamente con DMS con respecto a la asignación de números de publicación de venta de las Naciones Unidas, que son proporcionados por el Departamento de Ventas. y Comercialización del Departamento de Comunicaciones Globales en la Sede de las Naciones Unidas en Nueva York. Todas las solicitudes de números de ventas deben realizarse a través de DMS en la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra .

Además de que se le asigne un número de ventas de las Naciones Unidas, la entidad que presenta la solicitud debe obtener un Número Estándar Internacional de Libros (ISBN), un identificador de libro numérico único de 13 dígitos que se utiliza para las publicaciones de venta tanto dentro como fuera de las Naciones Unidas. Se asigna un número de serie estándar internacional (ISSN), un número único de 8 dígitos que se utiliza para identificar publicaciones periódicas como revistas, a las publicaciones que entran en esta categoría. Este número es asignado por las Naciones Unidas.

En el caso de que una publicación periódica se publique con el mismo contenido en dos o más medios diferentes, por ejemplo, medios impresos y electrónicos, se utiliza un ISSN diferente para cada publicación (por ejemplo, un ISSN impreso (p-ISSN) y un ISSN electrónico (e-ISSN). ISSN)).

Las publicaciones de pronósticos son responsabilidad de la oficina que las presenta. Los pronósticos deben ingresarse en gDoc utilizando el módulo de pronósticos de gDoc antes de los plazos indicados por DMS y deben tener en cuenta todas las publicaciones proyectadas anticipadas para el ciclo presupuestario en cuestión. La base de sus previsiones es la lista de publicaciones registradas en el programa de la Junta de Publicaciones de las Naciones Unidas.

Los pronósticos deben incluir los siguientes elementos:
• TIPO DE DOCUMENTACIÓN : Publicación
• SÍMBOLO : Ingrese el símbolo sin espacios en blanco en el medio. Deben mantenerse los símbolos de serie. Las modificaciones de publicaciones emitidas anteriormente deben reflejarse mediante un sufijo (Rev., Amend., Corr., etc.) al símbolo principal.
• TÍTULO : El título debe corresponder o reflejar fielmente lo registrado en el programa de la Junta de Publicaciones. Los cambios a los artículos aprobados o la inclusión de nuevos títulos solo se pueden implementar a través del representante de su Departamento en la Junta de Publicaciones. Las modificaciones al texto, como borrador, versión avanzada, revisión o enmienda, deben reflejarse en el título (tanto en las versiones web como en la portada, el título y las páginas de notas de las copias impresas de las publicaciones).
• MANDATO : El mandato legislativo debe emanar de una resolución de la Asamblea General de las Naciones Unidas o del ECOSOC o de una solicitud de un organismo intergubernamental. Incluya aquí el símbolo del documento con el programa de trabajo o informe que contiene la decisión sobre la publicación con un enlace web al documento en el cuadro URL del MANDATO.
• ENVÍO DE INFORMACIÓN : Ingrese la información de contacto de la persona responsable del texto de la publicación. Ejemplo: el autor o funcionario consultor.
• INFORMACIÓN DEL ÓRGANO : elija el código, el acrónimo y el título de su órgano de la ONU correspondiente en el menú desplegable de gDoc.
• DATOS DE LA PUBLICACIÓN : Poner en la Junta de Publicaciones el número de referencia del programa y el año. Para obtener más información, consulte el programa de la Junta de Publicaciones en https://conferences.unite.un.org/gdoc2/App/Planning/publications
• NÚMEROS ISSN Y EISSN: ¹ (si corresponde): Emitido por el sitio web del Centro Internacional ISSN (IC) en https://portal.issn.org/ . ISSN es específico del idioma. Para crear una nueva solicitud, regístrese en http://www.issn.org/services/requesting-an-issn/
• NÚMEROS ISBN Y EISBN: emitidos por la Sección de Ventas y Marketing de las Naciones Unidas en Nueva York. Consulte https://shop.un.org/user/login?destination=content/author-questionnaire . Inicie sesión con su nombre de usuario y contraseña de Unite ID.
• PÁGINAS DEL MANUSCRITO/ESPECIFICACIONES DE PRODUCCIÓN : Enumere el número total de páginas estándar, tablas, fotografías, etc. Si las conoce, anote el formato preferido, el tamaño, el tipo de papel, los colores de impresión y las especificaciones de la cubierta.
• Seleccione “SÓLO IMPRIMIR* en caso de solicitud de reproducción únicamente.
• IDIOMAS : Si es solo para imprimir, use la columna "Original" y seleccione todos los idiomas que se enviarán. Si se trata de una traducción, los idiomas seleccionados deben alinearse con la aprobación de su Departamento de Gestión de Programas y las Reglas de Procedimiento. Los idiomas no obligatorios se pueden admitir de forma reembolsable previa consulta con DMS.
• FECHA DE PRESENTACIÓN : debe ser la fecha (más cercana) de la presentación esperada.
• FECHA SOLICITADA : Si se trata de “solo impresión”, se debe reflejar la fecha solicitada para el idioma original. En caso de publicaciones “para traducción” por favor coordinar fechas con DMS.
• OBSERVACIONES : si la publicación está relacionada con la reunión, refleje las fechas de apertura o envío para el transporte a la sede. Si se solicita el servicio de PAO, indique qué trabajo se espera implementar. En caso de que se requiera un PDF Interactivo, indíquelo en el cuadro de Comentarios. Aquí se debe proporcionar información sobre textos traducidos anteriormente, incluidas las referencias a símbolos de documentos traducidos previamente. Si la fecha de emisión es flexible, indíquelo también aquí.

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Las atribuciones ^{de 1} ISSN cuestan entre 25 y 50 euros. Cada idioma de una publicación tiene su propio número ISSN. Puede encontrar información detallada sobre ISSN e ISBN en ST/AI/189/Add.24 en http://www.un.org/ga/search/view_doc.asp?symbol=ST/AI/189/Add.24&referer= /english/&Lang=E y en el sitio web ISSN IC en http://www.issn.org/understanding-the-issn/what-is-an-issn/

PREPARACIÓN

1. Consulte el Manual de políticas de las Naciones Unidas para publicaciones que se aplica a todas las oficinas de la Secretaría de las Naciones Unidas en iSeek en https://iseek.un.org/system/files/policy_manual_rev1nov2019.pdf que cubre información detallada sobre la preparación, el contenido, el formato, los derechos de autor y la concesión de licencias. de publicaciones de la ONU.
2. Verifique que su publicación esté registrada/contenida en el Programa de Publicaciones de la ONU en https://conferences.unite.un.org/gdoc2/App/Planning/publications . Anote el Número de Referencia del Programa de Publicaciones correspondiente a su publicación.
3. Si es coeditor y/o coautor de una publicación, inicie la preparación del contrato con la Secretaría de la Junta de Publicaciones de las Naciones Unidas, Nueva York. Contacto, Sra. Irina Lumelsky: [ lumelsky@un.org ].
4. Al menos un mes antes de la presentación prevista, complete el Cuestionario para la Sección de Ventas y Marketing de las Naciones Unidas en Nueva York en el portal en línea https://shop.un.org/user/login?destination=content/author-questionnaire . Para iniciar sesión, use su nombre de usuario y contraseña de Unite ID.
5. Complete el formulario Demande d'impression (DI) (disponible a través de su oficina o DMS/DCM) y límpielo.
6. Obtenga el ISSN (si es una serie de publicación) y los números de eISSN (si corresponde): los números de ISSN son específicos del idioma y los emite el Centro Internacional del ISSN en https://portal.issn.org/ .
7. Para crear una nueva solicitud, regístrese en http://www.issn.org/services/requesting-an-issn/ .
8. Dos semanas antes de la presentación, envíe un correo electrónico al DI aprobado y la respuesta de la Sección de Ventas y Marketing de las Naciones Unidas a la Subunidad de Coordinación de DMS: [ coordination-sub-unit-dmu-dms-cpcs@un.org ].
9. Nota : el mismo procedimiento también se aplica a las publicaciones únicamente electrónicas.

ENVÍO

1. Si su publicación ha sido pronosticada en gDoc, use la ID de pronóstico para el envío en gDoc. Si no hay pronóstico, cree una presentación en gDoc indicando el ID del Programa de la Junta de Publicaciones (ver arriba) y complete todos los parámetros solicitados.
2. Cargue en FileDesk: (i) DI borrado (ii) Portada (iii) Archivo WORD con texto FINAL listo para imprimir (en un archivo editable) (iv) Códigos de barras para ISBN y eISBN (v) Detalles de impresión como colores ( vi) fotografías, gráficos, archivos de soporte de Excel (deben corresponder al texto final), etc., completamente etiquetados, y (vii) Coedición y coautoría, acuerdo y aprobación de la Junta de Publicaciones, si corresponde.

DMS VERIFICARÁ LOS SIGUIENTES ELEMENTOS EN SU PRESENTACIÓN ANTES DE PROGRAMAR SU PROCESAMIENTO:
• Símbolo: sin huecos/espacios en la numeración; deben existir símbolos de serie; las modificaciones de publicaciones emitidas anteriormente deben indicar un sufijo- Rev., Amend., Corr., etc.
• Título de la publicación: debe ser (corresponder estrechamente a) el título del programa del Consejo de Publicaciones. Se deben reflejar las modificaciones del texto como borrador, versión avanzada, revisión o enmienda.
• Total de páginas originales: incluya las portadas y las portadas en el recuento.
• Fecha de finalización solicitada: debe corresponder a la emisión de la última versión lingüística (referirse a la etapa 2).
• Mandato: el mandato legislativo que lleva la decisión para la publicación.
• Presentación de información: consultar, autorizar y certificar la información del funcionario.
• Presupuesto: si es extrapresupuestario, debe incluirse una estimación de costos emitida por DCM que incluya el bloque de codificación UMOJA.
• Información del órgano: elija del menú desplegable en gDoc (si está disponible).
• Información de la publicación: año del programa de la Junta de Publicaciones y número de identificación.
• Números ISSN y eISSN: si los emite el Centro Internacional iSSN
• Números ISBN y eISBN: (si corresponde)
• Páginas manuscritas: especificaciones de producción que ya deberían haber sido acordadas con la Sección de Imprenta.
• Instrucciones en gDoc: cualquier instrucción especial, como fechas de reuniones/eventos relacionados. Para publicaciones para traducción, correos electrónicos de personas que recibirán texto(s) traducido(s) para autorización. Si se requiere un PDF interactivo, indíquelo aquí.
• Idiomas: solo para imprimir, marque todos los idiomas que se enviarán en la columna "Original". Nota: Los idiomas para la traducción fuera del derecho se considerarán extrapresupuestarios (en cuyo caso, comuníquese con DMS).

PROCESANDO

El procesamiento de las publicaciones se realiza en dos etapas:
(i) la versión en el idioma original se envía para procesamiento/impresión y,
(ii) se comienza a trabajar en la traducción de las versiones lingüísticas. Si desea que las etapas se realicen en paralelo, póngase en contacto con DMS.

NIVEL 1:

PARA EL PROCESAMIENTO DE TODAS LAS VERSIONES EN IDIOMAS ORIGINALES:

1. Recibirá el “Bon à tirer” (BAT) con una versión en PDF lista para imprimir de su publicación de la Sección de Impresión (PS). Dependiendo del volumen de presentación y el trabajo involucrado, este plazo puede variar hasta 4 semanas.
2. Cuando reciba el BAT, verifique los elementos de formato en el PDF. Realice correcciones válidas al diseño y devuelva el BAT firmado a PS dentro de 1 semana de haberlo recibido. El BAT es válido solo para la corrección del diseño. No se deben hacer correcciones al texto en esta etapa y no se aceptarán correcciones al texto en esta etapa y más allá.
3. Cuando se hayan confirmado los cambios de diseño (si los hay), recibirá otro BAT con un archivo PDF final. Tan pronto como el BAT firmado se devuelva a PS, su publicación se envía para su impresión.
4. Su publicación impresa se entrega en la dirección especificada. En caso de que las cantidades impresas de publicaciones excedan las 3 cajas, establezca una cuenta con la Administración de Edificios ( Service des déménageurs ) para la entrega.

ETAPA 2:

SI LA PUBLICACIÓN ES TAMBIÉN PARA TRADUCCIÓN A OTROS IDIOMAS:

1. Cuando reciba la versión final en PDF luego de su aprobación de BAT en la etapa 1 descrita anteriormente, convierta el archivo PDF en un archivo MS WORD.
2. Verifique la coherencia de los archivos convertidos: es posible que falten capítulos o partes del texto, títulos y números de párrafo, todos los números de pie de página y textos en ellos, palabras reemplazadas por cuadrados o signos de interrogación, texto completo en tablas, gráficos, etc.
3. Una vez completado, envíe el archivo WORD final a través de gDoc; etiquetarlo como "Texto final". Cargue la versión en PDF en gDoc con las posibles referencias y una copia marcada (si se tradujo previamente).
4. DMS verificará y enviará archivos a todas las secciones de traducción para su procesamiento.
5. Cuando las versiones traducidas estén completas y disponibles en formato Word, recibirá por correo electrónico los archivos electrónicos de las publicaciones para su verificación. Tiene 5 días hábiles para comprobar la coherencia de la traducción. En esta etapa, puede comunicarse directamente con las secciones de traducción correspondientes para analizar problemas de terminología u otros elementos del texto. No se pueden realizar cambios importantes en el texto en esta etapa. Después de este tiempo, el texto final será "desconectado".
6. Recibirá otro BAT con una versión PDF lista para imprimir de los idiomas de PS. Verifique los elementos de diseño en el PDF. Realice correcciones válidas al diseño y devuelva el BAT firmado a PS dentro de 1 semana de haberlo recibido. No se deben hacer correcciones al texto en esta etapa y no se aceptarán correcciones al texto en/más allá de esta etapa. Tan pronto como el BAT firmado se devuelva a PS, su publicación se envía para su impresión.
7. Su publicación impresa se entrega en la dirección especificada. En caso de que las cantidades impresas de publicaciones excedan las 3 cajas, establezca una cuenta con la Administración de Edificios ( Service des déménageurs ) para la entrega.

PARA DUDAS Y CONSULTAS:
Secretaría de la Junta de Publicaciones - Irina Lumelsky: lumelsky@un.org
DMS: dms-dcm@un.org
Subunidad de coordinación del DMS: coordinacion-sub-unidad-dmu-dms-cpcs@un.org
Impresión: Genevapublishing@un.org

La Sección de Imprenta de la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra [ genevapublishing@un.org ] produce publicaciones y materiales, incluidos revistas, folletos y carteles, en los idiomas oficiales, según se solicite, utilizando InDesign, Adobe Illustrator y Photoshop, y proporciona servicios de diseño gráfico a los autores y entidades remitentes. Las solicitudes de dichos servicios deben indicarse en el momento de la presentación de documentos/publicaciones en gDoc .

Solicitud de impresión
Para iniciar una solicitud de impresión, descargue y complete el formulario 'Solicitud de impresión' y envíelo a [ genevapublishing@un.org ].

Distribución
Al momento de la presentación de una solicitud de procesamiento de documentos, se debe proporcionar información clara en gDoc , indicando a la Sección de Distribución cuántos ejemplares se distribuirán y a qué organismos y/o personas. En el caso de la documentación del presupuesto ordinario, si en cualquier etapa posterior se requiere una distribución adicional, se debe realizar una solicitud por separado para su procesamiento a través de gDoc.