Toutes les réunions ne sont pas ouvertes à la participation à distance. Les organisateurs de la réunion décident si une réunion peut (ou doit) être suivie en ligne. La forme de la réunion (en personne, hybride ou en ligne) sera indiquée sur la page de l'événement dans Indico.UN.

Les délégués doivent s'inscrire sur Indico.UN pour participer en ligne, tout comme ils s'inscriraient à un événement en personne. Habituellement, le formulaire d'inscription comprend une question sur le mode de participation, ou les organisateurs de la réunion mettent en place un deuxième formulaire d'inscription pour les participants souhaitant participer à distance. Vous trouverez des conseils sur la page de l'événement correspondant dans Indico.UN.

Une réunion à distance ou un composant de réunion aura généralement lieu à l'aide de WebEx ou de Zoom , selon les exigences de la réunion (par exemple, le nombre de participants, l'interprétation, etc.). Les deux plateformes ont une application Web. Les participants à la réunion n'auront pas besoin de télécharger de logiciel, bien qu'il soit recommandé de le faire. Les délégués recevront le lien d'invitation à la réunion (soit par courrier, soit via Indico.UN) par lequel ils pourront rejoindre l'événement.

Les réunions sont modérées et les participants devront généralement rejoindre la réunion en utilisant leur nom complet pour être admis, en particulier lorsque la réunion est privée.

Zoom offre la possibilité d'interprétation à distance. Les participants à une réunion Zoom devront télécharger le logiciel pour utiliser cette fonction. Un bouton "interprétation" sur l'interface Zoom permet aux utilisateurs de sélectionner leur langue préférée.

Pendant la réunion, aucun participant à distance ne pourra prendre la parole directement, c'est-à-dire qu'il ne pourra pas simplement allumer son microphone et commencer à parler. Au contraire, pour prendre la parole, ils doivent :

• Cliquez sur la fonction « Lever la main ».
• Attendez l'approbation du président.
• Le modérateur technique réactivera le microphone de l'orateur.
• L'orateur peut alors prendre la parole.
• Le modérateur technique coupera le microphone si le président le demande ou si le président interrompt le délégué.
• Le modérateur technique coupera le micro de l'intervenant à la fin de son intervention.
• Lorsque le Président fait appel à un participant distant, il doit cliquer sur la fonction 'Raise Hand'.

Les participants en personne doivent suivre la procédure standard pour demander la parole.

Comme moyen de communication alternatif, la fonction chat/Q&R est disponible lors des réunions avec participation à distance. Il permet aux participants à la réunion d'interagir avec le président et les panélistes sans demander la parole.

Tous les participants auront la possibilité de tester leur connexion, leur équipement et la qualité de leur son car la réunion sera toujours ouverte une heure avant une session virtuelle/hybride. Nous recommandons vivement à tous les intervenants clés, notamment le(s) président(s) et les panélistes, de se connecter pour ce test avant le début de la réunion afin de vérifier leur connectivité (connexion à la plateforme, paramètres audio & vidéo, etc.). Il est fortement conseillé aux participants à distance de télécharger l'application de bureau zoom et de s'assurer qu'elle est à jour.

Dans les réunions qui utilisent les services internationaux de signalisation et de sous-titrage, l'un des participants à la réunion sera appelé "IS + CAPTIONING".

• Sur votre client Zoom, trouvez la vidéo ou la vignette de ce participant.
• Cliquez sur les trois points en haut à droite de la photo du participant et sélectionnez "PIN". La vidéo sera épinglée sur votre écran et vous sera visible tout au long de la réunion.