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什么是简要记录?

简要记录是正式文件,构成其获授权的联合国机构的永久记录。它们旨在提供清晰、简明和准确的程序画面。他们总结了发言者的观点并记录了所做的决定。摘要记录不是程序的逐字记录。发言者的姓名和头衔载于简要记录。

记录组起草和修改简要记录,尽量用原文听取会议记录,确保记录准确无误。他们核实发言者提供的姓名、头衔、参考资料和信息,并需要了解每个委员会遵循的程序,以便制作连贯一致的记录。

如何准备简要记录?

前提

要求会议简要记录的权利已在决议或其他正式文件中规定。

程序

摘要记录的要求在gMeets中提交会议请求时指示。通过会议管理科 (MMS) ,联合国实体提供以下访问权限:

  • 用于检查交付的书面声明和注释
  • 有关会议议程变更、会议时间和地点的信息,包括混合和远程会议平台

会议期间,MMS 编制了一份发言人名单,并与摘要作者分享。摘要记录由英文翻译科在会议后一周内准备好。

文件管理科向有权获得简要记录的实体的成员和缔约国分发简要记录。

更正

如果会议秘书处收到会员国或缔约国的更正请求,它会通过备忘录或普通照会将其转交,并应在收到记录后一周内提交给文件管理科

文件管理科将请求转发给英文翻译科。将更正与会议的录音进行核对,以确定是否可以更改记录。

如果可以更正,建议的更正文本将被发回请求实体进行验证。文件管理科出于技术原因要求重新印发。

无法更正的,由英文翻译组组长通知请求单位说明情况。

发行

文件管理科负责协调摘要记录的翻译(如果适用)。摘要记录发布并上传到官方文件系统(ODS) 。纸质副本根据适用的分发模式分发。

常见问题

提前向秘书处工作人员提供任何准备好的文本的副本,以便简要记录者和口译员可以在您阅读文本时参考。请参考联合国正式文件中的段落编号,而不是页数。联合国文件的页码因语言版本而异,但段落编号保持不变。在阅读引文之前给出段落参考,而不是之后。以合理的速度发言,以便简报员和口译员——实际上还有其他听众——能够听懂你的论点。如果您觉得某个特定的观点或引述应该记录在案,请说出来。

更正应以其中一种工作语言提交。它们应在备忘录中列出,并包含在记录副本中。
应在相关文件日期后一周内将其发送至dms-dcm@un.org

提交的任何更正将根据会议录音进行适当核对。对委员会公开会议记录的任何更正都合并在一个更正中,将在会议结束后不久发布。

简要记录一经发布在相关会议的委员会网站上,也可在联合国官方文件系统 (ODS)中找到。