تجاوز إلى المحتوى الرئيسي
  • تمت ترجمة هذه الصفحة باستخدام الترجمة الآلية. اقرأ المزيد.

معالجة وثيقة

يقوم قسم إدارة الوثائق (DMS) بمعالجة الوثائق الرسمية ، كلما كان هناك تفويض تشريعي مرتبط باستحقاق الميزانية. يعتمد التفويض إما على قرار تم تبنيه وتأييده من قبل الجهاز الرئيسي المختص أو ينتج عن تفويض دائم بما يتماشى مع القواعد الإجرائية المعمول بها.

تحدد الولاية فئة الوثيقة ، أي التي منشؤها الأمانة ، وليس من الأمانة ، والمساهمة من الدول الأعضاء وغيرها ، ونوع الوثيقة ، أي ما قبل الدورة أو أثناءها أو بعدها. يتم تطبيق أنماط معالجة مختلفة وقيود على الكلمات اعتمادًا على فئة ونوع كل مستند.

يُتوقع تقديم وثائق ما قبل الدورة بولاية رسمية قائمة مرتين في السنة على مدار دورتين: ينبغي استكمال التقديمات المتوقعة في الأسبوع الأول من نيسان / أبريل للدورات التي تُعقد في الفترة من 10 تموز / يوليه إلى 8 كانون الثاني / يناير من العام التالي وفي الأسبوع الأول من تشرين الأول / أكتوبر للجلسات التي ستعقد بين 9 يناير و 9 يوليو. يتم التحقق من صحة التنبؤات التي أدخلتها الأمانات الفنية والموافقة عليها من قبل وحدة تخطيط نظام إدارة الوجهات السياحية. يجب تأكيد التوقعات في موعد لا يتجاوز 14 أسبوعًا قبل افتتاح الدورة التي سيتم فيها النظر في الوثيقة. لا يمكن إجراء أي تغييرات على التوقعات بعد هذه المرحلة. تتم معالجة المستندات المطلوبة التي لم يتم توقعها على أساس السعة "حسب توفرها".

register simple
تحضير

تعد الأمانات الموضوعية وثائق ما قبل الدورة وما بعدها ، مع ملاحظة:

  • حدود الكلمات : 8500 كلمة للمستندات التي منشؤها داخل الأمانة العامة ، و 10700 كلمة للوثائق المقدمة من الهيئات الحكومية الدولية أو المقرر الخاص / المكلفين بولايات و
  • الحاجة إلى الإعلان عن امتداد مأخوذ من وثائق الأمم المتحدة الرسمية المنشورة مسبقًا و
  • معايير التحرير للأمم المتحدة ، باتباع توجيهات دليل التحرير على الإنترنت للأمم المتحدة .

تقدم الأمانة الفنية الوثيقة من خلال gDoc .

استسلام
  • تُقدم وثائق ما قبل الدورة ، مثل جداول الأعمال المؤقتة أو برامج العمل أو تقارير الأمانة العامة ، قبل 10 أسابيع من تاريخ الدورة المقررة أو تاريخ النظر في التقرير (إلا إذا تم اعتماد نمط آخر).
  • وتقدم الوثائق أثناء الدورة للنظر فيها أثناء الاجتماع ، بما في ذلك مشاريع القرارات والمقررات ، خلال الدورة. يجب أن تكون قصيرة قدر الإمكان (بحد أقصى 3300 كلمة) وتخضع لعملية تحول خلال 48 أو 24 ساعة.
  • يجب تقديم وثائق ما بعد الدورة التي يتم إعدادها بعد اختتام الاجتماع ، مثل التقارير النهائية للاجتماع والقرارات والمقررات المعتمدة ، بعد وقت قصير من تاريخ اختتام الدورة ، ويفضل أن يكون ذلك في غضون أسبوعين.
  • يتحقق نظام إدارة الوثائق (DMS) من الولاية التشريعية واستحقاق الميزانية ، ويتحقق من الجداول الزمنية لتقديم الطلبات ويقوم بترتيب التقديمات وفقًا لتواريخ النظر. كما تدير DMS ترتيبات الشق المتأخرة في حالة القوة القاهرة.
Services icon
الإصدار
  • عند التسجيل ، يتم تعيين المستند للمعالجة من قبل الأقسام أو الوحدات ذات الصلة. بمجرد ترجمتها ، يتم تنسيق المستندات وإعدادها لإصدارها.
  • يتم إصدار الوثائق في وقت واحد بجميع اللغات المعمول بها ويتم نشرها في نظام الوثائق الرسمية (ODS).
  • تمشيا مع الإجراءات المعمول بها ، يقوم قسم الطباعة بإنتاج المستندات في شكل مطبوع. يضمن قسم التوزيع بعد ذلك توزيع المستندات وفقًا للطلب المقدم في تقديم gDoc الأولي.

معالجة منشور

register simple
تحضير
  • يقوم قسم إدارة الوثائق (DMS) بمعالجة المنشورات التي تنتج عن تفويض رسمي ، والذي ينبع من قرار معتمد أو من تفويض دائم بما يتماشى مع القواعد الإجرائية المعمول بها.
  • تقدم الأقسام برامج المطبوعات نصف السنوية من خلال gDoc . تقوم وحدة تخطيط نظام إدارة الوثائق (DMS) بمراجعة التقديمات وتقديم التغذية الراجعة إلى سكرتارية مجلس المطبوعات. يوافق مجلس المطبوعات على برنامج المطبوعات كل سنتين.
  • يمكن إنتاج المطبوعات التي ليس لها تفويض رسمي من خلال قسم النشر مباشرة. ثم يتحمل المكتب المقدم التكاليف. اتصل بفريق النشر مباشرة لمزيد من المعلومات.
استسلام
  • نشجع بشدة على التنبؤ بمنشورات الأمم المتحدة للترجمة. يجب على الإدارات المؤلفة التواصل مع وحدة تخطيط نظام إدارة الوجهات السياحية (DMS) بمجرد توفر المعلومات ذات الصلة لتقييم طول النص ووقت التقديم والوقت المطلوب للانتهاء.
  • تتفاوض وحدة تخطيط نظام إدارة الوثائق (DMS) على تواريخ الإصدار مع الكيانات المقدمة ، وخدمة اللغات عند الاقتضاء ، والمصممين ، والطابعات ، وفريق التوزيع.
  • قبل شهر واحد على الأقل من التقديم المقصود ، يملأ الكيان المقدم الاستبيان الخاص بقسم المبيعات والتسويق بالأمم المتحدة في نيويورك باستخدام اسم المستخدم وكلمة المرور لمعرف Unite.
  • بعد ذلك ، يجب إكمال نموذج Demande d'impression (DI) (المتاح من خلال قسم إدارة المستندات ) والموافقة عليه.
  • يطلب الكيان المقدم رقم ISSN (لسلسلة النشر) ورقم eISSN (للمنشورات عبر الإنترنت) من المركز الدولي ISSN على https://portal.issn.org/ .
  • قبل أسبوعين من التقديم ، يرسل الكيان مقدم الطلب رسالة بريد إلكتروني إلى DI الذي تمت الموافقة عليه والرد من قسم المبيعات والتسويق بالأمم المتحدة إلى DMS على dms-coordination@un.org .
  • يتم إرسال المنشور من خلال gDoc باستخدام معرف التنبؤ عند الاقتضاء.
نشر
  • قبل أن تتم طباعة أي مطبوعة ، يتلقى قسم التقديم "Bon à tirer" (BAT) مع نسخة PDF جاهزة للطباعة من قسم الطباعة للموافقة عليها في غضون أسبوع واحد. إذا كانت أي تغييرات في التخطيط ضرورية ، فسيرسل قسم الطباعة أفضل التقنيات المتاحة الثانية بالتخطيط الجديد.
  • بمجرد استلام الموافقة ، يتم إرسال المنشور للطباعة.
  • إذا كانت الترجمة مطلوبة ، فيجب تقديم نسخة قابلة للتحرير من النص النهائي الجاهز للطباعة ، استنادًا إلى النسخة النهائية التي تمت الموافقة على أفضل التقنيات المتاحة لها ، من خلال gDoc . يجب أن يكون مكتوبًا عليه "النص النهائي". يجب أن يكون التقديم للترجمة مدعومًا بعلامات ترميز النص المترجم سابقًا عند الاقتضاء.
  • سيتلقى المؤلفون نسخة من النص المترجم قبل التنسيق النهائي للسماح بالمناقشة حول اللغة والمصطلحات. يُمنح المؤلفون خمسة أيام عمل لإكمال هذه العملية. هذه هي الفرصة الوحيدة لإجراء تغييرات على اللغات المستهدفة.
  • سيخضع النص (النصوص) المترجم بعد ذلك إلى نفس عملية أفضل التقنيات المتاحة كالمنشور الأصلي.
  • يضمن قسم التوزيع توزيع المنشورات وفقًا للطلب المقدم في تقديم gDoc الأولي.

توزيع الوثائق الرسمية للأمم المتحدة

مكتب الأمم المتحدة في جنيف مسؤول عن توزيع الوثائق والمنشورات الرسمية للأمم المتحدة ، والاحتفاظ بمخزون من الوثائق ، وتقديم خدمات ذات صلة بالوثائق عالية الجودة ، وفي الوقت المناسب ، وفعالة ، وفعالة من حيث التكلفة ، ومستدامة بيئيًا.

توزع الوثائق حسب احتياجات الاجتماعات / المؤتمرات والمكاتب الفنية والبعثات الدائمة والعناوين الرسمية / القوائم البريدية والعملاء الأفراد.

يتم توزيع المستندات في عدادات التوزيع. يمكن أيضًا طباعتها من نظام المستندات الرسمية في Cyber Corner الموجود في عداد توزيع Door 40.

مكتب المساعدة للمندوبين والطباعة عند الطلب
من الاثنين إلى الجمعة: من الساعة 8:30 صباحًا حتى 12:30 ظهرًا ومن 1.30 إلى 5.30 مساءً

موقع العداد:
العداد الرئيسي
E مبنى / باب 40

اتصال:
الهاتف: +41 22917 49 00
البريد الإلكتروني: Distribution-counters@un.org

أسئلة وأجوبة

تحدد لوائح مراقبة الوثائق والحد منها ، ST / AI / 189 / Add.3 / Rev.2 ، الوثائق والمنشورات: "الوثيقة هي نص يقدم إلى هيئة رئيسية أو هيئة فرعية تابعة للأمم المتحدة للنظر فيها. من قبلها ، عادة فيما يتعلق بالبند (البنود) المدرجة في جدول أعمالها ". تصدر وثائق الأمم المتحدة للهيئات الحكومية الدولية أو تحت سلطتها تحت رمز وثيقة الأمم المتحدة وتشمل جميع السجلات الرسمية ومحاضر الاجتماعات لأجهزة أو مؤتمرات الأمم المتحدة. يتم تنظيم الإسناد في وثائق الأمم المتحدة وفقا للقواعد والممارسات المعمول بها تحت سلطة إدارة شؤون الجمعية العامة والمؤتمرات. عادة ما تحمل وثائق الأمم المتحدة ، بالإضافة إلى العنوان المقابل للموضوع أو بند جدول الأعمال ، عنوان فرعي يشير إلى الكيان أو المسؤول المسؤول عن تقديم الوثيقة. في الوثائق المعدة لهيئة ليس لديها جدول أعمال للدورة ، قد يحتوي العنوان الرئيسي على تلك المعلومات.

يشير مصطلح "منشورات الأمم المتحدة" إلى أي مادة مكتوبة تصدرها الأمم المتحدة لعامة الناس ". تشمل أمثلة منشورات الأمم المتحدة الدراسات والتقارير الرئيسية ، والدراسات ، والمجلدات المحررة ، والتجميعات الإحصائية ، ووقائع المؤتمرات ، والمجلات ، والمنشورات المتسلسلة مثل الحوليات ، وسلسلة معاهدات الأمم المتحدة ، ومنشورات القانون الدولي الأخرى. تنشر منشورات الأمم المتحدة بشكل عام استجابة للولايات التشريعية أو طلبات الهيئات الحكومية الدولية. قد يتم توزيعها مجانًا أو مقابل سعر. في حالة بيع منشورات الأمم المتحدة ، يتم تخصيص رقم قياسي دولي للكتاب (ISBN / eISBN) أو رقم تسلسلي قياسي دولي (ISSN / eISSN) للمسلسلات والدوريات. قد يتم نشر المنشورات في شكل مطبوع أو إلكتروني ، بما في ذلك كتطبيقات للهاتف المحمول ، وفي أي تنسيق أو وسائط أخرى مع تطور التكنولوجيا.

إذا كان المرسل يعلم مقدمًا أنه يجب تقديم المستند في وقت متأخر ، فيمكنه أو يمكنها التواصل مع قسم إدارة المستندات (DMS) والتفاوض في وقت متأخر. إذا لم يتم توقع التقديم المتأخر ، فستتم معالجة المستند حسب السعة مع عدم وجود التزام في تاريخ الإصدار. إذا كان المستند محجوزًا ، فسوف ينعكس التأخير في الامتثال التقديمي الرسمي للإدارة المقدمة.

إذا تم وضع علامة على تصحيح أثناء معالجة المستند ، فيمكن تضمين المعلومات. يجب تقديم ملف أصلي نهائي جديد إلى قسم إدارة الوثائق (DMS). إذا تم الإبلاغ عن التصحيح بعد نشر المستند بالفعل ، فسيكون من الضروري إجراء تصحيح رسمي عن طريق التصويب أو المراجعة.