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RÉSERVER UNE SALLE DE RÉUNION-CONFÉRENCE

  • Contactez le Service de gestion des réunions au (022) 917-3668 ou par courrier électronique à l’adresse mms@unog.ch.
  • Fournir au Service de gestion des réunions toutes les informations requises, telles que : 
    • Date de la réunion
    • Heure de début et de fin de la séance
    • Nombre de participants
    • Matériel requis (audioconférence, projecteur, vidéoconférence, etc.)
    • Services d’interprétation requis, le cas échéant, avec indication des langues
    • Préférence de salle, le cas échéant
    • Nom et coordonnées de l’organisateur des réunions et
    • Name and details of a contact person
  • À ce stade, selon la disponibilité, une salle vous est assignée et bloquée/réservée. 
  • Soumettez votre demande dans eMeets. Chaque Mission permanente ou Mission d’observation dispose d’une adresse électronique générique et d’un mot de passe lui donnant accès à eMeets. 
  • Une fois la demande introduite dans eMeets, le Service de gestion des réunions vérifie les informations communiquées. Le Service de gestion des réunions communiquera également tous frais inhérents, le cas échéant, à votre demande, via une estimation des coûts préparée en tenant compte de tous les paramètres pertinents exprimés en nombre de fonctionnaires affectés aux services de conférence, jours de travail, durée et salles de conférence et bureaux requis. 
  • Lorsque toutes les informations sont complètes, la demande est approuvée dans le système. 
  • Une fois la demande approuvée dans le système, celui-ci génère une confirmation automatique de l’approbation contenant toutes les informations, qui sera remise à l’Agent de liaison. 
  • Les collègues du Bureau de coordination collaborent ensuite avec votre Agent de liaison à la finalisation des services requis dans le cadre vos réunions. 
  • Si votre demande ne requiert aucun service complémentaire, tel que l’interprétation, l’approbation finale se fait le lundi de la semaine précédant la réunion. 
  • Si des services, tels que l’interprétation, sont requis au titre de votre demande, l’approbation finale est prononcée le mercredi de la semaine précédant la réunion.
  • Veuillez vous mettre en rapport avec l’Agent de liaison de votre Secrétariat. Chaque Secrétariat a son propre Agent de liaison, chargé de traiter les demandes de réunions. 
  • Les Agents de liaison contactent ensuite le Service de gestion des réunions par téléphone ou par courrier électronique et lui communiquent les informations suivantes : 
    • Date de la réunion
    • Heure de début et de fin de la séance
    • Nature de la réunion : publique ou privée
    • Nombre de participants
    • Matériel requis (audioconférence, projecteur, vidéoconférence, etc.)
    • Besoin de plaques nominatives, le cas échéant
    • Services d’interprétation requis, le cas échéant, avec indication des langues
    • Préférence de salle, le cas échéant
    • Nom et coordonnées de l’organisateur des réunions et
    • Nom et coordonnées d’une personne de contact.
  • À ce stade, selon la disponibilité, une salle vous est assignée et est bloquée/réservée.
  • L’Agent de liaison soumet ensuite cette demande dans eMeets, le système électronique de programmation des réunions et d’allocation des ressources. 
  • Une fois la demande introduite dans eMeets, le Service de gestion des réunions vérifie les informations communiquées. Le Service de gestion des réunions communique ensuite tous frais éventuellement inhérents à votre demande. Lorsque toutes les informations sont complètes, la demande est approuvée dans le système.
  • Une fois la demande approuvée dans le système, celui-ci génère une confirmation automatique de l’approbation contenant toutes les informations, qui sera remise à l’Agent de liaison.
  • Les collègues du Bureau de coordination collaborent ensuite avec votre Agent de liaison à la finalisation des services requis dans le cadre vos réunions. 
  • Si votre demande ne requiert aucun service complémentaire, tel que l’interprétation, l’approbation finale se fait le lundi de la semaine précédant la réunion. 
  • Si des services, tels que l’interprétation, sont requis au titre de votre demande, l’approbation finale est prononcée le mercredi de la semaine précédant la réunion.

Toutes les demandes doivent être déposées par l’intermédiaire du Bureau de liaison des ONG.

Les réunions, conférences et événements qui ne sont pas prévus dans le budget ordinaire de l’Organisation entraîneront des coûts pour les organisateurs. Ces coûts comprennent les frais associés à toutes les ressources afférentes ou non aux services de conférence, requises pour la fourniture du service, notamment tous frais supplémentaires éventuels, tels que le paiement des heures supplémentaires au personnel et les frais liés à la fourniture d’équipement technique ou de matériel spécial, ainsi qu’aux services de nettoyage. Pour toute demande, veuillez contacter le Service de gestion des réunions au +40 (0) 22 917 36 68 ou par courrier électronique à l’adresse mms@unog.ch.

ASSISTANTS AU SERVICE DES SÉANCES (ASS)

L'ONU Genève est responsable de l’aménagement des lieux, de la mise à disposition de l’infrastructure et des installations requises pour assurer un dialogue multilatéral. Elle est notamment tenue de fournir l’assistance nécessaire dans les salles. Les ASS assurent le bon déroulement des réunions, dans les meilleures conditions possibles : ils fournissent des services de salles de réunion dans les salles de conférence du Palais des Nations et du Palais Wilson, assurent la coordination avec les secrétariats organiques et veillent à ce que toutes les dispositions prises et les services prévus dans les salles de conférence soient conformes au protocole et aux exigences requises en termes de services de conférence en faveur d’organes intergouvernementaux particuliers et des Nations Unies, ainsi qu’aux exigences formulées par le secrétariat organique.

  • Avant la réunion, les ASS prennent contact avec vous pour discuter des services, de l’aménagement de l’estrade, de la disposition des places et des plaques nominatives requis pour la réunion, ainsi que de toute exigence particulière, telle que la fourniture de drapeaux, de matériel informatique ou de photocopieuses. 
  • Le jour de la réunion, les ASS sont tenus d’arriver dans la salle au moins 30 minutes avant le début de la séance pour : (i) vérifier l’exactitude de l’annonce de la séance sur les moniteurs à l’extérieur de la salle de conférence ; (ii) vérifier l’éclairage et l’apparence générale de la salle ; (iii) vérifier la propreté de la salle ; (iv) vérifier que chaque table dispose de la chaise appropriée ; (v) vérifier l’horloge ; (vi) vérifier la distribution des canaux d’interprétation et le son ; (vii) vérifier que les dispositifs d’affichage pour les présentations (ordinateurs et projecteurs) fonctionnent correctement. Ils avertissent les collègues concernés de tout dysfonctionnement de manière à pouvoir y remédier rapidement. 
  • Les ASS aménagent également la salle de conférence avec des plaques nominatives, y compris le podium, conformément à l'ordre de placement de l'ONU. Les ASS examinent la disposition des sièges pour s'assurer qu'elle est conforme au protocole des Nations Unies et aux exigences spécifiques d'un comité particulier.
  • Les ASS distribuent seulement le matériel fourni par le secretariat aux différents services intéressés (interprètes, rédacteurs de comptes rendus analytiques et membres du Département de l’information). En cas de demande de dernière minute les ASS pourront faire des copies pour les différents services. Les ASS peuvent aussi distribuer les discours, présentations, et autres documents officieux aux participants si les copies sont fournies par les délégations ou le secrétariat. 
  • Les ASS aident le secrétariat organique à préparer et procéder aux votes par appel nominal et aux votes secrets. 
  • Les ASS préparent la liste définitive des orateurs, en consultation avec les secrétariats organiques.
  • Les ASS transmettent à la Section de la gestion des réunions et au chef de l’équipe d’interprètes toute demande d’extension d’une séance au-delà des heures prévues. 
  • Les ASS communiquent à la sécurité tout comportement susceptible de perturber le déroulement d’une séance ou tout doute concernant l’identité d’une personne présente dans la salle. 
  • Une fois la séance terminée, les ASS font état à la Section de la gestion des réunions de tout incident ou dysfonctionnement éventuellement observé au cours de la séance, ou de toute plainte concernant l’interprétation, la traduction ou les documents.
  • Traiter les demandes personnelles des délégués (passer des appels téléphoniques, faire des photocopies). 
  • Distribuer des invitations à des réceptions, qui devraient normalement être distribuées par les délégations elles-mêmes. 
  • Distribuer des documents officiels portant une cote, disponibles au comptoir de distribution ou dans des meubles prévus à cet effet dans la salle de réunion. 
  • Rester dans la salle ou en face de la salle pendant toute la durée de la séance lorsqu’aucun service d’interprétation n’est requis. Ils ne sont tenus de rester que 30 à 45 minutes et peuvent être réaffectés à une autre réunion, le cas échéant.
  • Le nom et les coordonnées d’un agent de liaison.
  • Une indication du moment auquel les déclarations peuvent être distribuées aux participants dans la salle. 
  • Une confirmation, avant 17 h 30, du programme du jour suivant. 
  • Les ordinateurs et imprimantes affectés aux ASS dans la salle ne peuvent être utilisés par les secrétariats organiques.