تأتي المشاركة في الاجتماعات عبر الإنترنت مصحوبة بمجموعة من التحديات - من بينها مشكلات الاتصال أو الأعطال الفنية أو الضوضاء الخلفية المزعجة.
تعرض هذه الصفحة الإرشادات التي يجب على المشاركين اتباعها للمشاركة افتراضيًا، مع الأخذ في الاعتبار أن الصوت الواضح والواضح ضروري إذا أراد المترجمون الفوريون تقديم خدماتهم. يزداد خطر حدوث اضطرابات في الترجمة الفورية وإلحاق الضرر بالسمع والصحة السمعية للمترجمين الفوريين عندما لا تتوافق جودة الصوت مع معايير (ISO) المعمول بها.
أفضل طريقة لتحقيق أفضل جودة صوت ممكنة هي مراعاة المتطلبات التالية.
الممارسات الفضلى:
عند تناول الكلمة:
ينبغي تشغيل الميكروفون والكاميرا فقط عند بدء الكلام.
ينبغي كذلك إبقاء الأوراق بعيدة عن الميكروفون أثناء الكلام لتجنب صدور ضجة تغرق صوت المتحدث وتسبب ازعاجا للمستمع.
يرجى التحدث بوتيرة معتدلة لا تزيد عن 120 كلمة في الدقيقة.
إذا كان المتحدث يتلو نصا مكتوبا فعليه توفير نسخة منه لأمانة المؤتمر في وقت مسبق لتمكين المترجمين الفوريين من تحضير كلمتكم مع مراعاة ما تقولونه اثناء الالقاء.
ينبغي إيقاف تشغيل الميكروفون فور الانتهاء من تلاوة البيان مع الحرص على ابقائه صامتا لتجنب حصول انقطاع في صوت المتحدثين الآخرين أثناء الاجتماع.
الميكروفون:
يرجى استخدام ميكروفون أحادي الاتجاه يكون موصولا بالحاسوب عبر منفذ "يو أس بي" لا يلتقط الا صوت المتحدث امامه، كما ينبغي استعمال سماعات رأس منفصلة عن الميكروفون لا تحتوي على ميكروفون مدمج. تجدون ادناه بعض انواع الميكروفونات المناسبة للاستخدام.
يرجى كذلك تجنب استخدام سماعات الأذن أو ميكروفونات سماعات الأذن (مثل سماعات الأذن منشركة "آبل") مع مراعاة تفادي استخدام ميكروفونات الحاسوب.
كما يرجى عدم استخدام غرف الاجتماعات المجهزة بميكروفونات "عنكبوتية جماعية" متعددة الاتجاهات ومتعددة المستخدمين. وبدلا من ذلك يرجى استخدام غرفة اجتماعات مجهزة بميكروفونات أحادية الاتجاه ذات عنق معقوف (واحد لكل مشارك) مماثلة لغرف الاجتماعات في قصر الأمم المتحدة.
ضع الميكروفون على مسافة معقولة وتحدث إليه مباشرة.
تأكد من أن برنامج منصة التواصل المستعمل في الاجتماع عن بعد قد تعرف على الميكروفون المستخدم
الجهاز المستخدم:
احرص على الانضمام الى الاجتماع بواسطة حاسوب ثابت او محمول وليس من حاسوب لوحي أو هاتف ذكي.
تأكد من استخدام برنامج البحث الموصى به في منصة الاتصال – زوم او غيرها- وأن يتم استخدام برنامج البحث الاحدث.
الاتصال بالإنترنت:
استخدم كابل إيثرنت لضمان أقصى قدر من الاستقرار.
في حالة عدم وجود كابل إيثرنت، تأكد من أن إشارة "الوايفاي" ممتازة واقترب من المودم - جهاز بث "الوايفاي" - إذا لزم الأمر.
يجب أن يكون الحد الأدنى لسرعة التحميل والتنزيل 10 ميغابايت في الثانية. ويمكن قياس ذلك على مواقع مثل www.speedcheck.org أو www.fast.com أو www.speedtest.net
الإعداد:
شارك في الاجتماع من غرفة داخلية صغيرة وهادئة مع إغلاق الأبواب والنوافذ والتأكد من عدم وجود مصادر أخرى للضوضاء (قم بإيقاف تشغيل مكيف الهواء إذا كان صوته عاليا وغير ذلك مما قد يصدر ضجة تؤثر على نقاء صوت المتحدث).
تجنب الغرف ذات الأسقف العالية والنوافذ الكبيرة والجدران العارية والأرضيات المبلطة لأن هذه تسبب صدى يشوه الصوت.
يجب إيقاف تشغيل جميع الإخطارات المسموعة وجميع التطبيقات على جميع الأجهزة قبل بدء الاجتماع.
الكاميرا والصورة:
ينبغي أن يستخدم المشاركون الراغبون في تناول الكلمة عن بعد كاميرا غير موصولة بجهاز الحاسوب لانها عادة ما توفر صورة افضل من كاميرا الحاسوب وذلك لان المترجمين الفوريين يعتمدون بشكل كبير على رؤية تعابير وجه المشارك ولغة جسده لأداء عملهم على النحو المطلوب.
يجب أن توفر الكاميرا رؤية أمامية واضحة للمتحدث ويفضل ظهور المتحدث من الكتفين إلى الأعلى.
تجنب الإضاءة الخلفية القوية كتلك التي تأتي من النوافذ.
اختبار الصوت والصورة قبل الاجتماع:
الميكروفونات الموصى بها:
المشاركة عن بعد - ما الذي يجب مراعاته؟
ليست كل الاجتماعات مفتوحة للمشاركة عن بعد. يقرر منظمو الاجتماع ما إذا كان الاجتماع يحتوي على عنصر مشاركة افتراضية. سيتم الإشارة إلى شكل الاجتماع على صفحة الحدث في Indico.UN.
يحتاج المندوبون إلى التسجيل في Indico.UN للمشاركة عبر الإنترنت، تمامًا كما يقومون بالتسجيل في حدث شخصي. عادة، يتضمن نموذج التسجيل سؤالاً حول نموذج المشاركة، أو يقوم منظمو الاجتماع بإعداد نموذج تسجيل ثانٍ للمشاركين الذين يعتزمون المشاركة عن بعد. ستجد إرشادات على صفحة الحدث المعني في Indico.UN.
عادة ما يتم عقد اجتماع أو مكون اجتماع عن بعد باستخدام WebEx أو Zoom، اعتمادًا على متطلبات الاجتماع (على سبيل المثال، عدد المشاركين، والترجمة الفورية، وما إلى ذلك). كلا النظامين لديهما تطبيق ويب. لن يحتاج المشاركون في الاجتماع إلى تنزيل أي برنامج، على الرغم من أنه يوصى بذلك. سيتلقى المندوبون رابط دعوة الاجتماع (إما عبر البريد أو عبر Indico.UN) الذي يمكنهم من خلاله الانضمام إلى الحدث.
يتم الإشراف على الاجتماعات، وسيتعين على المشاركين عادةً الانضمام إلى الاجتماع باستخدام أسمائهم الكاملة حتى يتم قبولهم، خاصة عندما يكون الاجتماع خاصًا.
خلال الاجتماع، لن يتمكن أي مشارك عن بعد من أخذ الكلمة مباشرة - أي أنه لا يمكنهم ببساطة تشغيل الميكروفونات الخاصة بهم والبدء في التحدث. بل، لكي يأخذوا الكلمة، عليهم أن يقوموا بما يلي:
- انقر على وظيفة "رفع اليد".
- انتظر موافقة الرئيس.
- سيقوم الوسيط الفني بإلغاء كتم صوت ميكروفون مكبر الصوت.
- ويمكن للمتحدث بعد ذلك أن يأخذ الكلمة.
- سيقوم الوسيط الفني بكتم صوت الميكروفون إذا طلب الرئيس ذلك، أو إذا قام الرئيس بمقاطعة المندوب.
- سيقوم الوسيط الفني بكتم صوت ميكروفون المتحدث في نهاية مداخلته.
- عندما يدعو الرئيس أحد المشاركين عن بعد، يجب عليه النقر على وظيفة "رفع اليد".
يجب على المشاركين شخصيًا اتباع الإجراء القياسي لطلب الكلمة.
كوسيلة بديلة للاتصال، تتوفر وظيفة الدردشة/الأسئلة والأجوبة أثناء الاجتماعات مع المشاركة عن بعد. فهو يسمح للحاضرين في الاجتماع بالتفاعل مع الرئيس وأعضاء اللجنة دون طلب الكلمة.
ستكون هناك فرصة لجميع المشاركين لاختبار اتصالهم ومعداتهم وجودة الصوت حيث سيكون الاجتماع مفتوحًا دائمًا قبل ساعة واحدة من الجلسة الافتراضية/المختلطة. نوصي بشدة بأن يقوم جميع المتحدثين الرئيسيين، ولا سيما الرئيس (الرؤساء) وأعضاء اللجنة، بالاتصال بهذا الاختبار قبل بدء الاجتماع للتحقق من اتصالهم (الاتصال بالمنصة، وإعدادات الصوت والفيديو، وما إلى ذلك). يُنصح المشاركون عن بعد بشدة بتنزيل تطبيق Zoom لسطح المكتب والتأكد من تحديثه.
في الاجتماعات التي تستفيد من خدمات التوقيع والتسميات التوضيحية الدولية، سيتم استدعاء أحد المشاركين في الاجتماع "IS + CAPTIONING".
- في برنامج Zoom الخاص بك، ابحث عن الفيديو أو الصورة المصغرة لهذا المشارك.
- انقر على النقاط الثلاث في الجانب الأيمن العلوي من صورة المشارك وحدد "PIN". سيتم تثبيت الفيديو على شاشتك وسيكون مرئيًا لك طوال الاجتماع.