Toutes les réunions ne sont pas ouvertes à la participation à distance. Les organisateurs de la réunion décident si une réunion peut (ou doit) être suivie en ligne. La forme de la réunion (en personne, hybride ou en ligne) sera indiquée sur la page de l'événement dans Indico.UN.

Les délégués doivent s'inscrire dans Indico.UN pour participer en ligne, comme ils le feraient pour un événement en personne. En général, le formulaire d'inscription comprend une question sur la forme de participation, ou bien les organisateurs de la réunion mettent en place un deuxième formulaire d'inscription pour les participants qui ont l'intention de participer à distance. Vous trouverez des conseils sur la page de l'événement concerné dans Indico.UN.

Une réunion à distance ou un composant de réunion se déroule généralement à l'aide de WebEx ou de Zoom , en fonction des exigences de la réunion (par exemple, le nombre de participants, l'interprétation, etc.). Les deux plateformes disposent d'une application Web. Les participants à la réunion n'auront pas besoin de télécharger de logiciel, bien qu'il soit recommandé de le faire. Les délégués recevront le lien d'invitation à la réunion (par courriel ou via Indico.UN) qui leur permettra de participer à l'événement.

Les réunions sont modérées et les participants doivent généralement se joindre à la réunion en utilisant leur nom complet pour être admis, en particulier lorsque la réunion est privée.

Zoom offre l'option d'interprétation à distance. Les participants à une réunion Zoom devront télécharger le logiciel pour utiliser cette fonction. Un bouton "interprétation" sur l'interface de Zoom permet aux utilisateurs de sélectionner leur langue préférée.

Pendant la réunion, aucun participant à distance ne pourra prendre la parole directement, c'est-à-dire qu'il ne pourra pas simplement allumer son microphone et commencer à parler. Pour prendre la parole, ils doivent :

• Cliquez sur la fonction "Lever la main".
• Attendez l'approbation du président.
• Le modérateur technique réactivera le microphone de l'orateur.
• L'orateur peut alors prendre la parole.
• Le modérateur technique coupera le microphone si le président le demande ou si le président interrompt le délégué.
• Le modérateur technique coupera le micro de l'orateur à la fin de son intervention.
• Lorsque le président fait appel à un participant à distance, il doit cliquer sur la fonction "Lever la main".

Les participants en présentiel doivent suivre la procédure habituelle pour demander la parole.

Comme autre moyen de communication, la fonction "Chat/Q&R" est disponible lors des réunions avec participation à distance. Elle permet aux participants à la réunion d'interagir avec le président et les panélistes sans demander la parole.

Tous les participants auront la possibilité de tester leur connexion, leur équipement et la qualité de leur son car la réunion sera toujours ouverte une heure avant le début d'une session virtuelle/hybride. Nous recommandons vivement à tous les intervenants clés, notamment le(s) président(s) et les panélistes, de se connecter pour ce test avant le début de la réunion afin de vérifier leur connectivité (connexion à la plateforme, paramètres audio & vidéo, etc.). Il est vivement conseillé aux participants à distance de télécharger l'application de bureau Zoom et de s'assurer qu'elle est à jour.

Dans les réunions qui bénéficient des services d'interprétation en langue des signes internationale et de sous-titrage, l'un des participants à la réunion sera appelé "IS + CAPTIONING".

• Sur votre client Zoom, trouvez la vidéo ou la vignette de ce participant.
• Cliquez sur les trois points en haut à droite de la photo du participant et sélectionnez "PIN". La vidéo sera épinglée sur votre écran et vous sera visible tout au long de la réunion.